Тема 12

Организационно-распорядительная документация

Служебные документы затрагивают интересы предприятия или ор-ганизации в целом. По функциональному назначению они делятся на организационно-распорядительные; информационно-справочные; фи-нансовые и учетные; официальные письма.

Организационно-распорядительная документация обеспечивает управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдель-ной организации.

Жанрово-стилевое своеобразие организационно-распорядительной документации заключается в следующем:

 строгая форма (формуляр) – совокупность и последовательность расположения реквизитов и значимых частей текста;

 наличие опорных слов, определяющих конструкцию центральной фразы документа (Предлагаю, Обязываю, Приказываю, Постановляю и др.);

 наличие рубрицирования, необходимого при перечислении положений устава, пунктов плана и отчета, обязательств и прав договора. При рубрицировании текстов необходимо соблюдать следующие

правила деления текста:

 признак деления должен оставаться неизменным;

 содержание раздела должно быть равно суммарному содержа-нию относящихся к нему подразделов (параграфов);

 название части не должно совпадать с названием целого;  члены деления должны взаимно исключать друг друга;

 деление должно быть логическим.

При рубрицировании текстов также необходимо учитывать сложив-шиеся правила графического и пунктуационного оформления текстов.

1. Для обозначения частей перечней используются прописные бук-вы (А, Б, В и т.д.) и римские цифры (I, II, III) в качестве высшего уровня членения; арабские цифры (1, 2, 3) – в качестве среднего уровня члене-ния; арабские цифры со скобками (1), 2) и т.д.) и строчные буквы со скобками (а), б) и т.д.) в качестве низшего уровня членения. Маркиро-ванные списки в деловых и академических научных текстах не привет-ствуются.

2. После строчных букв со скобками и арабских цифр со скобками не ставится точка. Точка ставится после прописных букв и римских цифр.

3. При рубрицировании со скобками части текста отделяются либо запятыми, либо точками с запятыми. В конце рубрик, оформленных без скобок, ставится точка.

81

4. После рубрик, оформленных буквами и цифрами с точками, пи-шется прописная буква, после рубрик, оформленных цифрами и буква-ми со скобками, пишутся строчные буквы.

К организационно-распорядительным документам относятся план, устав, отчет, контракт, договор и другие жанры. Особенности составле-ния организационно-распорядительных документов рассмотрим на примере договора.

Договор

Договор – документ, закрепляющий правовые отношения юриди-ческих лиц (контрагентов) или физического лица с юридическим лицом.

Структура договора включает следующие обязательные пункты:  представление сторон,

 предмет договора,

 обязательства сторон,

 условия и порядок расчетов,  ответственность сторон,

 срок действия договора,  юридические адреса,

 платежные реквизиты сторон.

К дополнительным пунктам относятся:  спорные вопросы,

 стоимость договора,

 дополнительные условия (особые условия),  ответственность сторон (санкции),

 порядок расчета (платежи и расчеты),

 обстоятельства непреодолимой силы (форс-мажор),  гарантии исполнения обязательств (качества товара),  порядок сдачи и приемки работ,

 порядок разрешения споров (арбитраж) и т.п.

Заголовок договора оформляется в виде словосочетания с существи-тельным в предложном падеже с предлогом «о (об)» или с помощью су-ществительного «контракт» с родительным падежом зависимого слова:

 Договор о поставках;  Договор о подряде;

 Договор об оказании услуг;

 Контракт аренды помещения;  Контракт купли-продажи.

82

Распорядительная документация – это документы, реализующие управляемость объектов по вертикали. Их основная задача – придание юридической силы действиям руководителя. К распорядительной доку-ментации относятся такие жанры, как постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.

Текст распорядительного документа состоит из двух частей: кон-статирующей и распорядительной.

В первой, констатирующей, части указываются причины, основа-ния, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативны-ми актами или другими документами по данному вопросу. В тексте до-кументов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный ин-декс, заголовок. Например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 24 ноября 1999 года № 148 «Об утверждении Положе-ния о Госстрое России».

Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосно-вании, то текст может содержать только заключительную часть.

Приказ – распоряжение руководителя, основной документ повсе-дневного управления. Цель данного документа – решение вопросов орга-низации работы предприятия, вопросов финансирования, планирования, отчетности, снабжения, реализации продукции и др. В форме приказа реализуются иерархические отношения «руководитель – подчиненный».

В констатирующей части приказа указывают основания для его со-ставления:

1) нормативные документы государственных органов (правитель-ства, налоговой инспекции, органов местного самоуправления);

2) решения Совета директоров, общих собраний акционеров; 3) производственная необходимость.

Основные речевые клише констатирующей части приказа: Во исполнение постановления… №…

В соответствии с разделом II части I ГК РФ от 21.10.02 г., на ос-новании представленных документов…

В связи с возникшими финансовыми трудностями… В связи с производственной необходимостью…

В связи с реорганизацией отдела инвестиций… В целях расширения спектра…

83

Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. Например, причину не имеют приказы по личному составу.

Распорядительная часть может делиться на пункты, если исполне-ние приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение раз-личных по характеру действий. Действия одного характера или испол-нителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начи-наются с глагола неопределенной формы.

Например: ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию в следующем составе...

В том случае, если управленческое действие предполагает кон-кретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен на-чинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неоп-ределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия.

Например: ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику Общего отдела Лисаченко И.А. осуществлять кон-троль за выполнением машинописных работ.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформля-ется тремя парами цифр. Например: Срок представления – 15.09.99. Ес-ли срок исполнения не указывается, значит, поручение носит постоян-ный характер.

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается лицо или структурное подразделение, на которое возлагается обязан-ность контролировать ход выполнения приказа и ответственность за его исполнение.

Например:

3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника Общего отдела Лисаченко И.А.

или

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

84

Пример приказа

Приказ ректора

Во исполнение распоряжения Министра науки и образования Российской Федерации от 01.11 г.

Приказываю:

Отделу информатизации принять на баланс два компьютерных класса с по-следующим обслуживанием объектов.

Утвердить смету и штатные единицы для обслуживания объекта.

Контроль за исполнением возложить на проректора по информатизации Волкова В.Н.

Ректор Зайцев Н.П.

Близким к приказу является распоряжение. Принципиального раз-личия в оформлении этих документов не существует. Во многих компа-ниях они имеют одинаковую силу, при этом приказ в основном распро-страняется на деятельность всей компании и подписывается генераль-ным директором, а распоряжение предполагает выполнение задания ка-ким-то структурным отделом или конкретным сотрудником и может подписываться руководителем подразделения.