- •1) Задачи и формы делопроизводства
- •2) Направление защиты информации
- •3) Нормативное регулирование делопроизводства в органах внутренних дел
- •4) Обязанности должностных лиц овд при работе с документами
- •5) Обязанности работников овд по обеспечению режима серкетности
- •I. Общие положения
- •6) Виды контроля за обеспечением режима секретности в овд Контроль за соблюдением режима секретности
- •7) Организация допуска должностного лица или гражданина к сведениям, составляющим государственную тайну
- •Порядок допуска к государственной тайне
- •8) Документирование и способы документирования
- •9) Основания для отказа сотруднику (кандидату ) в допуске к государственной тайне
- •10) Основания для рассекречивания сведений, составляющих государственную тайну
- •Раздел IV. Рассекречивание сведений и их носителей
- •11) Основания прекращения допуска сотрудника к государственной тайне
- •12) Основные документопотоки в овд
- •13) Основные обязанности лиц, допущенных к сведениям, составляющим государственную тайну
- •14) Основные обязанности работников маршбюро при приеме документа для печати
- •15) Основные правила выполнения секретных документов в овд
- •16) Основные правила работы с секретными документами
- •17) Основные функции делопроизводства в овд
- •18) Основные элементы процесса допуска к государственной тайне
- •19) Особенности составления черновиков секретных документов
- •20) Особый порядок доступа к государственной тайне
- •21) Ответственность за нарушение правил делопроизводства
- •22) Оформление допуска должностных лиц и граждан к государственной тайне
- •23) Полномочия органов государственной власти в области отнесения сведений к государственной тайне и их защитф
- •24) Понятие государственной и служебной тайны
- •25) Понятие второй формы допуска к государственной тайне
- •26) Понятие государственной тайны
- •27) Понятие грифа секретности
- •28) Понятие делопроизводства как системы взаимоотношений
1) Задачи и формы делопроизводства
Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:
• постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;
• сокращение документооборота;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства*.
Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате — централизованную, децентрализованную и смешанную.
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.
Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы дело производства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.
Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).
Смешанная форма организации работы с документами — самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.