Тема 4 Интеграционные процессы в менеджменте

…Умение общаться с людьми – такой же покупаемый за деньги товар, как сахар или кофе.И я готов платить за это умение больше, чемза какой-либо другой товар в этом мире. Дж. Рокфеллер

Цели:

После изучения темы вы сможете:

• объяснить сущность и значение информации в управлении;

• выделять различные виды информации;

• рассмотреть коммуникацию как интегрирующий фактор управления;

• различать вертикальные, горизонтальные и др. виды коммуникаций;

• проанализировать коммуникационный процесс;

• составлять схемы коммуникационных сетей;

Структура лекции

1. Сущность и виды управленческой информации.

2. Внутрифирменная информационная система.

3. Понятие и значение коммуникаций в менеджменте. Виды коммуникаций.

4. Понятие коммуникационного процесса.

5. Коммуникативные сети и роли.

6. Межличностные коммуникации. Организационные коммуникации и их совершенствование.

1. Управленческая деятельность начинается со сбора, накопления и переработки информации.

Информация – это совокупность различных сообщений об изменениях в системе управления и окружающей ее среде.

Управление как информационный процесс состоит в обмене информацией между субъектом управления, управляемым объектом и внешней средой.

Информационное обеспечение менеджмента представляет собой совокупность сведений о состоянии и динамике объекта управления, необходимых для принятия и реализации управленческих решений.

Информация, используемая в процессе управления, может быть классифицирована по различным признакам.

По содержанию различают: экономическую, организационную, социальную и научно-техническую информацию.

По направлению информационных потоков принято различать входящую и исходящую информацию.

По степени преобразования различают первичную и производную информацию.

По степени использования выделяют информацию однократного и многократного использования.

По месту образования информация может быть внутренняя и внешняя.

Основным носителем информации является документ, т.е. материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.Поток документов, последовательно проходящих в организации с момента их создания или получения до исполнения или отправки, называется документооборотом.

Все виды работ по оформлению, написанию и обработке документов охватывает делопроизводство – специальный раздел управления.

Основными направлениями информационного обеспечения менеджмента организации являются:

• получение и обработка поступающей информации, ее анализ и доведение до исполнителей;

• сбор и формирование информации о деятельности организации;

• распространение информации организации внутри нее и за ее пределами;

• анализ информации о деятельности организации;

• получение данных контроля за деятельностью организации и ее подразделений;

• подготовка решений менеджера;

• расчеты по определению ресурсов организации;

• учет и отчетность организации;

• налоговые расчеты и документирование;

• финансовые и кредитные расчеты;

• учет и распределение запасов;

• кадровая, снабженческая, маркетинговая информация;

• информация по рекламе и паблик-рилейшнз;

• справочная информация и базы данных;

• архив организации;

• переписка организации;

• контроль за отданными распоряжениями и их выполнением;

• автоматизация рабочих мест руководителей и управленческого персонала.

2. Техническое обеспечение процесса управления охватывает технические средства, применяемые для обработки информации в сфере управления. В общем виде, средства труда в управлении можно подразделить на два основных класса: средства оргтехники и вычислительные машины.

Технические средства управления, используемые для сбора и обработки информации, объединяются в различные информационные системы.

Внутрифирменная информационная система представляет совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней управления. В зависимости от уровня механизации и степени участия в подготовке управленческих решений различают следующие информационные системы:

• простые;

• смешанные;

• информационно-справочные;

• информационно-советующие;

• самонастраивающиеся;

• самообучающиеся;

• информационно-управляющие.

На крупных предприятиях и в организациях, осуществляющих управление группами предприятий, применяются автоматизированные системы управления (АСУ).

3. Коммуникации – это процесс обмена информацией, опытом, сведениями. Коммуникации позволяют координировать деятельность как внутри организации, так и налаживать внешние контакты.

Основные виды коммуникаций представлены на рис. 9.

Р исунок 9 Виды коммуникаций

Помимо деления на внутренние и внешние коммуникации подразделяются на вербальные и невербальные.

4. Коммуникационные задачи решаются путем коммуникационных процессов (см. рис.10,11).

Рисунок 10 Этапы и элементы коммуникационного процесса

Этапы и элементы можно связать в виде простой модели процесса обмена информацией.

Рисунок 11Коммуникационный процесс

5. Коммуникационная сеть – это соединение определённым образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью коммуникационных потоков.

На практике выделяют три типа коммуникационных сетей: открытые, закрытые и комбинированные.

- Открытые коммуникационные сети

Рисунок 12Сеть типа «змея»

Рисунок 13Сеть типа «тент»

- Закрытые коммуникационные сети

Рисунок 14Сеть типа «круг»

- Комбинированные коммуникационные сети

Рисунок 15Сеть типа «палатка»

6. При межличностном обмене информацией возникает множество барьеров, искажающих смысл информации по следующим причинам:

-неправильное восприятие;

-семантические преграды;

-неправильное использование «языка жестов» (невербальных символов);

-некачественная обратная связь;

-плохое слушание.

Вступающим в обмен информацией следует придерживаться следующих советов:

-проясните свои идеи перед началом их передачи;

-будьте готовы к потенциальным семантическим проблемам;

-следите за языком собственных жестов, поз, интонаций;

-будьте внимательны к чувствам других людей;

-добивайтесь установления обратной связи.

В дополнение к межличностным контактам менеджер должен иметь представление о преградах на пути обмена информацией в организации и методах совершенствования такого обмена (см. рис.16,17).

Рисунок 16 Преграды на пути организационных коммуникаций

Р исунок17 Пути улучшения коммуникаций в организациях

Литература:

1. Мескон М. и др. Основы менеджмента / пер. с англ./ – М.: Дело, 1992.

2. Пичужкин И.В., Жарков В.Н. Основы менеджмента: Учебное пособие. ­­– М.: Юрайт – Издат, 2003.

3. Игнатьева А.В. Основы менеджмента. – М.: 1995.

4. Управление организацией: Учебник/ под ред. А.Г. Поршнева.

Контрольные вопросы:

1. Дате определение коммуникации, какие виды коммуникаций можно выделить в организации?

2. Кто участвует в коммуникационном процессе?

3. Какие преграды возникают на пути межличностных коммуникаций?

4. Каким образом можно улучшить коммуникации в организации