4.6.4.Корректировка выполнения плана
При выполнении проекта может возникать необходимость внесения дополнительных изменений в план непосредственно в процессе работы. Для изменения назначений ресурсов выберем пункт Внесение изменений в проект в меню Отслеживание Консультанта. Сократим трудозатраты Mенеджера, запланированные на задачу Утверждение ТЗ Заказчиком с 4 до 3-х часов. После ввода информации в ячейку Трудозатраты в соседней ячейке появится восклицательный знак. Необходимо щелкнуть по нему мышкой для того, чтобы определить, каким образом внесенные изменения повлияют на продолжительность работы (рис.21). Сократим продолжительность рабочего дня ресурса и сохраним длительность задачи равной 1 дню. Если мы впоследствии захотим увеличить трудозатраты Менеджера, то чтобы сохранить длительность выполнения задачи, нужно будет увеличить продолжительность рабочего дня.
Предположим теперь, что Менеджер не может выйти на работу, и утверждением технического задания будет заниматься Системный инженер. Внесем это изменение в проект. Для этого необходимо:
Выделить соответствующую задачу (Утверждение ТЗ Заказчиком)
На вкладке Дополнительно в окне, вызванном с помощью команды Сведения о задаче из контекстного меню (или с помощью соответствующей кнопки Панели инструментов) установить для задачи тип Фиксированнные трудозатраты.
На вкладке Ресурсы заменить ресурс Менеджер на ресурс Системный Инженер
Установить трудозатраты для Заказчика равными 4 часам, для Системного инженера – 3 часам
Примечание. После внесения изменений в назначения необходимо проверять проект на наличие ресурсов с превышением доступности.
Рис.21. Внесение изменений в трудозатраты.
Контрольные вопросы:
Что такое базовый план?
Какими способами можно ввести информацию о ходе выполнения проекта?
Как можно отслеживать ход выполнения проекта?
4.7.Совместная работа
4.7.1.Экспорт данных
В связи с широким распространением сети Интернет при работе над проектом имеет смысл публиковать наиболее важную информацию на веб-странице. Чтобы опубликовать представление (попробуем опубликовать Диаграмму Ганта), необходимо
Предварительно настроить вид представления так, как нужно для публикации.
Выбрать пункт Сохранить как Веб-страницу в меню Файл.
В открывшемся окне указать место сохранения и имя файла.
Нажать кнопку Сохранить.
В открывшемся окне Мастера экспорта нажать кнопку Далее. В следующем окне выбрать пункт Создать новую схему.
Выбрать тип экспортируемых данных и параметры страницы. Для каждого типа экспортируемых данных мастер открывает свое окно сопоставления.
В окне сопоставления необходимо добавить нужные поля. Можно добавить все поля нажав кнопку Добавить все, выбрать конкретное поле, нажав Добавить строку или использовать в качестве образца таблицу, нажав На основе таблицы.
После выбора необходимых полей нажать кнопку Готово. Это завершает работу мастера.
В случае если анализ проекта предполагает интенсивную работу с числовыми данными, сложное форматирование или вывод диаграмм, полезно использовать MS Excel. Опубликуем сведения из Диаграммы Ганта в файле данного типа. Для экспорта данных необходимо выбрать нужное представление и выделить в нем экспортируемые данные. (Когда необходимо выделить таблицу целиком, то нажимаем на верхнюю левую клетку). После отбора данных выбираем пункт Файл-Сохранить как. В открывшемся окне Сохранение документа необходимо выбрать тип файла Книга Microsoft Excel(*.xls). После нажатия на кнопку Сохранить появляется окно мастера экспорта, аналогичное использовавшемуся для публикации в виде веб-страницы. Нажав кнопку Далее, выбираем формат экспортируемых данных. В данном случае необходимо выбрать формат Выбранные данные. На следующих экранах создаем новую схему экспорта и выбираем типы данных для экспорта. Далее в окнах сопоставления данных (в общем случае это может быть сопоставление задач, ресурсов или назначений) выбираем поля экспортируемых данных и указываем то, как они будут представляться в MS Excel. После нажатия на кнопку Готово работа мастера экспорта завершается.
Для некоторых видов анализа необходимо разделять данные по наиболее общим типам. В MS Project существуют три основных типа даных - задачи, назначения и ресурсы. Если при экспорте данных указать формат данных Шаблон проекта (Excel), в созданной книге MS_Excel будет четыре листа: Таблица_ресурсов, Таблица_задач, Таблица_назначений и Таблица_сведений, содержащие данные, упорядоченные по типам. Создадим файл Excel с такими таблицами для нашего проекта.