Розділ 3. Шляхи удосконалення системи управління підприємством

3.1. Застосування інформаційних технологій в управлінні підприємством

Сучасні інформаційні технології, які базуються на професійному використанні інформаційного ресурсу, дають змогу менеджерам ефективно діяти, мінімізуючи ризик.

Залежно від поставлених управлінських завдань можуть застосовуватися такі види інформаційно-управлінських технологій:

• зберігаючі (економлять витрати, матеріали й фінансові ресурси, але не впливають суттєво на зміну стану й рівня функціонування підприємства) — передають інформацію від відправника до адресата, не відповідаючи за суть інформації, що передається, та її використання адресатом;

• раціоналізуючі — відповідають за використання інформації;

• творчі — "виробляють" нові знання, їх передають, використовують для вдосконалення ланки управління. Вимога до спеціалістів, що готують інформацію для керівників: фундаментальна підготовка з теорії і практики управління, розуміння суті функціонального навантаження відповідних керівників, знання механізму прийняття управлінських рішень;

• професійні — мають навички з підготовки інформації.

Керівники повинні дотримуватись відповідних принципів систематизації інформаційних потоків. До них відносяться:

• забезпечення повноти й достовірності обліку всіх сторін господарської діяльності;

• мінімізація інформаційного шуму та обмеження інформаційного надлишку тільки вимогами надійності;

• забезпечення безперервного зв'язку між зовнішньою і внутрішньою інформацією та прийняття рішень на всіх рівнях ієрархії управління.

На сьогодні відомі такі проблеми впровадження інформаційних технологій (ІТ) у практику вітчизняних підприємств:

• безперервне збільшення обсягу технологічних пропозицій, що потребують великих інвестицій, і, відповідно, — посилення залежності від зовнішніх послуг (наприклад постачальників програмного забезпечення);

• зміна ролі ІТ у господарській діяльності багатьох підприємств. Під час виконання внутрішньофірмових процесів функція ІТ перестала бути допоміжною, а перетворилась у важливу складову продукту або виробничих потужностей;

• зростання витрат у сфері ІТ.

Вирізняють шість заінтересованих груп, від яких залежить прийняття рішень у сфері ІТ:

• вище керівництво, яке повинне управляти ІТ як стратегічним потенціалом підприємства. Керівництво фірми на сьогодні має визначитися з таких питань: який вклад зобов'язана внести ІТ у процес виробництва товарів і послуг. На увагу заслуговують передусім найважливіші аспекти: ІТ як функція забезпечення виробничого процесу; ІТ як інтегральна складова продукту; ІТ як організаційний інструмент для створення віртуальних форм підприємства; хто повинен виконувати перелічені та інші функції. На передній план висувається питання про координаційний механізм для окремих видів інформаційно-технологічних послуг.

• спеціалісти, основним обов'язком яких є пошук системних рішень для оптимізації функціональних спеціальних завдань. Вони через обмеженість своєї сфери діяльності не завжди мають можливість конкретно уявляти процес виробництва товарів і послуг;

• менеджери окремих функціональних підрозділів, які мають використовувати ІТ з огляду на логіку своєї господарської діяльності і приділяти увагу аналізові можливих наслідків рішень, що приймаються, а також потенційним ризикам.

• менеджери бухгалтерсько-фінансових служб, які відповідають за чіткість і зрозумілість щодо очікувань клієнтів та користувачів, пов'язаних з інформаційно-технологічними послугами;

• постачальники ІТ, що повинні пропонувати послуги відповідно до проблемних установок своїх споживачів, виробивши стратегію, яка базується на орієнтації на клієнта, довгострокових зв'язках з клієнтурою на засадах взаємної довіри, гнучкості й готовності до ризику.

• власний інформаційно-технологічний підрозділ. На співробітників цього підрозділу покладається вирішення технологічних завдань у своїй сфері та соціальних проблем, пов'язаних із упровадженням та експлуатацією ІТ; координувати роботу з групами осіб та організаціями, заінтересованими у використанні потенціалу й визначенні проблематики ІТ. Вони спільно з керівництвом повинні шукати шляхи розвитку підрозділів та підприємства в цілому, завоювання конкурентних переваг для окремих господарських зон.

Інформація як сукупність даних і знань характеризує рівень організаційного розвитку системи і є її стрижневим елементом. Наскільки ефективні процеси збирання, накопичення, зберігання, пошуку, передавання та методів опрацювання інформації, настільки дієва й уся система управління виробництвом у цілому.

Компонентами інформаційної системи підприємства (виробництва) є банк даних і відповідні бази даних, використовувана мова (сукупність знаків і класифікаторів), а також комплекс моделей і програм, що забезпечують роботу з даними. Банк і бази даних являють собою сховище інформації та основний компонент інформаційної системи в багаторівневій інтегрованій автоматизованій системі управління підприємством.

Банк даних – комплекс, що охоплює спеціальні структури організації інформації, алгоритми, спеціальні мови, програмні й технічні засоби, що в сукупності забезпечують створення та експлуатацію системи накопичення інформації, яка надходить із декількох джерел, її оновлення, коригування та багатоаспектне використання в інтересах об'єктів управління підприємства, а також прямий зв'язок із користувачем для отримання відповіді на певні запити.

Основні вимоги до банку даних: інтегрованість баз даних і цілісність кожної з них; незалежність; мінімальна збитковість даних, що зберігаються; здатність до розширення.

Сьогодні стан справ у ТзОВ Молокозавод «Самбірський» характеризується крайньою невизначеністю. По-перше, це пов'язано з безперервним збільшенням обсягу технологічних пропозицій, що вимагають високих інвестицій, і відповідно з посиленням залежності від зовнішніх послуг (наприклад, від постачальників програмного забезпечення). Внутріфірмові асигнування на потреби ІТ зростають випереджаючими темпами порівняно з іншими витратами підприємства. При цьому вищий менеджмент мало обізнаний про загальні витрати у сфері ІТ.

По-друге, змінюється роль ІТ у господарській діяльності підприємства. При виконанні внутрішньофірмових процесів функція ІТ перестала бути допоміжною, перетворившись на найважливішу складову частину продукту або виробничих потужностей. Господарські ризики визначаються ризиками в даній сфері. Реалізація ж сучасних високопродуктивних організаційних проектів (наприклад, "віртуальних організацій" без жорсткої прив'язки виробничих ділянок до певного місця), вимагає повного використання потенціалу ІТ за допомогою телекомунікаційних засобів.

Не сприяє стабілізації швидке зростання витрат у сфері ІТ. Щоб контролювати їх збільшення і домогтися більшої гнучкості у вирішенні інформаційно-технологічних проблем, багато підприємств йдуть в основному двома шляхами. Перший полягає в тому, що фірма створює внутрішньофірмовий інформаційно-технологічну ділянку, яка пропонує послуги і в нефірмовому ринку, доводячи тим самим можливість рентабельного використання своїх потужностей.

Найчастіше підприємства вибирають інший шлях, коли більша частина власного інформаційно-технологічного персоналу переводиться в розпорядження створюваних дочірніх компаній або спільних з спеціалізованими інформаційно-технологічними партнерами підприємств, також самостійно виступають на ринку. На материнському підприємстві залишається невелика група співробітників, на яку покладаються функції інформаційного менеджменту.

Виділимо 5 головних сфер застосування сучасних інформаційних технологій у діяльності ТзОВ Молокозавод «Самбірський» (рис.3.1.):

Сфери застосування ІТ на ТзОВ Молокозавод «Самбірський»

Автоматизація управління

Автоматизація обліку

Комунікація

Реклама

Системи інтернет-бронювання

Облік персоналу, електронний документообіг, управління проектами, система підтримки прийняття рішень

Використання бухгалтерських програм спеціального програмного забезпечення для розрахунку цін на продукцію, відкриття рахунків

Розміщення інформації на веб-сторінках, спілкування за допомогою електронної пошти, Інтернет-телефонії (Skype) та Інтернет-пейджингу (ICQ)

Реклама підприємства та його послуг в мережі Інтернет, отримання доходу від контекстної реклами на веб-сайті підприємства

Використання системи інтернет-бронювання на веб-сайті підприємства,участь у міжнародних системах Інтернет-бронювання

Рис.3.1. Сфери застосування інформаційних технологій на ТзОВ Молокозавод «Самбірський»

Дослідивши практику застосування сучасних інформаційних технологій ТзОВ Молокозавод «Самбірський» виявили активне впровадження комп'ютерної техніки у діяльність підприємства, але застосування комп'ютерів зводиться в основному до розмноження документів, пошуку інформації в мережі Інтернет, надсилання та приймання електронної пошти. Окремі підприємства розміщують інформацію в мережі Інтернет через власні веб-сторінки (табл.3.1.). ТзОВ Молокозавод «Самбірський» активно використовує рекламу в Інтернеті і навіть пропонує товари на власному веб-сайті.

Таблиця 3.1.

Застосування інформаційних технологій ТзОВ Молокозавод «Самбірський»

сфери застосуван-ня ІТ	Автоматиза-ція управління	автоматизація обліку	Комуні-кації	Рекла-ма	Інтернет-бронювання
ТзОВ Молокозавод «Самбірський»	+	+	+	+	+

Колосальні можливості сучасних інформаційних технологій використовуються ТзОВ Молокозавод «Самбірський» несповна.

Тому для ефективної автоматизації діяльності ТзОВ Молокозавод «Самбірський» пропонуємо наступну систему заходів.

1. Встановити програмне забезпечення для автоматизації управління підприємством. Програмні продукти після купівлі супроводжуються сервісним обслуговуванням;

2. Встановити систему автоматизації бухгалтерського обліку, такі як 1С: Бухгалтерія , Парус або іншу;

3. Підключити підприємство до мережі Інтернет, зареєструвати доменне ім'я, створити веб-сторінку підприємства, розмістивши на ній інформацію про послуги, ціни на продукцію, зареєструвати сторінку у пошукових системах та каталогах;

4. Розмістити на власній веб-сторінці контекстну рекламу (наприклад, рекламу компаній-партнерів, транспортних підприємств) та отримувати дохід від такої реклами, частково або повністю компенсуючи витрати на Інтернет;

5. Відкрити рахунок в Інтернет-грошах і приймати оплату за послуги або їх бронювання через мережу Інтернет;

6. Замовити рекламу в мережі Інтернет. Регіональну рекламу для ТзОВ Молокозавод «Самбірський» доцільно замовляти через Західноукраїнську баннерну мережу (www.banner.lviv.ua), національну - через Українську баннерну мережу (www.banner.kiev.ua), міжнародну - через систему Google AdSense (www.google.com/adsense/). Середній відклик від показу рекламних оголошень - 1-3%, середня кількість замовлень - 1-3% відвідувачів веб-сторінки;

7. Зареєструвати електронну поштову скриньку на одному з безкоштовних поштових сервісів (наприклад Mail.ru, Online.ua, Gmail чи інших) або використати власний поштовий сервер

8. Встановити програмне забезпечення для Інтернет-телефонії (Skype) і економити на телефонному зв'язку (вартість міжнародних телефонних дзвінків складає орієнтовно 10-50 коп. за хвилину у більшість країн світу), встановити систему Інтернет-пейджингу ICQ, за допомогою якої по можливості надавати консультації відвідувачам веб-сторінки підприємства;

9. Встановити програмне забезпечення для розрахунку цін на продукцію. Ми рекомендуємо програмне забезпечення української компанії ТітБіт;

10. Впровадити систему Інтернет-бронювання на власній веб-сторінці, брати участь у міжнародних системах бронювання турів, таких як Sabre, Galileo, Worldspan, які використовують як засіб зв'язку Інтернет, а як термінал – звичайний комп'ютер;

Разом з тим, впровадження сучасних інформаційних технологій в систему управління ТзОВ Молокозавод «Самбірський» вимагає певних капіталовкладень. Для ефективного використання комп'ютерних систем в організаціях також необхідний кваліфікований персонал або слід організувати навчання фахівців підприємства.

Розрахунок сумарних витрат на комплексну автоматизацію діяльності ТзОВ Молокозавод «Самбірський» наведений у таблицях 3.2 та 3.3. При розрахунках ми не враховували вартість придбання комп'ютерів, оскільки всі досліджувані підприємства ними вже володіють.

Проведемо орієнтовний розрахунок для підприємства ТзОВ Молокозавод «Самбірський».

Таблиця 3.2.

Витрати на автоматизацію діяльності ТзОВ Молокозавод «Самбірський»

№	Статті витрат	Сума
1	Автоматизована система управління підприємством	-
2	Система автоматизації бухгалтерського обліку 1С: Бухгалтерія 8	600
3	Підключення до мережі Інтернет, витрати на обладнання	100
4	Реєстрація доменного імені 80 грн.	80
5	Виготовлення веб-сайту	250
6	Відкриття рахунку в Інтернет-грошах	безкоштовно
7	Встановлення електронної пошти	безкоштовно
8	Встановлення програмного забезпечення для Інтернет-телефонії та Інтернет-пейджингу	безкоштовно
9	Встановлення системи Інтернет-бронювання на власній веб-сторінці	-
10	Підключення до систем Інтернет-бронювання	безкоштовно
11	Встановлення веб-камер	1 веб-камера 150 грн., монтаж 50 грн.
	Всього витрат:	1230 грн.

Отже, при вмілому та раціональному використанні можливостей сучасних інформаційних технологій ТзОВ Молокозавод «Самбірський», можна отримати багато переваг і нічого не витратити на це (мінімальний варіант). Разом з тим, для комфортної роботи доцільно скористатися ширшими можливостями. Такі витрати цілком припустимі для ТзОВ Молокозавод «Самбірський».

Таблиця 3.3.

Витрати на автоматизацію діяльності ТзОВ Молокозавод «Самбірський» (щомісячні платежі)

№	Статті витрат	Сума
1	Витрати на сервісне обслуговування автоматизованих систем управління	входить у вартість придбання програмного забезпечення
2	Оплата доступу до мережі Інтернет	200 грн.
3	Витрати на рекламу в мережі Інтернет (0,3 дол. США за 1000 показів)	50 тис. показів 75 грн.
4	Часткова або повна компенсація витрат за рахунок реклами на власній сторінці (орієнтовно, доходи залежать від відвідуваності сайту)	доцільно використовувати лише баннерообмін
5	Витрати на Інтернет-телефонію	складно оцінити через відсутність середніх даних про витрати на телефонний зв'язок
6	Витрати на Інтернет-пейджинг	-
7	Витрати на віртуальний туризм	додаткові витрати
	Всього витрат:	275 грн.

Таким чином, впровадження сучасних інформаційних технологій у діяльність ТзОВ Молокозавод «Самбірський» дозволить:

- збільшити кількість замовлень;

- підвищити продуктивність праці персоналу;

- покращити обслуговування;

- знизити окремі категорії витрат (на зв'язок, надсилання пошти);

- підвищити конкурентоспроможність підприємства;

- посилити економічну безпеку організації;

- покращити імідж організації.

Робота з глобальними системами бронювання через Інтернет забезпечить відвідувачів та інших учасників ринку оперативною та достовірною інформацією про ціни та асортимент у будь-який момент часу.