Перенос стилей между документами

По умолчанию стили хранятся в файле документа. Для копирования стиля из одного документа в другой достаточно скопировать текст, форматированный данным стилем. После применения появившегося вместе с новым текстом стиля на любой другой текст, скопированный первоначально текст можно удалить. Однако если в новом документе уже имеется стиль с таким именем, вместо изменения стиля будет изменено форматирование вставляемого текста.

Нужные стили очень удобно скопировать в шаблон документа. Однако это может привести к определенным сложностям при переносе файлов с одного компьютера на другой. Дело в том, что стили из шаблона имеют приоритет над стилями из документа. И если на новом компьютере уже имеется шаблон с таким же именем (а большинство документов создается на основе встроенного шаблона Normal, который присутствует на любом компьютере с Microsoft Word), где хранятся стили с такими же именами – текст будет форматирован на основе «родных» стилей компьютера, на который принесен документ.

Для решения данной проблемы в Microsoft Word предусмотрен специальный инструмент – Организатор, позволяющий копировать стили и макросы (в пособии не рассматриваются) из одних файлов и шаблонов в другие. Для вызова Организатора следует нажать кнопку в нижней части области стилей, и в открывшемся окне нажать кнопку «Импорт / Экспорт…». Окно Организатора показано на Рис. 4 .13. В окне Организатора нас будет интересовать только вкладка «Стили».

Принцип работы с окном Организатора прост: слева и справа окна располагаются списки стилей в двух файлах (обычно в документе и шаблоне), а сами файлы выбираются в выпадающих списках ниже. Любой из файлов можно закрыть одноименной кнопкой, а затем при помощи появившейся кнопки «Открыть файл…» открыть любой другой файл или шаблон. Затем в одном из списков выделяется один или несколько стилей и кнопкой «Копировать» копируется в другой список. Можно копировать как слева направо, так и справа налево. Также можно переименовывать стили в списках и удалять их.

Также в Microsoft Word 2010 имеется возможность экспортировать набор стилей из ленты (но не из области задач) в файл шаблона. Для этого следует предварительно настроить стили в одноименной группе Главной ленты «под себя», затем нажать кнопку « Изменить стили» и в ее меню выбрать Набор стилей – Сохранить как набор экспресс-стилей…. В открывшемся окне вводится имя создаваемого шаблона.

Рис. 4.13 Окно Организатора для копирования стилей между документами

Также в меню Набор стилей кнопки « Изменить стили» присутствуют команды Восстановить экспресс-стили документа / шаблона. Эти команды сбрасывают все изменения, внесенные пользователем во встроенные стили.

Управление отображением стилей в области задач

Общее число встроенных стилей в Microsoft Word (без учета тем и стилей, созданных пользователем) превышает сотню. Вынесение всех этих стилей на панель задач создаст огромный список, поиск в котором нужного стиля будет занимать очень много времени. Поэтому в данную область по умолчанию выносятся далеко не все стили.

В Microsoft Word у пользователя есть возможность управлять тем, какие стили будут отображаться в области задач. Для этого следует щелкнуть по ссылке «Параметры…» в нижней части области задач. Будет открыто диалоговое окно Рис. 4 .14.

Верхний выпадающий список внизу области задач выбрать, какие именно стили должны быть показаны в области задач. Пункт «Рекомендованные» отображает стили в соответствии со специальными рекомендациями, изначально разработанными создателями Microsoft Word. «Используемое» отображает только те стили и их модификации, вхождение которых имеется в документе; «В текущем документе» – стили, применимые к объектам, содержащимся в документе; «Все» – полный список стилей, как предусмотренных разработчиками, так и созданных пользователем.

Второй выпадающий список определяет порядок сортировки стилей в области задач. Три флажка ниже определяют, будут ли в списке отображаться строки вида «Заголовок 1 + курсив» и т.д. Флажки ниже рассматриваться в пособии не будут.

Рис. 4.14 Диалоговое окно настройки списка отображаемых стилей

При желании можно еще более тонко настроить отображение стилей, самостоятельно изменив рекомендации. Это делается при помощи окна расширенного управления стилями, которое вызывается кнопкой . Окно состоит из четырех вкладок.

Вкладка «Изменение» содержит список стилей, область примера стиля и его текстового описания, а также кнопки для изменения и удаления выделенного стиля, а также для создания нового стиля на основе выделенного.

Рис. 4.15 Диалоговое окно расширенного управления стилями

Вкладка «Рекомендации» (Рис. 4 .15, слева) содержит таблицу, где у каждого стиля имеется собственный сортировочный номер. Если у нескольких стилей номера одинаковые, они сортируются по алфавиту. Верхние кнопки служат для быстрого выделения группы стилей (чтобы затем присвоить всей группе один номер и «загнать» всю группу, например, в верхнюю часть списка), группа кнопок ниже позволяет непосредственно управлять сортировочными номерами списка, и, наконец, кнопки внизу управляют видимостью стилей в списке.

Рис. 4.16 Область задач «Инспектор стилей»

Третья вкладка позволяет запретить другим пользователям изменять стили при просмотре документа. Вопросы работы с документами нескольких пользователей в данном пособии не рассматриваются. Наконец, четвертая вкладка (Рис. 4 .15, справа) позволяет быстро внести изменения в стиль «Обычный» и, как следствие, почти во все стили документа. Здесь выбираются гарнитура, размер и цвет шрифта, отступы абзаца (включая красную строку) и его выравнивание, интервалы в начале и конце абзаца и межстрочный интервал. Другой способ открыть четвертую вкладку этого окна – нажать кнопку «Изменить стили» на Главной ленте и выбрать из ее меню команду Интервал между абзацами – Пользовательские интервалы для абзаца….

Кнопка вызывает отдельную небольшую область задач «Инспектор стилей» (Рис. 4 .16), в котором показано, какие стили и с какими дополнениями применены к символу и к абзацу выделенного фрагмента. Кнопки в окне позволяют быстро заменить стиль абзаца на «Обычный», стиль символов на «Основной шрифт абзаца» (стиль символов, лежащий в основе стиля «Обычный»), а также убрать дополнительной форматирование символов и абзаца». Кнопка «Очистить все» эквивалентна нажатию всех четырех кнопок , а кнопка открывает окно создания нового стиля.

Кнопка в инспекторе стилей позволяет открыть задач «Показать форматирование». В этой области задач сверху показывается образец с контекстным меню, а ниже перечислены параметры форматирования выделенного абзаца или абзаца, в котором находится курсор. Установив флажок «Сравнить с другим объектом», можно отобразить второе поле образца. Теперь перемещение курсора или выделение текста влияет на второе поле, первое остается неизменным. В основной области перечисляются параметры форматирования, различающиеся у первого и второго образцов. Щелчки по гиперссылкам в основной области (выделены синим цветом) открывают соответствующие диалоговые окна.