Учётные регистры, оборотные ведомости. Способы Исправления ошибок в учётных записях

Учетные регистры представляют собой разграфленные листы бумаги, используемые для бухгалтерских записей: таблицы; группировочные и накопительные ведомости; журналы – ордера; разработочные ведомости.

Заполнение и изготовление – вручную, типографским способом, на пишущих машинках, принтерах, ксероксах и другой оргтехнике.

Виды учетных регистров: регистра синтетического и аналитического учета; односторонние и двусторонние; хронологические и систематические; линейные и шахматные.

Записи в учетные регистры производятся линейно-позиционным способом и шахматной формой записи вручную или с использованием вычислительной техники. Подсчитывают все колонки, сверяют, сопоставляют оборотные ведомости (взаимная сверка). После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают, сдают в архив. Учетные регистры при хранении должны быть защищены от несанкционированных исправлений. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных Законами РФ – гостайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну.

Ошибки в документах и учетных регистрах могут быть :

локальные - допущенные только в одном регистре (например, дата);

транзитные - ошибка автоматически проходит через несколько учетных регистров, попадает в баланс.

Способы исправления:

корректурный – зачеркивается неправильный текст и вписываются правильные текст или сумма;

способ дополнительной проводки – делается дополнительная проводка в той же корреспонденции на недостающую сумму;

сторнировочные записи – исправление ошибок методом красное сторно ( итал. storno –перевод счета) при исправлении ошибок в корреспонденции счетов; при исправлении ошибок, когда проведена сумма больше, чем следовало.

Оборотные ведомости – это учетные регистры, которые ведутся для удобства контроля за счетами и составления баланса и отчетности. Оборотная ведомость регистрирует обороты и остатки по всем хозяйственным средствам и их источникам. Два вида оборотных ведомостей – по синтетическим счетам и по аналитическим счетам.

Оборотные ведомости по синтетическим счетам составляются на основе синтетических счетов за месяц, должны в итог содержать три пары равенств, в основе которых лежит двойная запись по счетам и принцип баланса.

ОБОРОТНАЯ ВЕДОМОСТЬ

ПО СИНТЕТИЧЕСКИМ СЧЕТАМ за....................200 г.

Ш и ф р, н а з в а н и е с ч е т о в	Начальное сальдо		Обороты		Конечное сальдо
	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит		Дебет	Кредит
И Т О Г О

В оборотной ведомости показывают сальдо и обороты по всем счетам развернуто, в том числе и по тем счетам, которые в балансе не показываются (счета 02, 05, 42), а также по счетам операционно – результатным ( счета 90, 99), калькуляционным и собирательно – распределительным (счета 20, 25, 26 и др.)

Одновременно должны составляться и оборотные ведомости по аналитическим счетам, расшифровывающие и детализирующие данные по аналитическим счетам ( счетам 01, 10, 41, 71, 60, 76, 70 и др. ). Производится сверка итогов по оборотам аналитических ведомостей с данными оборотных ведомостей по соответствующим счетам. Это поможет избежать ошибок в учете.

При ведении бухгалтерского учета мемориально-ордерной формой учета вместо оборотной ведомости по синтетическим счетам составляется контрольно-шахматная ведомость, в основу которой положен дебетовый принцип разноски счетов.

КОНТРОЛЬНО – ШАХМАТНАЯ

ОБОРОТНАЯ ВЕДОМОСТЬ за.............................200 г.

Кредит счетов Дебет счетов	Счет 10	Счет 50	Счет 51	Счет......	Обороты по дебету счетов
С ч е т 10
С ч е т 50
С ч е т 51
Итого обороты по кредиту счетов

Инвентаризация имущества и финансовых обязательств

Не все явления хозяйственной деятельности могут быть зарегистрированы в момент их совершения; к таким явлениям относятся хищения материальных ценностей, различные потери, естественная убыль. Такие операции могут быть выявлены путем проведения инвентаризации - проверки фактического наличия товарно-материальных и денежных ценностей путем их пересчёта, перемера, перевеса.

Инвентаризация – это способ контроля за сохранностью средств предприятия и правильностью их отражения в бухгалтерском учете. Виды инвентаризаций: по объёму – полная, частичная; по методу проведения – выборочная, сплошная; по назначению – плановая, внеплановая, повторная, контрольная.

Инвентаризации подлежат: товарно–материальные ценности и денежные средства; денежные документы, бланки и документы строгой отчетности; финансовые расчеты и финансовые обязательства; основные средства и нематериальные активы.

Инвентаризация каждого вида средств имеет свои особенности, сроки проведения: денежные средства в кассе – не реже 1 раза в месяц; товары, материалы – 1 раз в год; основные средства – 1 раз в три года; библиотечный фонд – 1 раз в пять лет.

Проведение инвентаризации является обязательным в случаях смены материально-ответственных лиц; стихийных бедствий (пожар, наводнение, землетрясение); краж, грабежей, злоупотребления, порчи имущества; ликвидации, реорганизации предприятия; перед составлением годовой отчетности.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя назначается инвентаризационная комиссия. Все имеющиеся в наличии ценности заносятся в инвентаризационную опись. Каждая страница описи подсчитывается и подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии. Перед началом инвентаризации и по окончании материально-ответственное лицо даёт подписки о том, что комиссии предъявлены все приходные и расходные документы, все материальные ценности и никаких претензий у материально-ответственных лиц к комиссии не имеется.

Если фактическое наличие ценностей меньше данных бухгалтерского учета, то выявлена недостача, если больше – то выявлены излишки. Недостача взыскивается с виновных лиц, излишки приходуются на доходы предприятия.