2.3.1. Присоединение таблицы Результаты из бд филиала.

База "Fil_1.MDB" содержит данные о результатах, прошедших семестров. Для присоединения этих данных для обработки в меню "Файл" выполним команду "Внешние данные" >> “Связь” (или щелкнув по одноименной кнопке на панели инструментов).

Появится окно для ввода типа источника данных, в котором выберем "Microsoft Access" и нажмем кнопку "Ok". В открывшемся окне выбора файла найдем базу "Fil_1.MDB" и вызовем ее описание, нажав кнопку "Ok". Следующее окно выводит описания всех таблиц базы филиала. Выберем таблицу "Результаты" и нажмем кнопку "Связь".

После возвращения в окно базы данных мы увидим новую строку с описанием присоединенной таблицы "Результаты1" (поскольку таблица "Результаты" в проекте уже присутствует). Слева от названия таблицы стоит знак "", указывающий на то, что данная таблица была присоединена.

3. Результаты работы

В результате выполнения данной лабораторной работы мы получили таблицы базы "STUD", заполненные данными, экспортировали эти данные в среду Excel, в СУБД Paradox и для дальнейшего формирования отчета в формат Word. Также было выполнено присоединение данных из другой базы Access.

По окончании лабораторной работы удалите описания присоединенных таблиц.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №4

ЗАПРОСЫ ВЫБОРКИ ДАННЫХ

Тема: Запросы выборки данных в MS Access 97.

Цель: научиться создавать запросы выборки данных в Access при помощи бланка QBE и мастера запросов.

1. Постановка задачи

1. Создание запросов простых типов при помощи бланка QBE.

2. Создание групповых запросов.

3. Создание перекрестного запроса.

4. Создание запросов при помощи мастера.

2. Пример решения

2.1. Использование окна запроса.

2.1.1. Создание простого запроса.

Откроем базу данных STUD, как было рассмотрено в ЛР1. Создадим запрос, выводящий информацию о студентах, у которых имеются задолженности.

Для создания запроса активизируем окно базы данных (см. ЛР1). После этого щелкнем по корешку "Запрос" и кнопке "Создать". В появившемся диалоговом окне "Создание запроса" выберите кнопку "Конструктор". Access откроет диалоговое окно "Добавление таблицы", позволяющее выбрать базовые таблицы и запросы для создаваемого запроса. Выберите таблицы "Результаты" и "Cтуденты", нажимая кнопку "Добавить", после чего закройте это окно кнопкой "Закрыть".

Открывшееся окно конструктора запросов состоит из двух частей: верхняя содержит списки полей выбранных таблиц, а нижняя - бланк QBE для создания запроса. Каждый столбец бланка описывает одно поле, участвующее в запросе.

Включение поля в запрос производится перетаскиванием его из списка полей таблиц (расположенного в верхней части экрана) в нужный столбец бланка

QBE при помощи мышки. Включение всех полей таблицы происходит перетаскиванием символа "*", находящегося вверху списка полей данной таблицы в верхней части экрана.

Включите в запрос поля таблицы "Результаты":

Предмет

Номер_С

перетащив их в бланк QBE. Рассмотренным выше методом перетащите из таблицы “Студенты” поле Фамилия.

Запрос “Задолженность” будет иметь вид, как показано на рисунке.

Установка связей между таблицами производится автоматически, используя структуру связей, созданную при генерации проекта БД (см.ЛР1). Можно задавать другие варианты связи таблиц и иные типы связей (внешнее объединение, "один-к-одному", "один-ко-многим" и т.д.). Изменение связей производится в верхней части окна выбором связанного поля в описании одной таблицы и транспортировкой его при нажатой кнопке мышки на описание соответствующего поля связанной таблицы. Тип связи можно изменить, активизировав ее щелчком мышки на линии связи.

Условие для отбора нужных нам полей производится включением этого условия для данного поля в строке QBE "Условие отбора". Несколько значений

отбора вводятся в одну строку, разделенные логическими условиями AND или OR, либо вводятся в последующие ячейки строки "или".

Установим для таблицы "Результаты" условие отбора студентов, у которых задолженности, для чего в столбец описания поля внесем строку "Задолженность" из таблицы "Результаты", и в строке "Условие отбора" введем:

Да

Сбросим для этого поля флажок "Показать", запрещающий вывод данного поля в выборке (т.к его не обязательно выводить).

Кроме стандартных операторов сравнения '=', '<', '>', '<=', '>=', Access поддерживает также BEETWEN, IN, LIKE.

В запросе могут присутствовать т.н. вычисляемые поля − вычисленные значения над любыми полями таблицы. Access поддерживает большое число функций и операторов, применяемых при генерации вычисляемых полей.

Чтобы просмотреть результат запроса необходимо на панели нажать кнопку:

Изменить заголовок можно также активизировав столбец с описанием поля; а затем выполнив команду "Свойства" меню "Вид", ввести в строку "Подпись поля" его название.

Строки итоговой таблицы желательно отсортировать по полю "Фамилия" таблицы "Студенты". Для этого в столбце с описанием данного поля в строке "Сортировка" выберем пункт "по возрастанию". При необходимости сортировки по нескольким полям Access сортирует данные в порядке их расположения в бланке QBE. После просмотра запроса видно, что необходимо ввести поле Имя из таблицы “Студенты”, т.к фамилии повторяются и запрос не несет необходимой информации. Чтобы вставить поле, перетяните его в сетку QBE на место, где он должен находится и все остальные поля передвинуться на одну позицию в право.

Запустить полученный запрос на выполнение можно также командой "Выполнить" меню "Запрос". Проверим полученные результаты на соответствие

критериям отбора. Сохраним полученный запрос под именем "Задолженности". Запрос представляет собой таблицу:

Создадим запрос, в котором будет вычисляться дополнительное поле. Кафедра вычислительной техники решила своим работникам к новому году выплатить премию в размере 10% от зарплаты. Создадим запрос на базе таблицы “Преподаватели”, с полями Фамилия, Кафедра, Должность, Зарплата. Чтобы создать вычисляемое поле “Премия”, выводящее информацию о величине премии работнику, в новом столбце (следующим за заполненным), в строке “Поле” введем выражение Зарплата*0,1. Изменим заголовок поля, введя перед выражение его название. Ячейка будет содержать: «Премия: [Зарплата]*0,1».

Изменить заголовок можно также активизировав столбец с описанием поля, а затем выполнив команду «Свойства» меню «Вид», ввести в строку подпись поля его название. Введите в строку «условие отбора» для кафедры «Вычислительная техника».