Питання 5. Бюджетний контроль

Складений бюджет відображає показники, що їх має досягти підприємство. Але в процесі господарської діяльності можуть бути відхилення, тобто різниця між бюджетними та фактичними показниками. Для своєчасного виявлення відхилень і відповідного реагування на них, здійснює бюджетний контроль.

Бюджетний контроль полягає у співвідношенні фактичних результатів з бюджетом, аналізі причин відхилень і внесені відповідних коректив.

Звіт про виконання бюджету містить порівняння запланованих і фактичних показників та розрахункових відхилень із вказанням їх причин.

Аналіз відхилень є процесом систематичного порівняння бюджетних (стандартних) і фактичних показників діяльності та пояснення причин відхилень.

Існують деякі причини, з яких можуть виникнути відхилення, їх поділяють на зовнішні, незалежні від діяльності підприємства, та внутрішні, залежні від діяльності підприємства:  Зовнішні причини: (• економічні, соціальні, юридичні і політичні зміни; • зміни в конкуренції; • зміна умов поставок).

Внутрішні причини: (• зміна методів управління; • неефективне використання ресурсів; • неякісне складання бюджету).

Підприємство повинно відреагувати на відхилення, якщо вони негативні. Якщо вони сприятливі, то, можливо, проаналізувати причини їх виникнення і постаратися підтримати цей рівень або навіть збільшити міру їх впливу.

Отже, розроблення бюджетів забезпечує періодичне планування операцій підприємства, дає можливість передбачити майбутні проблеми і визначити найкращий шлях досягнення стратегічної мети.

Бюджетування дає можливість уникнути анархії, узгоджувати дії та інтереси різноманітних підрозділів підприємства, кількісно обґрунтувати їх плани й оцінити витрати, пов'язані з виконанням цих планів.

Поза як бюджети відображають операції підприємства в майбутньому, то вони є підґрунтям для оцінки діяльності менеджменту в міру виконання поставлених цілей. Порівняння фактичних і планових результатів дає можливість оцінити ефективність і результативність діяльності підприємства.

Бюджети є інструментом ефективного оперативного управління підприємством, а також засобом прогнозування на підставі розроблення різних сценаріїв розвитку підприємства з урахуванням змін та впливу як внутрішніх, так і зовнішніх факторів.

Кваліфіковане розроблення бюджету та використання усіх його можливостей ґрунтується на застосуванні комп'ютерної техніки.

Питання 6. Етапи впровадження бюджетування

Етап 1. Формалізація та оптимізація бізнес-процесів.

Коротко про те, які задачі будуть автоматизовані і як. У ході етапу складається 5-15 схем руху інформації (по однієї на функціональну область — планування продажів, закупівля, зберігання тощо). На цьому етапі в роботі беруть участь менеджери, провідні спеціалісти, начальники підрозділів і IT-менеджер. Результатом цього етапу будуть сформульовані мовою конкретних функцій і задач усіх підрозділів фірми. Таким чином, це, фактично, етап постановки задачі. Також на цьому етапі необхідно:

• обрати бюджетний комітет,

• визначити регламент роботи бюджетного комітету,

• визначити перелік структурних підрозділів які беруть участь у бюджетному плануванні,

• визначення структури підприємства і визначення найбільш значимих статей для більш глибокої деталізації при плануванні,

• описати систему погодження витратної части бюджету

Етап 2. Технічне завдання.

Спираючи на затверджену постановку, можна розробляти ТЗ. Іншими словами, постановка задачі відповідає на запитання: «Що треба автоматизувати?», а ТЗ — «Як конкретно треба автоматизувати?». ТЗ складається з IT-менеджерами і начальниками відділів — «власниками бізнес-процесів». У ньому детально описуються всі об'єкти інформаційної системи, у тому числі:

• уніфікація БД філій, відокремлених підрозділів тощо.

• описати спільні довідники, які повинні бути уніфіковані

• описати алгоритм ведення спільних довідників

• описати довідники ЦФВ доходів і витрат

• описати зв’язки довідників ЦФВ з іншими БД підприємства

• описати алгоритм взаємозв’язків між довідниками і т.д.

Етап 3. Програмування.

Після затвердження ТЗ можна приступати до програмування. На цьому етапі визначається програмне забезпечення для досягнення поставленої задачі та його узгодження з існуючими на підприємстві базами даних, програмування самої системи.

Етап 4. Навчання користувачів та розробка документації.

Основна задача цього етапу — підготовка етапу досвідченої експлуатації. На цьому етапі необхідно навчити користувачів роботі із системою (а іноді і з ПК), видати їм посадові інструкції.

Етап 5. Експериментальна експлуатація.

Починається експериментальна експлуатація. Етап, на якому можна об'єктивно оцінити все зроблене раніше. Система починає працювати не на папері.