Аппаратура и материалы

Для выполнения лабораторной работы необходима следующая аппаратура и материалы: персональный компьютер, операционная система семейства Windows; система управления базой данных Microsoft Access.

Указания по технике безопасности

Лабораторная работа проводится на ПЭВМ. Запрещается прикасаться к задней панели системного блока при включенном питании, переключать разъемы интерфейсных кабелей периферийных устройств, загромождать верхние панели устройств бумагами и посторонними предметами, допускать попадание влаги на поверхность системного блока, монитора, клавиатуры и других устройств.

Методика и порядок выполнения работы

Задание 1. 1. Для создания новой базы данных:

• загрузите Access, в появившемся окне выберите пункт Новая база данных;

• в окне «Файл новой базы данных» задайте имя вашей базы) и выберите папку, где ваша база данных будет находиться. Имя задайте Преподаватели_Фамилия, а тип файла оставьте прежним dbl, так как другие типы файлов нужны в специальных случаях;

• щелкните по кнопке «Создать».

2. Для создания таблицы базы данных:

• в окне базы данных выберите вкладку Таблицы, а затем щелкните по кнопке «Создать»;

• в окне «Новая, таблица» выберите пункт Конструктор и щелкните по кнопке «ОК». В результате проделанных операций открывается окно таблицы в режиме конструктора, в котором следует определить поля таблицы.

3. Для определения полей таблицы:

• введите в строку столбца «Имя поля» имя первого поля Код преподавателя;

• в строке столбца «Тип данных» щелкните по кнопке списка и выберите тип данных Счетчик. Поля вкладки Общие оставьте такими, как предлагает Access.

Для определения всех остальных полей таблицы в соответствии с таблицей 1 выполните действия, аналогичные указанным выше. Размер поля устанавливается на вкладке Общие, расположенной внизу окна конструктора.

Таблица 1

Имя поля	Тип данных	Размер поля (вводится внизу окна на вкладка Общие)
Код преподавателя	Счетчик
Фамилия	Текстовый	15
Имя	Текстовый	15
Отчество	Текстовый	15
Дата рождения	Дата/время	Краткий формат даты
Должность	Текстовый	9
Дисциплина	Текстовый	11
Телефон	Текстовый	9
Зарплата	Денежный

4. Для сохранения таблицы:

• выберите пункт меню Файл, Сохранить;

• в диалоговом окне «Сохранение» введите имя таблицы Преподаватели;

• щелкните по кнопке «ОК».

Задание 2. 1. Задайте условия на значение для вводимых данных:

• войдите в режим Конструктор для проектируемой таблицы. Если вы находитесь в окне базы данных, то выберите вкладку Таблицы и щелкните по кнопке «Конструктор». Если вы находитесь в режиме таблицы выполните команду Вид, Конструктор;

• в верхней части окна щелкните по полю «Должность»;

• в нижней части окна щелкните по строке параметра Условие на значение;

• щелкните по кнопке … для определения условий на значение при помощи построителя выражений;

• в появившемся окне напишите слово Профессор, затем щелкните по кнопке Or (эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), напишите Доцент, снова щелкните по этой же кнопке, напишите Ассистент и щелкните по кнопке «ОК». Таким образом, вы ввели условие, при котором в поле «Должность» могут вводиться только указанные значения.

2. В строке Сообщение об ошибке введите предложение «Такой должности нет, правильно введите данные».

3. В строке Значение по умолчанию введите слово «Доцент».

4. Введите ограничения на данные в поле «Код». Здесь ограничения надо вводить не совсем обычным способом. Дело в том, что коды преподавателей не должны повторяться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения. Поэтому измените в поле «Код» тип данных на числовой, а для выполнения первого условия сделайте следующее:

• щелкните по строке параметра Индексированное поле;

• выберите в списке пункт Да (совпадения не допускаются);

• перейдите в режим Таблица, выполнив команду Вид, Режим таблицы. На вопрос о сохранении таблицы щелкните по кнопке «Да».

5. Введите данные в таблицу в соответствии с таблицей 2. Попробуйте в поле «Должность» любой записи ввести слово Лаборант. Посмотрите, что получилось. На экране должно появиться сообщение: «Такой должности нет, правильно введите данные». Введите правильное слово.

Таблица 2

Код	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рожд.	Должность	Дисциплина	Телефон	Зар- плата
1	Истомин	Ремир	Евгеньевич	23.10.54	Доцент	Информатика	110-44-68	890р.
2	Миронов	Павел	Юрьевич	25.07.40	Профессор	Экономика	312-21-40	1200р.
3	Гришин	Евгений	Сергеевич	05.12.67	Доцент	Математика	260-23-65	760 р.
4	Сергеева	Ольга	Ивановна	12.02.72	Ассистент	Математика	234-85-69	450р.
5	Емец	Татьяна	Ивановна	16.02.51	Доцент	Экономика	166-75-33	890р.
6	Игнатьева	Татьяна	Павловна	30.05.66	Доцент	Информатика	210-36-98	790р.
7	Миронов	Алексей	Николаевич	30.07.48	Доцент	Физика	166-75-33	890 р,

6. Для изменения ширины каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных:

• щелкните в любой строке поля «Код»;

• выполните команду Формат, Ширина столбца;

• в появившемся окне щелкните по кнопке «По ширине данных». Ширина поля изменится;

• проделайте эту операцию с остальными полями.

7. Для поиска в таблице преподавателя Миронова:

• переведите курсор в первую строку поля «Фамилия»;

• выполните команду Правка, Найти;

• в появившейся строке параметра Образец введите Миронов;

• в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);

• в строке параметра Совпадение выберите из списка С любой частью поля;

• в строке параметра Только в текущем поле установите флажок (должна стоять «галочка»);

• щелкните по кнопке «Найти». Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Миронов;

• щелкните по кнопке «Найти далее». Курсор перейдет на седьмую запись и также выделит слово Миронов;

• щелкните по кнопке «3акрыть» для выхода из режима поиска.

8. Для замены заработной платы ассистенту Сергеевой с 450 р. на 470 р.:

• переведите курсор в первую строку поля «Зарплата»;

• выполните команду Правка, Заменить;

• в появившемся окне в строке Образец введите 450,00р.;

• в строке Заменить на введите 470,00р. Обратите внимание на остальные опции – вам надо вести поиск по всем записям данного поля;

• щелкните по кнопке «Найти далее». Курсор перейдет на четвертую запись, но здесь не нужно менять данные, поэтому снова щелкните по кнопке «Найти далее». Курсор перейдет на девятую запись – это то, что нам надо;

• щелкните по кнопке «3аменить». Данные будут изменены;

• щелкните по кнопке «3акрыть».

9. Для сортировки данных в поле «Год рождения» по убыванию:

• щелкните по любой записи поля «Год рождения»;

• выполните команду Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле «Год рождения»

10. Для фильтрации данных по полям «Должность» и «Дисциплина»:

• щелкните по записи Доцент поля «Должность»;

• выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях – доцентах;

• щелкните по записи Информатика поля «Дисциплина»;

• выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях – доцентах кафедры информатики;

• выполните команду Записи, Удалить фильтр. В таблице появятся все данные.

11. Для просмотра созданной таблицы:

• выполните команду Файл, Предварительный просмотр.

• закроите окно просмотра.

12. Закройте базу данных Преподаватели_Фамилия.

Задание 3. 1. Откройте систему управления базой данных Microsoft Access.

2. Создайте структуру таблицы «Грузоотправитель», содержащую следующие поля: шифр грузоотправителя; номер документа по грузоперевозке; наименование груза; вес груза; ценность груза; вид транспорта; дата погрузки; сведения об оплате; адрес грузоотправителя.

4. Введите соответствующие данные в режиме таблицы.

5. Отредактируйте данные в режиме таблицы.

Содержание отчета и его форма

1 . Продемонстрировать данную работу на ПК.

2. Ответить на контрольные вопросы.

Вопросы для защиты работы

1. Что такое база данных?

2. Какое расширение имеет файл базы данных?

3. Какие типы данных использует Access?

4. Как создать структуру базы данных?

5. Как ввести данные в таблицу и отредактировать их?

Лабораторная работа № 16

Составление форм, запросов, отчетов в MS Access

Цель и содержание

Научиться формировать запросы к базе данных по заданному критерию, составлять формы и отчеты.

Теоретическое обоснование

Общие сведения о формировании запросов

В Access поиски отбор любой нужной информации можно производить с использованием запросов, имеющих большие возможности, чем рассмотренные ранее средства. Запросы используются примерно так же, как таблицы.

Запрос представляет собой вопрос о данных, хранящихся в таблицах, или инструкцию на отбор записей, подлежащих изменению.

В Access имеется возможность самостоятельно создать запрос или воспользоваться мастером по разработке запросов. Чаще всего запрос разрабатывается самостоятельно. Однако для создания специальных запросов возможно применение мастера.

Самым распространенным типом запроса является запрос на выборку.

Для подготовки запроса необходимо определить:

– поля, по которым будет проводиться поиск;

– искомое значение;

– поля, выводимые в результате выполнения запроса.

Выражения в запросах

Для указаний условий отбора данных и для создания вычисляемых полей в запросах используются выражения.

Выражения представляют собой формулы, по которым вычисляются необходимые значения. Различаются арифметические и логические выражения. Выражения могут состоять из следующих элементов:

– литералов,

– операторов,

– констант,

– идентификаторов,

– функций.

Литерал – это точное значение, которое Access использует именно в том виде, как оно вводится. При записи литерала используются специальные символы-ограничители, которые указывают на тип данных литерала.

Если литерал – число, то он вводится без ограничений. Например, 465.8.

Текстовый литерал должен иметь в качестве ограничителя кавычки или апостроф («» или ‘’). Например, «Иванов» или ‘Иванов’.

В литералах типа дата используется ограничитель #. Например, #12/11/96#. В случае литерала типа поле или элемента управления вводятся ограничители [ ]. Например, [Фамилия].

Оператор указывает действие, которое должно быть выполнено с элементами выражения.

Выделяются следующие группы операторов:

– арифметические: * умножение, + сложение, - вычитание, / деление, ^ возведение в степень;

– соединение частей текста &, например, =[Фамилия] & “ “&[Имя];

– сравнения: < меньше, <= меньше или равно, > больше, >= больше или равно, = равно, <> не равно;

– логические: And (И), Not (Нет), Or (Или);

– операторы SQL:

– Link – для использования логики замены в выражениях,

– In – для определения, содержится ли элемент данных в списке значений,

– Between…And – для выбора значений из определенного интервала.

Константа – это неизменяемая величина. К наиболее часто используемым константам относятся Null (соответствует полю, не содержащему значений или символов), Истина, Ложь.

Идентификатор – это имя, введенное в выражение для резервирования места под значение, которое хранится в поле или элементе управления. На основе использования идентификаторов можно создавать выражения, которые используют информацию, хранящуюся в таблицах, формах, отчетах.

Идентификаторы обычно заключаются в [ ]. Например, [Дата] относится к значению поля Дата таблицы СТУДЕНТ.

Функция – это специальное имя, которое используется для выполнения какой-либо операции и может применяться в выражениях. В Access встроено несколько десятков функций. Аргументы функции должны заключаться в ( ).

Скобки могут быть опущены только при нулевом аргументе. Примерами функций, используемых при построении выражений в запросах, могут служить:

– Avg( ) – среднее арифметическое значение,

– Count( ) – количество записей,

– Sum( ) – сумма всех записей и т.д.

Ввод данных с использованием формы

Данные в таблицу базы данных вводить и редактировать намного удобнее, если воспользоваться экраном в виде некоторого бланка, формы.

Такой способ ввода позволяет видеть на экране все данные одной записи и вводить дополнительный текст, поясняющий значение каждого поля. Можно создать форму, напоминающую печатную форму, расположить в ней окна списков, фотографии, графики и др.

Разработка детального отчета

Для получения отчета улучшенного внешнего вида необходимо подготовить детальный отчет. Он должен иметь наглядную форму и содержать больше информации, чем простая распечатка таблицы.

Целесообразно для создания обычного детального отчета использовать мастера отчетов.

Access включает следующие мастера отчетов:

• Автоотчет: в столбец

• Автоотчет: ленточный

• Мастер диаграмм

• Почтовые наклейки

При создании простого отчета выводятся все поля и записи из таблицы или запроса, причем каждое поле – на отдельной строке. При выборе мастера отчета требуется определить стиль отчета (Строгий, Доклад, Табличный), его ориентацию на странице (Книжная, Альбомная), присвоить имя отчету и ввести заголовок отчета.