4.7.2.Объединение проектов
1. Вставка подчиненных проектов
Microsoft Project позволяет вставлять один проект внутрь другого. В любом представлении со списком задач подпроекты выглядят как суммарные задачи. Ко всем задачам подпроекта имеется полный доступ: можно просматривать и изменять их содержимое, при этом меняются сведения о задачах в исходном файле проекта. Необходимость разбиения проекта на главный проект плюс подпроекты может быть вызвана как сложностью проекта и наличием подчиненных руководителей проекта, так и необходимостью переключаться между проектами с разными уровнями детализации.
Сохраним копию нашего проекта, под именем Проведение обследования.mpp. В качестве главного выберем проект Внедрение системы управления проектами.mpp, расположенный в том же каталоге, что и файл с заданием. (При необходимости можно создать свой собственный проект на основе шаблона Развертывание Microsoft Office Project 2003 с помощью команды Файл-Создать-Шаблоны -на моем компьютере).
В проекте Внедрение системы управления проектами.mpp, который будет главным, выбираем представление со списком задач, например Диаграмму Ганта.
Выделим задачу Начало работы. Обычно выделяют задачу, перед которой нужно вставить подпроект. Эта задача может находиться на любом уровне существующей структуры, вставленный проект будет находиться на том же уровне, что и выделенная задача. Однако если задача является суммарной, вставленный проект не может находиться на ее уровне.
Выберем пункт Проект в меню Вставка. В появившемся окне выберите имя вставляемого проекта и нажмите кнопку Вставить. После вставки название проекта появится в выделенной строке списка задач и в столбце индикаторов будет отображаться значок вставленного проекта. (При необходимости можно повторять эта процедуру для всех подпроектов, относящихся к главному проекту).
Диаграмма Ганта должна выглядеть так, как показано на рис. 22.
Рис. 22. Вставка подчиненного проекта
2. Копирование информации в новый проект
Сведения о ресурсах и задачах могут быть перенесены из одно проекта в другой. Для этого можно использовать стандартные команды Копировать ячейку, Вырезать ячейку и Вставить из меню Правка. При вырезании ячейки, она будет удалена из исходного проекта. Этим приемом можно пользоваться, чтобы разделить сложный проект на несколько подпроектов. Для копирования открываем нужный проект, из которого необходимо скопировать данные и выбираем соответствующее представление данных. Например, для копирования информации о задачах можно использовать Диаграмму Ганта. Выделив необходимые данные, выбираем пункт меню Копировать из меню Правка. Далее открываем проект, куда необходимо скопировать данные (создадим новый проект), и выбираем аналогичное представление данных. Выделяем строку, после которой мы хотим добавить копируемые данные. После этого выбираем пункт меню Правка-Вставить.
С помощью операции копирования самостоятельно создайте проекты Разработка корпоративного стандарта УП, Развертывание Microsoft Project и Пилотная эксплуатация. (Используйте суммарные задачи проекта Внедрение системы управления проектами.mpp)
Примечание. В тех случаях, когда необходимость изменять данные подпроекта отсутствует, можно сделать подпроект доступным только для чтения. Для настройки доступа необходимо в диаграмме Ганта выделить суммарную задачу, относящуюся к подпроекту и нажать кнопку Сведения о задаче на панели инструментов Стандартная. В диалоговом окне переходим на вкладку Дополнительно и устанавливаем флажок Только для чтения. В этом же окне можно разорвать связь между подпроектом и основным проектом, для этого убираем флажок Связь с проектом.
3. Создание объединенного (консолидированного) проекта
Кроме подхода «главного проекта плюс подпроекты» сведения из нескольких проектов также могут быть собраны в один объединенный проект. Такой проект также можно создать с помощью функции Вставка-Проект, но он обычно имеет следующие особенности:
Объединенный проект не обязательно должен иметь иерархическую структуру. Все вложенные проекты могут находиться на одном уровне;
Проекты могут не иметь абсолютно никакого отношения друг к другу,
Объединенный проект может быть только хранилищем нескольких файлов;
Объединение проектов в одном файле может быть временным и применяться, например, для формирования отчета.
Чтобы объединить существующие проекты в один новый консолидированный проект, необходимо:
Открыть все файлы проектов, подлежащих включению в главный проект.
В меню Окно выбрать команду Новое окно.
В открывшемся диалоговом окне выбрать в списке Проекты требуемые файлы; при необходимости изменить с помощью списка Представление используемое по умолчанию представление проекта и щелкнуть на кнопке ОК.
Объединим таким образом созданные в предыдущем задании проекты и сохраним результат под именем Консолидированный проект.mpp.
Примечание. Если объединяемые проекты недостаточно согласованны друг с другом по каким-либо параметрам (например, в них используются разные символы для представления аналогичных типов задач), MS Project выведет на экран соответствующее предупреждение; в этом случае вы можете либо положиться на его возможности по согласованию проектов (щелкнув на кнопке ОК), либо отменить операцию объединения и устранить различия самостоятельно
В созданный консолидированный проект можно включить другие проекты с помощью команды вставки проекта, о которой было рассказано выше. В таком консолидированном проекте все включенные проекты имеют «равные права»
Если проект используется исключительно для хранения нескольких проектов не связанных между собой, он называется базой данных проектов. Чтобы создать базу данных проектов, требуется предварительно открыть хотя бы один из тех проектов, которые вы хотите поместить в базу (можно открыть любой из созданных вами). После этого выполните следующие действия:
В меню Файл выберите команду Сохранить как...
В открывшемся диалоговом окне выберите в раскрывающемся списке Типы файлов пункт База данных проекта (.mpd).
В поле Имя файла введите имя создаваемой базы (База.mpd) и щелкните на кнопке Сохранить.В открывшемся окне Мастера экспорта в поле Название проекта скорректируйте (если требуется) имя включаемого в базу проекта и щелкните на кнопке Готово.
Чтобы добавить в базу данных очередной проект, следует его открыть в MS Project и затем повторить описанную выше последовательность действий. Отличие в том, что при указании, куда сохранять проект, требуется выбрать в списке файлов существующую базу данных проектов. Самостоятельно довавьте в базу все имеющиеся проекты.
4. Пул ресурсов
Такой проект служит исключительно для хранения сведений о ресурсах, их доступности, стоимости и текущем использовании. В качестве пула можно использовать как один из имеющихся проектов, содержащий все необходимые ресурсы, так и создать новый. Для создания нового пула ресурсов необходимо во вновь созданном проекте заполнить информацию о ресурсах, например, используя Лист ресурсов. Необходимо ввести, по крайне мере имя ресурса, единицу измерения и стандартную ставку. После сохранения пула ресурсов как обычного проекта, его можно подключать к другим файлам проектов. Для этого необходимо открыть файл пула ресурсов и файл проекта, к которому планируется добавить ресурсы. Далее в проекте выбираем пункт Сервис-Общие-Доступ к ресурсам . В открывшемся диалоговом окне Общий доступ к ресурсам устанавливаем переключатель Использовать ресурсы. В списке из выбираем имя файла пула ресурсов. Указываем метод обработки конфликта ресурсов. После нажатия на кнопку ОК файл проекта станет клиентом пула ресурсов. Все сведения из пула отображаться в проекте, а информация о ресурсах из файла проекта будет добавлена в файл пула.
При следующем открытии файла проекта, Вам будет предложено открыть и файл пула. Если пул ресурсов не будет открыт, то доступа к его ресурсам тоже не будет.
Самостоятельно создайте пул ресурсов на базе проекта Внедрение системы управления проектами.mpp и используйте его в одном из созданных проектов.
5. Связанные проекты
Под связанными проектами понимаются «равноправные» (относящиеся к одному уровню иерархии) проекты, хотя бы один из которых содержит задачу, имеющую предшественника или последователя в другом проекте. Таким образом, для создания взаимосвязанных проектов необходимо и достаточно установить связь между задачей одного проекта с задачей (или задачами) другого проекта. Задача, связанная с одной или несколькими задачами другого проекта, либо с проектом в целом, называется внешней.
Для создания внешней задачи необходимо:
1. Открыть оба проекта, которые требуется связать.
2. В меню Окно выбрать команду Упорядочить все, чтобы MS Project автоматически разместил окна проектов внутри основного окна так, чтобы они были видны одновременно.
3. В одном из них выбрать задачу, которая является последователем по отношению к связываемой задаче из другого проекта.
4. Открыть диалоговое окно Сведения о задаче для задачи-последователя, дважды щелкнув на ее имени в таблице задаче.
5. На вкладке Предшественники в первой свободной строке списка предшественников ввести в поле Ид. название проекта и порядковый номер задачи-предшественника, разделив их наклонной чертой (слэшем); например, если задача-предшественник входит в проект Проект2, и имеет порядковый номер 4, то в поле Ид. следует ввести Проект2\4.
6. Нажать клавишу <Enter>; в результате MS Project поместит в остальные поля этой же строки значение Внешняя задача, и они станут недоступны для редактирования.
7. Если задача-последователь должна быть связана с единственной задачей из внешнего проекта, то щелкнуть на кнопке ОК; если требуется создать связь с другими задачами этого проекта, то повторно выполнить п.п. 5 и 6.
В результате выполнения описанных действий в связываемых проектах произойдут следующие изменения :
в проект, содержащий задачу-последователя, будет помещена строчкой выше задача-предшественник,
в проект, содержащий задачу-предшественник, будет помещена строчкой ниже задача-последователь (для рассматриваемого примера это задача Завершение).
Названия обеих внешних задач, а также их отрезки на календарном графике отображается светло-серым цветом
Для контроля связей между проектами необходимо выбрать пункт Сервис-Связи между проектами. В открывшемся диалоговом окне будут показаны сведения о всех внешних предшественниках и внешних последователях. Также в любом представлении задач можно добавить в табличную часть поле Внешняя задача, в котором будет указано, является ли данная задача внешней по отношению к данному проекту, и поле Проект, в котором будет указано имя проекта, к которому относится задача. Для удаления связей между проектами можно использовать диалоговое окно Связи между проектами. Перейдя на вкладку внешних предшественников или последователей, выделите связь, которую необходимо удалить, и нажмите кнопку Удалить связь.
Установите связь между задачей проекта Консолидированный проект.mpp и задачей проекта Проведение обследования.mpp.
Библиографический список
1. Компьютер для менеджера / Под ред. Комягина В.Б. / Практическое пособие в 2 т. – М.: Изд-во ТРИУМФ, 1998. 416 с. 2. Козырев А.А. Информационные технологии в экономике и управлении: Учебник. СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2000. 360 с.
3. Управление проектами И.И.Мазур, В.Д.Шапиро, Н.Г.Ольдерогге. М.: Высшая школа, 2001. 875 с.
4. Путеводитель в мир управления проектами: Пер. с англ./ Под ред. Ю.Л.Эткинда. Екатеринбург: УГТУ, 1998. 191 с.
5. Информационные технологии управления: Методические указания к выполнению лабораторной работы для студентов специальности 061100 – Менеджмент организации / С.Н.Лапшина, В.В.Ташлыков. Екатеринбург: ООО «Издательство УМЦ УПИ», 2004. 48 с.
6. Управление проектами: Методические указания к лабораторным работам для студентов по специальности 080507.65 «Менеджмент организации», 080307.65 «Коммерция (торговое дело)», 080111.65 «Маркетинг», 080801.65 «Прикладная информатика в экономике»/ Буч О.В., Щербаков С.А., Мурманский государственный технический университет, 2007, 67 с.
7. Гультяев А. К. MS Project 2002. Управление проектами. Русифицированная версия: Самоучитель. - СПб.: КОРОНА принт, 2003. - 592 с., ил.