Тема 13

Информационно-справочная документация

Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в справочно-информационных и справочно-аналитических документах.

Акт

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтвер-ждающий установленные факты или события. Акт составляется при пе-редаче материальных ценностей; списании пришедшего в негодность имущества; в случае несоответствия заявленных в сопроводительных документах ценностей, как приложение к рекламации и т.д.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. В конста-тирующей части указывается распорядительный документ, на основа-нии которого составляется акт; событие, действие, которое послужило причиной составления акта; номер акта и дата. Эта часть документа за-канчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их на-хождения. Количество экземпляров акта определяется количеством за-

85

интересованных сторон или нормативными документами, регламенти-рующими составление акта.

Например:

Составлен в 3-х экземплярах: 1-й экземпляр –

2-й экземпляр – 3-й экземпляр –

В основной части излагаются установленные факты, делаются вы-воды и формулируется заключение. Если акт составлен комиссией, то первым указывается ее председатель, фамилии членов комиссии распо-лагаются в алфавитном порядке. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полно-мочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

Справка

Справка – документ оперативной информации, содержащий описа-ние и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов:

 документ, отражающий информацию служебного характера;

 документ, фиксирующий информацию, выдаваемую заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта (справка о подтверждении места учебы или работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, медицинская справка и пр.).

Как правило, справка составляется в произвольной форме: оформ-ление осуществляется на листе форматом А4 либо на специальном бланке. В некоторых случаях не указывают конкретного адресата справки: Справка предъявляется по месту требования, а в конце текста пишут, для какой цели выдана справка и ставят печать организации, выдавшей данный документ.

Обязательные реквизиты справки следующие:

 наименование адресата (кому предназначена справка);  наименование документа (Справка);

 дата и номер справки;

 место (город) составления справки;

 заголовок к тексту (для некоторых видов справок – О наличии материалов);

 текст справки;  подпись.

86

Реквизиты учреждения Справка

Пример бланка справки

Отдел кадров

Дата Номер Место составления _______________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

работает _______________________________________________________________ (наименование должности с указанием подразделения)

Выдана для предъявления в ______________________________________________ (наименование организации)

Начальник отдела _______________________________ (подпись) (расшифровка)

Пример справки

Справка печатается на фирменном бланке компании

Справка № 10 03.03.09 г. г. Москва

Справка дана Иванцовой Вере Ивановне в том, что она действительно рабо-тает в ООО «Мириада» в должности менеджера по рекламе с окладом 15000 (пят-надцать тысяч) рублей.

На время отпуска рабочее место за Иванцовой Верой Ивановной сохраняется. Справка дана для предоставления по месту требования.

Начальник отдела кадров __________ А.В. Иванов (печать компании)

Служебная записка

Служебная записка как самостоятельный вид документа отсутству-ет в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД). При этом данный документ широко используется в деловой практике.

Служебная записка – информационно-справочный документ внут-ренней деловой переписки, принятый в компании. В отличие от доклад-ной записки, она обеспечивает коммуникацию подразделений организа-ции на горизонтальном уровне и составляется работником или руково-дителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Служебная записка – инструмент коммуникации между структурными подразделениями учреждения либо сотрудниками, кото-рые не находятся в прямом подчинении, поэтому обычно она направля-

87

ется от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к дру-гому только в случае их равнозначного должностного статуса (в про-тивном случае это будет докладная записка).

Трафарет служебной записки

_________ Кому _______ ______________________

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

«____» __________ 200__ г. № _________

В связи с ___________________________________________________ прошу ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________.

Наименование должности

руководителя подразделения подпись И.О. Фамилия

123-45-67 (контактный телефон)

Целью служебной записки является освещение каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного сотрудника, ре-шение которых зависит от другого структурного подразделения компа-нии либо сотрудника. Например, просьба о чем-либо, предложение че-го-либо, инструкция, извещение и пр. Служебная записка, объясняющая причины невыполнения планов и направляемая в вышестоящее подраз-деление, становится объяснительной запиской.

Если в организации не ведется электронный документооборот, оформление служебной записки осуществляется на листе формата А4. Необходимые элементы документа:

 «шапка», где указывается, кому она адресована (должность, фа-милия, имя, отчество в дательном падеже);

 дата составления и номер служебной записки;  наименование документа (Служебная записка);

 заголовок к тексту документа (говорит о предмете служебной за-писки);

 текст документа;

 должность составителя, подпись и расшифровка подписи – фа-милия, имя, отчество автора служебной записки.

88

Пример служебной записки

Исполнительному директору ООО «Виста»

Березе Юлии Семеновне менеджера отдела трейд-маркетинга

Соловьевой Ирины Анатольевны