4.5.2.Решение проблемы перегрузки ресурсов
При изменении процентного количества единиц ресурсов в Листе ресурсов (Вид-Лист ресурсов) пересчета трудозатрат и длительности в задачах не происходит. Если в Листе ресурсов установить, например, 200 процентов загрузки для ресурса Менеджер, эта операция будет эквивалентна удвоению ресурса, то есть назначению на все задания двух менеджеров. При изменении процентного количества ресурсов на вкладке Ресурсы вызываемой с помощью контекстного меню задачи (Сведения о задаче), в зависимости от установленного типа задачи пересчитываются либо трудозатраты, либо длительность задачи.
Если значение запланированных в задачах трудозатрат превосходит величину трудозатрат, которая может быть обеспечена за отведенное рабочее время при заданном количестве единиц ресурсов, появляется сообщение о перегрузке ресурса. Перегруженность ресурса может возникнуть, если на какое-то задание ресурсы назначены в недостаточном объеме, или в случае, если ресурс назначен одновременно на несколько задач. Таким образом, каждый раз, после того, как были проведены назначения ресурсов на задачи, необходимо провести проверку на наличие перегруженных ресурсов.
Сведения о перегруженных ресурсах можно увидеть, переключившись на представление Лист ресурсов. Для перегруженных ресурсов информация выводится красным цветом и в столбце индикаторов появляется предупреждающий значок. Еще один способ обнаружить перегруженные ресурсы состоит в том, чтобы выполнить команду Вид-Использование ресурсов, а затем Проект-Фильтр-Другие фильтры-Ресурсы с превышением доступности.
Чтобы увидеть, на какие задачи назначены ресурсы с превышением доступности, можно добавить в представление задач (например, диаграмму Ганта) столбец Превышение доступности. Для этого перейдем в табличную часть представления, выберем пункт Столбец из меню Вставка. В открывшемся окне в списке Имя поля выберем Превышение доступности. Если у задачи есть перегруженные ресурсы, то в данном столбце будет значение Да.
Чтобы увидеть, какое количество работы назначено перегруженному ресурсу в течение определенного времени можно использовать представление График ресурсов (Вид-График ресурсов). По умолчанию показываются пиковые единицы, однако можно выбрать например трудозатраты или процент загрузки (Для этого нажимаем в области окна правой кнопкой мыши и выбираем нужный режим из контекстного меню).
Сведения об использовании ресурса отображаются в Форме ресурса. Для того, чтобы ее увидеть, необходимо открыть представление Лист ресурсов и затем выбрать в меню Окно команду Разделить. После этого в нижней части окна появится Форма ресурсов, в которой будет показана информация о выбранном ресурсе.
Проанализируем загруженность Менеджера. Задача Анализ существующих у заказчика документов длиться три дня и на нее отведено 24 часа, то есть данная задача соответствует нормальной нагрузке по 8 часов в день. Далее начинается задача Разработка ТЗ и на день позже - задачи Интервью с менеджерами и инженерами. Каждая из трех перечисленных задач требует полного 8 часового рабочего дня, то есть в течение 4 дней (пока проходят интервью) менеджер должен справляться с утроенным объемом работ. Аналогично Методолог и Системный инженер в течение этих же 4 дней должны выполнять двойную нагрузку (им запланировано 32 часа на интервью в дополнение к одновременной разработке технического задания).
Существует несколько способов решения проблемы перегрузки ресурсов. Чтобы ликвидировать перегрузку можно:
изменить рабочий календарь перегруженного ресурса так, чтобы он имел большее количество рабочих часов, например увеличить длительность задачи или назначить сверхурочные;
уменьшить объем работы, которую должен выполнять перегруженный ресурс;
заменить ресурс;
назначить задачам дополнительные ресурсы. Это позволит уменьшить количество рабочих часов перегруженного ресурса;
если перегруженный ресурс выполняет несколько задач, можно задержать начало выполнения одной из них до тех пор, пока перегруженный ресурс не сможет приступить к ней;
разделить задачу, которую должен выполнять перегруженный ресурс, на части так, чтобы он мог выполнять часть этой работы в другое время;
В MS_Project ресурсы можно выравнивать вручную и автоматически. В ряде случаев для решения проблемы перегрузки ресурсов можно воспользоваться командой Сервис-Выравнивание загрузки ресурсов. Параметры на появившейся вкладке нужно задавать так, как показано на рис.15, после чего необходимо щелкнуть по кнопке Выровнять.
При включении параметра Выполнять автоматически загрузка ресурсов проекта выравнивается всякий раз, когда изменяется задача или ресурс. В крупном проекте его использование может замедлить работу с календарным планом. При выборе параметра Выполнять вручную перерасчет производится только при нажатии кнопки Выровнять. При необходимости могут быть выбраны различные порядки выравнивания:
Стандартный – учитываются связи с задачами-предшественниками, временной резерв (в первую очередь выравниваются критические задачи, для которых временной резерв равен 0), даты и ограничения (чем ограничение жестче, тем позднее программа займется выравниванием данной задачи)
Только по идентификаторам – Задачи выравниваются в соответствии с их порядковыми номерами в таблице задач (поле Ид). По мере необходимости применяется задержка задач с большими идентификаторами, и только затем анализируются другие условия. Способ удобен, когда задачи в таблице размещаются по мере возрастания их важности.
Рис.15. Выравнивание загрузки ресурсов.
По приоритетам, стандартный – в первую очередь учитываются приоритеты, все остальное – в стандартном порядке. Приоритет задачи можно установить в контекстном меню Сведения о задаче, на вкладке Общие. При необходимости можно устанавливать приоритет всего проекта.
Параметр поиск превышения доступности показывает, с какой степенью детализации будет отслеживаться нагрузка ресурса. Если, например, в плане проекта предусмотрено рабочее расписание ресурса с точностью до часа, необходимо выравнивать нагрузку, анализируя и меняя загруженность ресурса по часам. В нашем случае минимальной единицей в расписании является день.
При автоматическом выравнивании загрузки MS_Project может переносить задачи на более поздний срок при наличии резерва времени, а также заменять ресурсы на однотипные.
Выполним команду Сервис-Выравнивание загрузки ресурсов для ресурса Менеджер. В ответ на вопрос программы укажем, что выравнивание будет проводиться только для выбранного ресурса. После выравнивания значок в представлении Лист ресурсов, сигнализирующий о перегруженности ресурса, пропадает. В форме ресурсов появляется информация о выравнивающей задержке выполнения задачи Интервью с инженерами на 13 дней. Согласно информации в представлении Использование ресурсов, после выравнивания Менеджер в течение суток должен работать над техническим заданием, затем четыре дня брать интервью у инженеров, затем продолжить работу над ТЗ (еще 9 дней) и только потом приступить к задаче Интервью менеджеров. В представлении Диаграмма Ганта (рис. 16) длительность задачи Интервью с инженерами составляет 8 рабочих дней, поскольку первые 4 дня над ней работает Системный инженер, а последние - Менеджер. Очевидно, что проводить интервью после разработки ТЗ не имеет смысла, поэтому дальнейшее выравнивание нагрузки будем проводить вручную.
Если мы не хотим передвигать сроки выполнения проекта, нам необходимо либо привлечь других исполнителей, либо уменьшить запланированные трудозатраты. Снимем менеджера проекта с задачи Разработка ТЗ, а в задаче Проведение интервью уменьшим трудозатраты менеджера вдвое. Прежде чем вносить изменения установим для задач Разработка ТЗ и Проведение интервью тип Фиксированный объем ресурсов и снимем флажок Фиксированный объем работ.
Выделим задачу Разработка ТЗ и отменим назначение Менеджера на эту задачу с помощью кнопки Назначить ресурсы. Затем уменьшим вдвое значение трудозатрат Менеджера в задачах Интервью с Менеджерами и Интервью с инженерами, установив их равными 16 часам. Это удобно сделать в режиме Диаграммы Ганта, вызвав Форму задач (Окно-Разделить). Кроме того, здесь же, в Форме задач, изменим значение загруженности в графе Единицы со 100 до 50%.
Рис. 16. Диаграмма Ганта после автоматического выравнивания загрузки для Менеджера.
Аналогичным образом в задаче Проведение интервью уменьшим до 16 часов трудозатраты Методолога и Системного инженера, также установив для них загруженность 50%. В задаче Разработка ТЗ и установим их трудозатрты равными 40 часам, а загруженность – 50%.
Теперь ни один из наших ресурсов не является перегруженным, и можно сократить длительность задачи Интервью с инженерами до 4 дней. Для этого необходимо правильно задать трудозатраты менеджера в этой задаче, переключившись в представление Использование ресурсов. По датам выполнения задача должна совпадать с задачей Интервью с менеджерами. Задавать трудозатраты необходимо в табличной части представления (по 4 часа в день).
Просмотрите диаграмму Ганта. Она должна выглядеть так, как показано на рис.17
Рис.17. Выравнивание ресурсов за счет сокращения трудозатрат.
Примечание. Существуют и другие действия, полезные при ручном способе выравнивания.
Если необходимо назначить сверхурочные, можно перейти в представление Использование ресурсов и добавить в табличную часть столбец Сверхурочные трудозатраты. Для отображения сверхурочных затрат по временным периодам необходимо
выбрать меню Формат-Стили подробных данных.
В открывшемся окне в списке Доступные поля выбрать Сверхурочные трудозатраты и нажать кнопку Показать.
После закрытия окна сверхурочные затраты появляются в обеих частях представления. Назначаемые часы необходимо ввести в табличной части.
Для того, чтобы переназначить (заменить) ресурс, назначенный задаче, можно выполнить команды
Вид-Использование ресурсов, затем Формат-Подробности-Превышение доступности,
выделить строку с задачей, на которую назначен перегруженный ресурс и перетащить ее ресурсу, который нужно задействовать вместо перегруженного.
Еще один способ замены ресурса состоит в том, чтобы выбрать на диаграмме Ганта задачу с перегруженными ресурсами, нажать кнопку Назначить ресурсы на панели инструментов Стандартная, в диалоговом окне Назначение ресурсов выбрать заменяемый ресурс и нажать кнопку Заменить, затем в окне Замена ресурсов выбрать тот ресурс, для которого необходимо назначить замену.
Для того, чтобы задержать выполнение задачи, используется выравнивающая задержка и задержка назначения. Выравнивающая задержка– количество времени, которое должно пройти от планируемой даты начала задачи до момента фактического начала выполнения. При этом задерживаются все назначения по данной задаче. Для добавления выравнивающей задержки необходимо выполнить команду Вид-Диаграмма Ганта с отслеживанием-Таблица-другие таблицы-Задержка-Применить. После этого выравнивающая задержка вводится в соответствующее поле. Задержка назначения – количество времени, которое должно пройти от планируемой даты начала выполнения задачи до планируемой даты начала назначения. Для добавления задержки назначения необходимо вставить в табличную часть диаграммы Ганта с отслеживанием столбец Задержка назначения.
Для того, чтобы прервать выполнение задачи и вернуться к ней с определенной даты, необходимо перейти в представление Диаграмма Ганта, и нажать кнопку Прервать задачу панели инструментов Стандартная. После этого в графической части необходимо выбрать прерываемую задачу и мышкой указать момент, где должно произойти прерывание. Вторую часть отрезка можно перетащить к той дате, где работа должна возобновиться.
В зависимости от конкретных обстоятельств можно применять любой из вышеперечисленных способов решения проблемы перегрузки ресурсов.