Часть№6. Работа с таблицами
Преобразование текста в таблицу. Текст, набранный с использованием какого-либо разделителя (чаще всего - невидимого символа табуляции, вставляемого при нажатии клавиши Tab), можно легко преобразовать в таблицу. Для этого выделите нужный фрагмент и обратитесь к пункту Таблица.Преобразовать в таблицу....
В появившемся окне диалога можно при необходимости исправить число строк и столбцов, задать новый разделитель ячеек таблицы (выбрав флажок Другой и введя нужный символ в поле ввода), а щелкнув по кнопке "Автоформат..." можно сразу же оформить свою таблицу.
Наберите следующий текст, разделяя отдельные столбцы нажатием клавиши Tab (для удобства работы можно перед набором нажать кнопку ¶ (Непечатаемые символы)):
Группа Количество студентов Средний балл
221 23 1.2
222 21 1.05
223 19 1.25
Преобразуйте этот текст в таблицу.
Создание таблицы. Для создания таблицы можно воспользоваться пунктом меню Таблица.Вставить таблицу... или Щелкнуть по кнопке
(Вставить таблицу) на Стандартной панели
инструментов. В появившемся окне диалога
ввести число строк и столбцов таблицы.
Если щелкнуть по кнопке "Автоформат",
можно создать одну из типовых таблиц,
выбрав ее тип в списке "Форматы:".
При работе в таблице для того, чтобы
были видны границы ячеек, включите
флажок Отображать сетку в меню
Таблица.
Можно также непосредственно нарисовать таблицу курсором «мыши», выбрав пункт меню Таблица.Нарисовать таблицу.
С помощью пункта «Нарисовать таблицу» нарисуйте таблицу следующего вида:
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Вызовите команду Таблица ‑ Вставить таблицу. В диалоговом окне Вставка таблицы установите число столбцов 5, число строк 2 (Строки можно добавлять по мере заполнения таблицы), ширина столбцов ‑ Авто (т.е. рабочее поле будет разделено на 5 равных колонок), нажмите кнопку ОК. В рабочее поле будет вставлена заготовка для новой таблицы. Найдите на экране непечатаемые линии сетки, маркеры ячеек и маркеры строк. Если линии сетки не выведены на экран, вызовите команду Таблица ‑ Сетка.
Заполните первую строку таблицу (заголовок) по следующему образцу:
№ |
Фирма |
1997 год |
1998 год |
Всего |
|
|
|
|
|
Форматирование таблицы. Для перемещения в таблице, кроме клавиш со стрелками, удобно использовать клавиши Tab и Shift-Tab (перейти к следующей и предыдущей ячейке соответственно).
Выделение ячеек, строк и столбцов. Выделить содержимое ячейки можно как обычный текст - при помощи клавиши Shift и стрелок, а также двойным щелчком мыши, всю ячейку вместе с содержимым- тройным щелчком. Для выделения целой строки можно использовать невидимую полосу выделения в левой части страницы, где курсор мыши принимает форму . Для выделения столбцов достаточно в режиме разметки страницы разместить курсор мыши над таблицей (он примет форму ) и, не отпуская кнопку мыши, выделить нужное число столбцов. Соответствующие пункты есть также в меню Таблица.
Выделенные строки и столбцы можно вырезать и вставлять, выбирая пункты Вырезать, Копировать, Вставить из контекстного меню таблицы. Если нужно вставить столбец правее последнего столбца, выделите невидимый столбец с правого края таблицы тем же способом, что и остальные, а для добавления строки к таблице достаточно нажать Tab, находясь в правой нижней ячейке. Так же легко соединить выделенные ячейки в одну, или разбить выделенную ячейку на несколько, выбирая нужные действия в меню Таблица.
Изменять размеры строк и столбцов таблицы можно, перетаскивая в режиме разметки страницы маркеры на полосах прокрутки. Размеры столбцов таблицы можно изменять и непосредственно взявшись за разделитель столбцов (курсор мыши принимает вид перечеркнутой горизонтальной стрелки). При этом действуют следующие правила:
при перетаскивании меняется только ширина двух соседних столбцов, между которыми находится разделитель;
если в строке, размеры которой изменяются, выделена ячейка, изменяется ширина столбцов только в этой строке;
если при перетаскивании нажата Shift, ширина столбца слева от разделителя изменяется за счет изменения ширины всей таблицы.
если при перетаскивании нажата Ctrl, ширина столбца слева от разделителя изменяется за счет пропорционального изменения ширины всех столбцов справа от разделителя.
Во второй таблице, начиная с крайне левой ячейки, методом «перетащить и оставить» измените ширину столбцов таблицы. Перетаскивать можно также разделители столбцов на линейке (они появляются, если курсора ввода поместить в область таблицы). Используя команду меню Таблица‑Свойства таблицы, вкладка Столбец, установите ширину третьего и четвертого столбцов равной 4см.
№ |
Фирма |
1997 год |
1998 год |
Всего |
|
|
|
|
|
С помощью стрелок подведите курсор ввода в свободную ячейку во вторую строке столбца 1997. Вызовите команду Таблица ‑ Разбить ячейки. В диалоговом окне команды в поле Число столбцов установите значение 4. Повторите эту операцию с ячейкой столбца 1998. Установите курсор ввода в последнюю ячейку строки 2 и нажмите клавишу <Tab>, после чего в таблице появится новая строка, имеющая ту же структуру, что и предыдущая. Заполните ячейки таблицы данными так, как это показано ниже. Для перехода в следующую ячейку используйте клавишу <Tab>, для возврата в предыдущую ‑ клавиши <Shift><Tab>.
№ |
Фирма |
1997 год |
1998 год |
Всего |
||||||
|
|
1 кв. |
2 кв. |
3 кв. |
4 кв. |
1 кв. |
2 кв. |
3 кв. |
4 кв. |
|
1 |
вероника |
1245 |
2378 |
2510 |
1978 |
1560 |
2025 |
1896 |
2010 |
|
2 |
техас |
2578 |
2954 |
2617 |
2310 |
2218 |
2710 |
3528 |
3317 |
|
3 |
ммм |
986 |
1023 |
950 |
671 |
1098 |
1249 |
980 |
819 |
|
4 |
всего |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Создайте таблицы следующего вида:
Выполнение плана, % |
||||
Год |
1 квартал |
2 квартал |
3 квартал |
4 квартал |
1998 |
98 |
101 |
97 |
103 |
1999 |
100 |
100 |
98 |
96 |
2000 |
100 |
100 |
101 |
100.5 |
№ по каталогу |
Автор |
Название |
Издательство |
Комментарии |
|
123/45 |
Форсайт Р. |
Паскаль для всех |
Машиностроение |
Здесь вводится краткая информация о книге |
|
Москва |
1982 |
||||
№ зала: |
|
||||
|
|
350 с. |
|||
4 |
|
||||
Оформление таблицы Для оформления внешнего вида таблицы можно воспользоваться набором различных форматов, представленных в диалоговом окне Автоформат таблицы (вызываемом командой Автоформат в меню Таблица).
Нарисовать и отформатировать таблицу по своему вкусу можно с помощью средств диалогового окна Таблицы и границы. Окно вызывается командой Нарисовать таблицу из контекстного меню, появляющегося на экране после щелчка правой кнопкой мыши. Окно Таблицы и границы содержит карандаш и ластик, позволяет выбирать тип, цвет и толщину линий, цвет заливки, объединять и разбивать ячейки и т.д.
Сортировка столбцов таблицы. При необходимости отсортировать содержимое таблицы по одному или нескольким столбцам выделите нужные столбцы и воспользуйтесь пунктом Таблица.Сортировка...
В списках "Сортировать" и "Затем" можно установить последовательность столбцов, по которым сортируются строки таблицы, в полях тип для каждого столбца выбрать один из типов Текст, Число и Дата, и установить, в каком порядке располагать строки таблицы - по возрастанию или убыванию признака. Word легко может отсортировать и абзацы текста. Просто выделите нужные абзацы и воспользуйтесь пунктом Таблица.Сортировка текста...
Создайте таблицу следующего вида:
Фамилия
Зарплата
Дата рождения
Иванов
1500
27.04.1969
Петрова
2200
21.01.1960
Сидоров
2000
19.07.1974
Попова
2000
11.04.1973
Отсортируйте строки таблицы: а) по фамилии сотрудника; б) по дате рождения; в) по зарплате плюс дате рождения (т.е. сотрудники с одинаковой зарплатой должны быть упорядочены по дате рождения).
Вычисляемые таблицы. Word умеет выполнять вычисления над строками и столбцами таблицы. При этом в ячейку таблицы вставляется не число или строка текста, а формула, которая при необходимости легко пересчитывается.
Чтобы вставить в ячейку формулу, перейдите в эту ячейку и воспользуйтесь пунктом меню Таблица.Формула... Запись формулы всегда начинается со знака =, затем пишется имя функции и ссылки на ячейки таблицы которые этой функцией обрабатываются. Например, если Вы вставите формулу =SUM(LEFT) в ячейку последнего столбца, это будет означать "сумма ячеек слева от текущей". Чтобы увидеть список доступных функций, раскройте список Вставить функцию. Перечислим некоторые функции:
AVERAGE |
Арифметическое среднее |
MAX |
Максимальное значение |
MIN |
Минимальное значение |
PRODUCT |
Произведение |
SUM |
Сумма |
После имени функции в круглых скобках записывается ее аргумент. Сослаться можно как на конкретные ячейки, так и с помощью специальных относительных ссылок:
ABOVE |
Все ячейки выше в столбце |
BELOW |
Все ячейки ниже в столбце |
LEFT |
Все ячейки левее в строке |
RIGHT |
Все ячейки правее в строке |
На конкретную ячейку можно сослаться, записав ее адрес в таблице: считается, что строки таблицы пронумерованы, начиная с 1, а столбцы обозначены латинскими буквами, начиная с A. Так, ссылка на вторую сверху ячейку первого столбца имеет вид A2, а ссылка на девять элементов в верхнем левом углу таблицы выглядит как A1:C3.
Щелкнув по значению формулы в таблице и вызвав контекстное меню, можно пересчитать значение формулы (пункт Обновить поле или клавиша F9), а также перейти в режим просмотра кодов полей, в котором можно непосредственно редактировать формулу, и обратно (пункт Коды/Значения полей). Ниже приведен пример таблицы с формулами.
3 |
5 |
2 |
{=SUM(LEFT)} - это сумма чисел слева от данной ячейки |
1 |
4 |
3 |
{=PRODUCT(A2:C2)} - это произведение чисел во второй строке |
3 |
4 |
1 |
{=AVERAGE(A1:C3)} - это среднее чисел в девяти ячейках |
Откройте новый документ, скопируйте в него таблицу 1 из пункта 3. Установите курсор ввода в ячейку, находящуюся в третьем столбце последней строки. Вызовите команду Таблица ‑ Формула. В поле Формула диалогового окна команды показана формула SUM(ABOVE), которую Word предлагает вставить в ячейку таблицы. После нажатия на клавишу OK в текущую ячейку таблицы будет вставлена специальная инструкция, позволяющая суммировать содержимое ячеек, находящихся сверху от текущей. Повторите указанные действия для всех ячеек последней строки, кроме последней. После этого переместитесь в последнюю ячейку второй строки и вызовите команду Таблица ‑ Формула. Введите формулу SUM(LEFT), указывающую на суммирование содержимого ячеек, находящихся слева от текущей. Повторите эти действия для всех ячеек последнего столбца. Запищите в тетрадь название часто используемых встроенных функций (SUM, PRODUCT, MIN, MAX, AVERAGE).
Создайте таблицу, содержащую отчет об успеваемости Вашей группы за последний семестр по следующему образцу:
№ п/п |
Фамилия |
Математика |
Физика |
Теор.механика |
Философия |
Ср. балл |
1. |
Иванов А.А. |
5 |
4 |
3 |
4 |
4 |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
15 |
Яковлева Ю.С. |
5 |
5 |
4 |
5 |
4.75 |
Ср. балл по предмету |
… |
… |
… |
… |
|
|
Для подсчета средних баллов использовать формулы. Создать копию таблицы, в которой строки отсортированы по возрастанию среднего балла. Сохранить документ в своей рабочей папке под именем “Вычисления в таблице.doc”