Содержание

Точность

Релевантность

Полнота

Краткость

Охват

Эффективность

Форма

Четкость

Детальность

Упорядоченность

Подача

Носитель

Рисунок 11 – Характеристики высококачественной информации

Информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-эконо­мического, технического, технологического развития любой организации. Обладание ею дает в руки реальную власть, и поэтому лица, причастные к ней, стремятся ее утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать. Особенностями информации как ресурса являются:

– неисчерпаемость;

– сохраняемость и накапливаемость;

– возможность параллельного использования;

– легкость передачи, в том числе на основе купли-продажи.

Информационные системы (ИС) представляют собой совокупность методов и средств отбора, классификации, поиска, хранения, обработки и обновления информации.

Источниками информации могут быть:

– объект изучения и управления;

– системы и подсистемы менеджмента;

– внешняя среда и ее структурные элементы (клиенты, поставщики, конкуренты, законодательство);

Информационная система объединяет в себе аппаратные, программные средства и человеческие ресурсы для обеспечения потребностей организации в информации и коммуникации. Один из наиболее распространенных способов классификации ИС – по функциям, которые они выполняют в организации, и людям, которых они обслуживают (таблица 6).

Таблица 6 – Типы информационных систем

Информационная система	Содержание
Операционные информационные системы:	Обеспечивают информационные потребности, при осуществлении текущей деятельности, а также поддерживают функции нижнего операционного менеджмента
Системы обработки транзакций
Автоматизированные системы управления технологическим процессом
Офисные автоматизированные системы:
Управленческие информационные системы:	Ориентированы на поддержку принятия стратегических решений высшим менеджментом организации
Информационные системы отчетности
Системы поддержки принятия решений
Информационные системы топ-менеджмента
Программные средства коллективной работы

Организация потоков информации происходит следующим образом:

– горизонтальные потоки информации обеспечивают потребности в информации взаимозависимых структурных подразделений организации одного уровня;

– вертикальные потоки информации обеспечивают потребность в сведениях, которые содержатся в приказах, распоряжениях, заданиях (нисходящий поток информации) и отчетах, рапортах, информациях (восходящий поток информации);

– перекрестные потоки информации обеспечивают согласование работы взаимозависимых структурных подразделений различных структурных уровней.

Управление информационной системой предполагает ее планирование, ис­пользование, модернизацию и наращивание. Движение информации от отправителя к получателю в рамках таких систем со­стоит из нескольких этапов.

На первом этапе происходит ее отбор. Он бывает случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на опре­деленных критериях.

На втором этапе отобранная информация кодируется, т. е. облекается в ту фор­му, в которой будет доступна и понятна получателю, например письменную, таб­личную, графическую, звуковую, символическую и т. п. Подбирается и подходя­щий способ ее трансляции: устный, письменный, с помощью различного рода ис­кусственных сигналов или условных знаков.

На третьем этапе происходит передача информации. Если информация важна, считается, что не стоит ограничиваться одним каналом, а нужно по возможности дублировать этот процесс по нескольким, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может за­хлестнуть.

На четвертом этапе получатель воспринимает, расшифровывает и осмысливает информацию. Отправитель же ждет, чтобы получатель каким-то образом подтвердил факт по­лучения сообщения, степень понимания или непонимания его смысла, иными сло­вами, установил обратную связь.

В идеале это должно происходить без промедления (по возможности обусловли­ваться заранее), облекаться в форму, соответствующую ситуации, учитывать воз­можности восприятия. Сигналами обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, пе­рефраз, обобщение, выражение чувства. Поскольку они могут быть достаточно сла­быми, за реакцией иногда требуется специально наблюдать. Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надежность обме­на информацией и хотя бы частично избежать ее потерь, различных помех, иска­жающих смысл.

Контрольные вопросы:

1. Что представляет собой внешняя среда организации?

2. Дайте характеристику факторов макросреды организации.

3. Перечислите основные элементы микросреды организации.

4. Что относится к основным характеристикам внешней среды организации?

5. Каковы основные характеристики ситуаций неопределенности внешней среды?

6. Перечислите факторы, образующие внутреннюю среду организации и раскройте их особенности применительно к конкретной организации.

7. Назовите новые типы организационных структур, чем они отличаются от традиционных?

8. Охарактеризуйте организационно-правовые формы управления хозяйственной деятельностью в РК.

9. Объясните, почему руководство обязано учитывать взаимосвязь внутренних переменных?

10. Приведите источники деловой информации, проанализируйте их достоинства и недостатки.