1.3 Место экономических информационных систем в контуре управления

В ЭИС от объекта управления (рис.1.2) направляется часть информации 02. Это информация, которую можно:

1) формализовать, т.е. можно представить количественно (матема­тически);

2) систематизировать;

3) обработать с помощью ЭВМ.

От субъекта в ЭИС идет информация П2 - часть директивной ин­формации, которая соответствует тем же требованиям.

Рисунок 1.2

В процессе управления приходится принимать следующие решения:

1) стратегические;

2) тактические;

3) оперативные.

В соответствии с этой классификацией управленческий аппарат имеет следующую структуру (трехуровневую иерархию):

1) высший уровень;

2) средний уровень;

3) оперативный уровень.

Высший уровень (высшее руководство) определяет:

1) цели управления;

2) внешнюю политику;

3) материальные, финансовые и трудовые ресурсы;

4) долгосрочные планы и стратегии их выполнения.

Функции выполняются на основе анализа рынка, конкуренции, конъюнктуры, альтернативных стратегий на случай угрожающих тенден­ций в сфере интересов экономической системы.

Средний уровень выполняет следующие функции:

1) разработка тактических планов;

2) контроль над выполнением планов;

3) контроль ресурсов;

4) разработка управляющих директив для экономической системы на планируемый период.

Оперативный уровень отвечает за реализацию планов и составление отчетов о ходе их выполнения.

Оперативное руководство состоит из работников, управляющих це­хами, отделами, участками, сменами, службами и т.д. Основная задача оперативного уровня состоит в согласовании всех элементов производст­венного процесса во времени и пространстве с необходимой степенью де­тализации.

На каждом уровне выполняются работы, в комплексе обеспечиваю­щие процесс управления. Эти работы называются функциями. В зависимо­сти от целей можно выделить следующие типичные функции: планирова­ние, учет, анализ и регулирование.

Планирование - основная функция, с помощью которой реализуется цель управления. Эта функция занимает значительное место в деятельности высшего уровня руководства, значительно меньшее место в среднем уровне и почти отсутствует в оперативном уровне.

Планирование на высшем уровне ориентировано на длительный срок и определение будущих комплексных проблем. На среднем уровне планирование осуществляется на короткий срок, но детализируется. Пока­затели планирования имеют точное значение. Оперативный уровень про­изводит детальную проработку плана.

Учет - функция, обеспечивающая получение информации о ходе ра­боты экономического объекта. Она осуществляется на среднем и опера­тивном уровне и отсутствует на высшем уровне руководства. На основе учета выполняется анализ и регулирование производства.

Анализ и регулирование – сопоставление фактических (результатив­ных) показателей с нормативными (директивными) показателями, опреде­ление отклонений, выходящих за пределы допустимых требований, уста­новление причин отклонения, выявление резервов, определение путей уст­ранения этих отклонений и принятие решений по выводу объекта управле­ния на плановую траекторию. В современных экономических условиях ин­струментом для выявления причин отклонения является факторный ана­лиз. Одним из методов поиска выхода объекта из кризисной ситуации является использование экспертных систем.

Взаимосвязь между уровнями руководства и осуществляемыми ими функциями можно выразить в виде следующей таблицы 1.1.

Таблица 1.1

Уровень управления	Планирование	Учет	Анализ и регулирование
высший	значительное	отсутствует	значительное —-—————————
средний	умеренное	значительное	умеренное
оперативный	незначительное	значительное	отсутствует

В начале своего возникновения экономические информационные системы (ЭИС) обеспечивали лишь оперативный уровень управления: обработку счетов, учет товаров, расчет заработной платы, обработку зака­зов.

На втором этапе развития ЭИС стали обеспечивать выполнение ав­томатизированных расчетов на среднем уровне - расчеты планов выпуска продукции за месяц, квартал, год, составление планов реализации продук­ции.

На третьем этапе появились современные ЭИС, которые способны предоставлять и обрабатывать информацию для всех уровней управления. При этом особый интерес представляет обработка информации для высше­го уровня. Особое значение начинают приобретать экспертные системы (ЭС), которые способны обрабатывать неточную ориентировочную ин­формацию и на этой основе составлять прогнозы и альтернативные планы.

Процесс управления в ЭИС - процесс изменения состояния объекта, которое приводит к достижению поставленной цели. Объектом управления является экономическая система, обладающая сложной, многоуровневой иерархической структурой.

Цели экономической информационной системы задаются при ее создании и в процессе ее функционирования. Они постоянно корректируются в связи с изменением внешних условий. Цель ЭИС - характеристика этой системы (показатели) и ее ожидаемое значение, которое задается субъектом управления.

Среди множества целей выделя­ются два класса:

1) стратегические цели;

2) тактические цели.

Эти классы отличаются уровнем управления и периодом, на кото­рый они рассчитаны. Стратегические и тактические цели носят директив­ный характер. Они возникают в результате деятельности управленческого аппарата высшего уровня и называются траекторными целями. Название объясняется тем, что они отражают желаемую траекторию изменения со­стояния объекта во времени. В экономике траекторные цели задаются в виде системы экономических показателей.

Для систем существует понятие динамическое равновесие - процесс, который зависит от времени и характеризуется некоторой равновесной траекторией и траекторной це­лью. Траектория называется равновесной, когда она приводит к достиже­нию цели оптимальным путем. Если система стремится к равновесию с од­ной стороны и достижению целей - с другой, то мы имеем тождественность равновесия и целей.

Существует теория систем, которая распространяется и на ЭИС. К функции системы и ее структуре относится понятие устойчивости. В теории систем она обеспечивается 7-уровневой структурой системы. Система с устойчивой структурой способна восстанавливать нарушенные функции, и наоборот, нарушение структуры системы приводит к потере функциональной устой­чивости системы. Это относится в т.ч. и к ЭИС. Одним из основных признаков устойчивости является структурная избыточность, или дублирование, параллелизм.

Вся иерархия траекторных целей в ЭИС должна соответствовать структуре управления, а точнее наоборот: структура управления должна соответствовать иерархии целей. Если траекторная цель не структурирована и выражена неявно, она может быть сформулирована самим менеджером (лицо принимающее решение) как творческая.

Каждый элемент структуры управления должен иметь набор траекторных (директивных) целей, которые должны соответствовать служебным обязанностям управленческого работника. Таким образом, управленческая структура должна быть упорядочена в соответствии с целевым определением каждого уровня.

В процессе управления системой по директивным целям менеджер стремится совпадения фактической траектории поведения системы с директивной. Траекторные цели отражают иерархию управления. Управление по горизонтали осуществляется в соответствии с рабочими целями, которые носят творческий характер. Если творческая цель предназначена для реализации на нижнем уровне управления, она становится траекторной для этого уровня. Таким образом, творчество менеджера любого уровня определяется сложившейся ситуацией (условия и ограничения) и директивным направлением поддержания нужного состояния управляемой системы.