4.7.4. Административно-организационные документы

К административно-организационным документам относятся: планы, уставы, правила, отчеты, контракты, договоры и др. На примере контракта можно проследить различные языковые явления, характерные для служебных документов; употребление специальных терминов, отыменных предлогов, слов, принадлежащих канцелярской речи; преимущественное использование страдательных конструкций, трафаретность в изложении текста и многое другое.

Контракт или договор - соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Он заключается как между отдельными гражданами, между гражданами и организациями, так и между организациями.

4.7.6. Информационно-справочные документы. Справки и докладные записки

Справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п. Приведем примеры.

Московское городское объединение Генеральному директору

книжной торговли "Москнига" объединения "Москнига"

Кировское районное книготорговое Горбунову А.В.

объединение

Магазин №..

Справка

Дата Номер

О комплектовании товарных фондов в 20...г.

В 20...г. комплектование товарных фондов магазина происходило за счет следующих источников (в тыс. руб.):

1. Книготорговая база "Москнига" - ...

2. Объединение "Книгоэкспорт" -...

3. Издательство "Прогресс" -...

4. Специальная книжная экспедиция -...

Директор магазина (подпись)

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя.

Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторая часть, где излагаются предложения, просьбы.

Контрольно-ревизионный отдел Генеральному директору

Дата Объединения

Иванову И.И.

Докладная записка

О назначении документальной ревизии в магазине №...

При проведении 09.04.09 г. инвентаризации товарных фондов магазина №... обнаружена недосдача различных товаров на сумму... руб.

Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина №... за период с 01.01.09 по 09.04.09 г.

Зам. начальника

отдела (подпись)

Обратите внимание!

1. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.

2. Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка; наименование структурного подразделения, вид документа, дата. Подписывает - составитель.

3. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.

4. В докладной записке заголовок начинается с предлога о и формулируется с помощью отглагольного существительного: О назначении..., о проверке и т.п.