Пресс-релиз
Пресс-релиз – это информационное сообщение для средств массовой информации, задачей которого является привлечение внимания к некому событию (произошедшему или предстоящему) с целью максимального освещения данного события в СМИ. Пресс-релизы составляются и рассылаются пресс-службами компаний и организаций и имеют определенные правила написания:
в шапке документа должно быть указано слово «Пресс-релиз» и проставлена дата его рассылки;
заголовок пресс-релиза должен максимально четко отражать его тему, посыл информационного сообщения;
более подробно суть заголовка пресс-релиза может быть раскрыта в подзаголовке (при этом его наличие необязательно);
первый абзац пресс-релиза должен обязательно содержать следующую информацию: что, где и когда произошло (произойдет);
объём пресс-релиза не должен превышать полутора страниц машинописного текста. При этом желательно ограничиться одной страницей, включая подпись и колонтитулы бланка организации;
в состав пресс-релиза могут входить цитаты ньюз-мейкеров – ответственных спикеров организации;
пресс-релиз составляется на бланке организации;
в подписи к пресс-релизу должно быть указано ФИО контактного лица, которое может предоставить дополнительную информацию по теме пресс-релиза, и его контактные данные: телефон (желательно мобильный), e-mail, номер ICQ.
Приоритетным способом рассылки пресс-релиза является электронная почта. Также можно направить документ по факсу.
При массовой рассылке пресс-релиза с помощью e-mail адреса журналистов ставятся в поле «Скрытая копия», чтобы избежать оглашения всей базы Ваших контрагентов.
Письмо-поздравление
Формат «Поздравление» относится к категории личной деловой переписки.
Оно оформляется на поздравительном бланке или открытке и при его составлении может и должен преобладать творческий подход. Это относится как к тексту письма, так и к его оформлению. Поздравление может быть персональным (с днём рождения) или массовым (например, с Новым годом).
В первом случае обращение к адресату должно быть личным – по имени и отчеству; во втором случае оно может быть общим, например, «Дорогие друзья!».
При этом в обоих случаях отправитель должен лично подписать поздравление (при рассылке массовых поздравлений используется факсимиле).
Письмо-приглашение
Формат «Приглашение» относится к категории личной деловой переписки.
Оно оформляется на официальном бланке или открытке и имеет своей целью оповестить адресата о неком торжественном мероприятии, которое его приглашают посетить.
Приглашение обязательно должно содержать в себе информацию о месте и времени проведения мероприятия, а также его названии.
В приглашении должна быть указана приемлемая форма одежды (например, black and tie), а также количество персон, на которое распространяется данное приглашение.
Как правило, приглашение носит именной характер, но при проведении массовых мероприятий может быть обезличено.
Письмо-благодарность
Формат «Благодарность» относится к категории личной деловой переписки и имеет своей целью выражение благодарности адресату.
Как правило, благодарность оформляется на официальном бланке организации, но может быть оформлена в качестве открытки.
Текст благодарственного письма пишется в лаконичном дружеско-официальном стиле со ссылкой на событие, которое побудило отправителя выразить свою благодарность адресату. При желании могут быть также перечислены и иные заслуги адресата. Благодарность заверяется личной подписью отправителя и в некоторых случаях – печатью организации.
Пример: Послание премьер-министра Великобритании Председателю Совета Народных Комиссаров СССР (25 апреля 1942 г.) «Весьма Вам благодарен за ваше послание от 23 апреля. Мы, конечно, будем приветствовать визит г-на Молотова, с которым, я уверен, мы сможем проделать много полезной работы. Я очень рад, что Вы находите возможным разрешить этот визит, который, я уверен, будет весьма ценным».