1.3 Організація обліку зовнішньоекономічної діяльності в Україні

У процесі здійснення зовнішньоекономічної діяльності можна виділити підготовчий, організаційний та виконавчий етапи. На кожному етапі важливу роль відіграє бухгалтерська служба суб’єкта зовнішньоекономічної діяльності. Визначимо важливі моменти, які повинна враховувати бухгалтерія під час виконання своїх обов’язків у процесі ведення основної діяльності суб’єктами ЗЕД.

На підготовчому етапі окрім можливого виконання розрахунку цін на продукцію (якщо відсутня економічна служба) повинна врахувати наступні аспекти діяльності суб’єкта ЗЕД:

По-перше - режим квотування та ліцензування щодо окремих товарів, заборону їх експорту або імпорту.

Нагадаємо, що суб’єкти ЗЕД можуть експортувати (імпортувати ) всі товари, крім тих, на які положеннями Закону України «Про зовнішньоекономічну діяльність» накладено заборону щодо їх експорту (імпорту), або мають місце певні обмеження. Так, відповідно до статті зазначеного Закону в Україні забороняється:

• експорт з території України предметів, які становлять національне, історичне, археологічне або культурне надбання українського народу, що визначається згідно із законами України;

• імпорт або транзит будь-яких товарів, про які заздалегідь відомо, що вони можуть завдати шкоди суспільній моралі, здоров'ю чи становити загрозу життю населення, тваринному світу та рослинам, або призвести до заподіяння шкоди навколишньому природному середовищу, якщо стосовно транзитних товарів не вжито необхідних заходів для запобігання такої шкоди;

• імпорт продукції та послуг, що містять пропаганду ідей війни, расизму та расової дискримінації, геноциду тощо, які суперечать відповідним нормам Конституції України;

• експорт природних ресурсів, які вичерпуються, якщо обмеження також застосовуються до внутрішнього споживання або виробництва;

• експорт та імпорт товарів, які здійснюються з порушенням прав

інтелектуальної власності;

• експорт з території України товарів у межах виконання рішень Ради Безпеки Організації Об'єднаних Націй про застосування обмежень або ембарго на поставки товарів у відповідну державу.

По-друге – режим додержання національних та міжнародних норм щодо якості товару.

Це стосується випадків проведення обов'язкової сертифікації більшості товарів, що експортуються (імпортуються), на предмет їх відповідності фармакологічним, санітарним, фітосанітарним, ветеринарним, екологічним та іншим нормам.

По-третє – режим декларування зовнішньоторговельних вантажів.

Це стосується необхідності знати положення нормативно-правових актів щодо питань, пов’язаних із визначенням мита та митних зборів, адже безпосередньо під час здійснення зовнішньоторговельної операції готова продукція або товари перетинають митний кордон.

По-четверте – режим розрахункової дисципліни.

Це стосується необхідності врахування положень законодавства України, що стосуються порядку здійснення розрахункових операцій в іноземній валюті між суб’єктами господарювання.

Залежно від виду ЗЕД окремі аспекти підготовчого етапу можуть доповнюватися.

На організаційному етапі функції бухгалтерії суб’єкта ЗЕД полягають у правильному документальному оформленню понесених витрат, їх відображенню в податковому та бухгалтерському обліку, додержанні розрахункової та касової дисципліни під час розрахунків валютними коштами. Окрім вказаних питань, потрібно проконтролювати затверджений суб’єктом ЗЕД графік надходження від інших служб або відділів до бухгалтерії відповідних контрактів та договорів, у яких міститься потрібна для обліку інформація (назви контрагентів, їхні адреси, кількість та ціна товару, терміни поставок, валюта розрахунку, умови поставок). Наведена у контрактах інформація є визначальною для складання первинних бухгалтерських документів.

На виконавчому етапі бухгалтерська служба взяти на себе: проведення розрахунків за наказом керівника суб’єкта ЗЕД з іноземними партнерами, складання первинних бухгалтерських документів, відображення в бухгалтерському та податковому обліку валютних та інших, пов’язаним з ЗЕД операцій, складання та подання фінансової та податкової звітності до відповідних контролюючих органів.

Варто зазначити, що функції бухгалтерської служби та порядок організації обліку ЗЕД залежить від кількості працівників у суб’єкта ЗЕД, від виду ЗЕД та від посадових обов’язків працівників.

Одне з основних завдань бухгалтерського обліку ЗЕД – це забезпечення керівництва підприємства та інших користувачів достатньою інформацією, необхідною для прийняття виважених управлінських рішень, а також створення системи внутрішнього контролю з метою посилення ефективності діяльності підприємства та запобігання крадіжок та зловживань.

Організація обліку ЗЕД потребує дотримання наступних вимог:

• відображення в бухгалтерському обліку валютних операцій в валюті їх здійснення та паралельно в валюті звітності за курсом НБУ на дату здійснення такої операції;

• своєчасне надання контролюючим та фіскальним органам відповідної звітності про результати діяльності підприємства, у т.ч. ЗЕД;

• забезпечення своєчасних та правильних розрахунків за зовнішньоекономічними операціями.

Зазвичай, для обліку ЗЕД застосовується національний План рахунків тієї країни, на території якої функціонують суб’єкти ЗЕД. Якщо засновниками спільних підприємств, що здійснюють ЗЕД, передбачено використання Плану рахунків іншої країни, то це повинно бути зазначено у договорі. В такому випадку облікові регістри, Головна книга і фінансова звітність складаються на підставі національного Плану рахунків, а для партнера інформація, що міститься у зазначених документах, може бути надана на підставі рахунків його держави.

Об’єкти повинні групуватися і відображатися на бухгалтерських рахунках протягом звітного періоду.

Серед основних завдань організації обліку ЗЕД можна назвати наступні:

• організація матеріальної відповідальності та контролю за збереженням товарно-матеріальних цінностей та грошових (валютних) коштів;

• вибір схеми обліку відповідних об’єктів і формування графіків документообігу;

• визначення періодичності складання регістрів синтетичного та

аналітичного обліку та фінансової звітності;

• розподіл функціональних обов’язків працівників бухгалтерії; - питання технічного забезпечення бухгалтерського обліку.

Підставою для бухгалтерських записів операцій із зовнішньоекономічної діяльності є належним чином оформлені документи. Їх можна поділити на такі основні групи:

• технічна документація — технічні паспорти на машини та обладнання, формуляри й описи виробів, інструкції щодо встановлення, монтажу, налагодження, управління та ремонту;

• товаросупровідна документація — сертифікат про якість товару, відвантажувальна специфікація, пакувальний листок, комплектувальна відомість;

• транспортна, експедиторська, страхова документація — залізнична накладна та її копії, дублікат залізничної накладної міжнародного вантажного сполучення, квитанція залізничної накладної внутрішнього вантажного сполучення, багажна квитанція, коносамент, накладні автотранспортного, річкового і повітряного сполучення тощо, страховий поліс або сертифікат;

• складська документація — приймальний акт порту України на експортний товар, генеральний акт розвантаження судна з імпортним вантажем у порту прибуття України, докова розписка про прийняття вантажу на зберігання іноземного порту, варант;

• розрахункова документація — рахунок-фактура, розрахункова

специфікація, переказний вексель (тратта);

• банківська документація — заявка на переказ валюти, інкасове доручення, доручення на відкриття акредитива, чек, доручення на розподіл експортної виручки; виписки операцій за розрахунковим і валютним рахунками;

• митна документація — вантажна митна декларація, сертифікат про походження товару; довідки про сплату мита, акцизів, зборів, податку на додану вартість;

• претензійно-арбітражна документація — претензійний лист, позовна заява в суд (або арбітраж), постанова суду (або арбітражу) про задоволення або відхилення позову;

• документи про нестачу і псування товару — комерційний акт на нестачу, аварійний сертифікат.

Облік зовнішньоекономічної діяльності здійснюється в національній валюті України. Для цього всі кошти в іноземних валютах перераховують в еквівалент грошової одиниці України за курсом НБУ на дату здійснення операції. Одночасно кошти в іноземних валютах мають відображатися в обліку у валюті розрахунків і платежів (за кожним видом іноземної валюти). Для цього запис робиться у вигляді дробу, у чисельнику якого зазначають іноземну валюту, а в знаменнику — її еквівалент у грошовій одиниці України.

У первинних документах бухгалтерського обліку записи вартісних показників відображають у тій грошовій одиниці, в якій фактично здійснюються операції. Під час обробки первинних документів у знаменнику вказують еквівалент показників в іноземній валюті, перерахований у національну валюту за курсом НБУ на дату, прийняту для перерахунку.

У реєстрах бухгалтерського обліку (журналах-ордерах, відомостях, книгах) усі записи операцій в іноземних валютах відображають у національній валюті. Одночасно записи зазначених операцій доцільно здійснювати в ідентичних реєстрах із зазначенням назви іноземної валюти (долари, марки тощо). Ці реєстри для відображення операцій у системі рахунків бухгалтерського обліку не використовуються, а є наочним посібником для визначення фактичного стану валютних цінностей підприємства в іноземній валюті.

У бухгалтерському балансі залишки коштів на валютних статтях (іноземної валюти в касі, на рахунках у банку, грошові документи в іноземних валютах, дебіторська і кредиторська заборгованість в іноземних валютах) підлягають перерахунку в грошову одиницю України за курсом НБУ на останнє число звітного періоду. Унаслідок зміни курсів валют у період між датою здійснення господарської операції і датою розрахунку за нею виникають курсові різниці, які можуть бути позитивними (курсовий прибуток) або негативними (курсовий збиток).

Налагоджена робота бухгалтерської служби суб’єкта ЗЕД забезпечує своєчасне надання об’єктивної інформації користувачам для прийняття відповідних рішень.