Технологии для сохранения опыта и знаний сотрудников

Решение данной задачи достигается за счёт включения в состав портальных решений следующих компонентов:

• Системы управления проектами — составление расписания работ, отслеживание его выполнения, наглядное отображение состояния проекта по мере его выполнения.

• Системы управления документооборотом - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Основные компоненты, из которых складывается функциональность любой системы управления документооборотом, следующие:

• Управление документами в хранилище. Включает процедуры добавления и изъятия документов, сохранения версий, передачи на хранение в архив, поддержания архива и т.п.

• Поиск документов. Состоит из поиска по атрибутам, визуального поиска по различным деревьям, в которые уложены документы, поиска по полному тексту, смыслового поиска и т.п.

• Маршрутизация и контроль исполнения. Обеспечивает доставку документов в рамках бизнес-процедур организации.

• Отчеты. Служат аналогом конторских журналов учета документов и являются основой для принятия управленческих решений.

• Администрирование — поддержка работы самой системы.

• Базы знаний — совокупность знаний, относящихся к некоторой предметной области и формально представленных таким образом, чтобы на их основе можно было осуществлять рассуждения.

В отличие от традиционных баз данных база знаний проектируется для поддержания процесса принятия решения, а не просто для хранения совокупности данных. Знания отличаются от данных специфической структурой и дополнительными свойствами, основными из которых являются:

• интерпретируемость;

• наличие классифицирующих отношений (отношения типа «элемент — множество», «тип — подтип», «ситуация — подситуация» и др.);

• наличие ситуативных связей.

Принципы построения баз знаний и управления ими универсальны для всех сфер деятельности. В сжатом виде их можно представить следующим образом.

1. Постоянный сбор информации.

2. Формирование знаний. Информация помещается в базу не в произвольном виде, а после тщательной обработки: выделяются специальные признаки для установления связей, позволяющих трансформировать информацию в знание.

Полями базы знаний могут быть:

• «информация», где накапливается исходная текстовая и цифровая информация;

• «вопрос» (каждой информации может быть поставлен вопрос, ответом на который она и является; это контекст информации, который может быть использован пользователем при извлечении и поиске знаний в базе);

• «история вопроса» — проблема, породившая вопрос;

• «область» информации;

• «обладатель» знаний, «дата» и др.;

3. Постоянное обновление информации и знаний. База знаний не может быть создана раз и навсегда, она требует необходимых изменений.

4. Непрерывный анализ знаний. Данный принцип относится не к созданию знаний, а к организации работы с ними. Решение проблемы должно приниматься на основе всех накопленных знаний организации.