- •Первичное наблюдение – основа информационной системы бухгалтерского учета
- •Содержание:
- •5.1 Документы как источник первичной информации
- •Иллюстрация 5.1 Классификация документов
- •Иллюстрация 5.2 Организационно-распорядительная документация организации
- •Иллюстрация 5.3 Форма приказа
- •Повестка дня
- •Слушали:
- •Иллюстрация 5.4 Структура текста протокола
- •Иллюстрация 5.5 Образец акта
- •Иллюстрация 5.6 Образец письма
- •Иллюстрация 5.7 Докладная записка
- •5.2. Классификация документов бухгалтерского учета
- •Иллюстрация 5.8 «Продукт» бухгалтерии
- •Иллюстрация 5.9 Бухгалтерская документация
- •Иллюстрация 5.10 Обязательные реквизиты дающие документу юридическую силу
- •Иллюстрация 5.11 Классификация документов бухгалтерского учета
- •Иллюстрация 5.12 Внутренний документ – приходный кассовый ордер
- •Счет-фактура №00000000903 от 30 декабря 2013 г.
- •Иллюстрация 5.13 Внешний документ – счет-фактура поставщика
- •Платежное поручение № 460
- •Иллюстрация 5.14 Внешний документ – платежное поручение заказчика
- •Доверенность №8
- •Иллюстрация 5.16 Организационно-распорядительный документ – Доверенность
- •Накладная на отпуск запасов на сторону
- •Иллюстрация 5.17 Оправдательный документ – Накладная на отпуск запасов на сторону
- •Расходный кассовый ордер
- •Иллюстрация 5.18 Документ, сочетающий в себе разрешительный характер и оправдательный характер – Расходный кассовый ордер
- •Иллюстрация 5.19 Документ бухгалтерского оформления
- •Авансовый отчет
- •Иллюстрация 5.22 Сводный документ – Авансовый отчет
- •5.3 Организация системы управления документооборотом документооборотом
- •Документооборот Иллюстрация 5.23 Последовательность движения документов в организации
- •Иллюстрация 5.24 Процедуры бухгалтерской обработки первичных документов
- •5.4 Сущность инвентаризации, ее виды и порядок проведения
- •Иллюстрация 5.25 Виды инвентаризаций
- •В обязательном порядке инвентаризация проводится:
- •Иллюстрация 5.26 Случаи проведение обязательных инвентаризаций
- •Иллюстрация 5.27 Процесс инвентаризации
Иллюстрация 5.24 Процедуры бухгалтерской обработки первичных документов
Подготовка организационно-распорядительных документов ведется в бухгалтерии по общим правилам составления и оформления служебных документов. Отправка и обработка исходящих документов бухгалтерии производится в общем потоке документов учреждения через секретаря-референта или канцелярию (экспедицию).
При отправке проверяется правильность оформления документа: наличие подписи; наличие даты; наличие заголовка; правильность адресования; наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается в бухгалтерию для доработки.
Сроки хранения документов по бухгалтерскому учету и отчетности определены в Постановление Правительства Республики Казахстан от 26 декабря 2011 года № 1605 «Об утверждении перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения» (Приложение 5.51).
Для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения составляется Номенклатура дел (Приложение 5.53). Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
До передачи в архив организации, завершённые в делопроизводстве и исполненные документы, хранятся в делах по месту их формирования в течение одного года. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или в кассе организации. Документы, имеющие научно-историческую ценность, по истечении установленных сроков сдают в местный государственный архив по акту. Документы, не имеющие такой ценности уничтожаются по акту, подписанному членами экспертной комиссии. В составе комиссии обязательно должен быть представитель архивного фонда. Акты утверждаются руководителем организации.
Передача дел из структурных подразделений в архив организации осуществляется по описям дел, составляемым по результатам экспертизы ценности документов и дел, завершенных в делопроизводстве (Приложение 5.54). Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в архив организации по номенклатуре дел.
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любых компаний, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов. Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.