Основные приемы работы с программой Excel Ввод данных с клавиатуры

С клавиатуры в соответствующие ячейки электронной таблицы вводят текст, числовые данные, формулы, ссылки на объекты других программ и тому подобное. При вводе данных с клавиатуры Excel пытается автоматически определить тип данных: текст, числа, даты, дроби и так далее. Тип данных также можно изменить или определить заранее. Для этого отмечается необходимая ячейка, нажимается правая кнопка мыши, выбирается команда Формат ячеек и указывается нужный вариант формата.

Для набора текста следует отметить ячейку, в которую будет осуществляться ввод данных (щелкнуть по ней мышью), и начать набирать текст как в обычном текстовом редакторе. Набираемый текст будет отображаться в строке формул, а также в самой ячейке, Завершается ввод данных в ячейку нажатием клавиши Enter. После этого курсор ввода автоматически переместится в следующую ячейку, далее ввод можно продолжить в новой строке.

В отдельных случаях удобно заполнять таблицу не по столбцам (сверху вниз), а по строкам (слева направо). Для смены направления заполнения таблицы достаточно выполнить команду Сервис/Параметры/Правка и в строке переход к другой ячейке задать необходимое направление.

При наборе только цифр, результатом набора будет число. Когда набирается десятичное число, то в качестве разделителя надо применять запятую. В ячейках Excel можно хранить и рациональные дроби типа 5/8 ; их так и надо вводить с клавиатуры. В ячейках также хранятся и проценты, для чего после числа необходимо набрать знак процента.

Отрицательные числа должны начинаться со знака "" (минус). Если заключить при вводе число в круглые скобки, то оно также будет считаться отрицательным.

Кроме чисел или текста, в ячейки электронной таблицы можно вводить формулы. Программа Excel произведет вычисления по этой формуле и покажет в ячейке полученный результат. Признаком формулы является указание первым символом при вводе знака равно (=). В некоторых случаях удобнее включать формулы в ячейку, используя подсказку программ  мастер функций (смотрите ниже).

Вычисления в Excel

Простейшие вычисления в Excel можно производить как в калькуляторе, например, набрав = 2*3 и нажав Enter, на экране в ячейке и в строке формул отобразится результат вычисления 6.

Операции в Excel обычно производят со значениями, содержащимися в ячейках, вводя ссылку на нужную ячейку. Например, в ячейку А1 ввести число 4, а в ячейку А2  число 6, то поместить в ячейку А3 их сумму можно, введя в нее формулу = А1+А2. После нажатия клавиши Enter в ячейке А3 появится результат 10. Если заменить число в ячейке А1, например, на 5, то в ячейке А3 появится новый результат 11. Таким образом, Excel автоматически пересчитывает результаты во всех ячейках, значение которых зависит от данной измененной ячейки, причем, делает это сразу после изменения значения в исходной ячейке.

При вводе формул на экране может отражаться либо результат вычисления по формуле, либо сама формула. Для вывода формул на экран следует включить режим их отображения: Сервис/Параметры/Вид/Параметры окна  поставить галочку напротив строки формулы.

Формулы могут содержать операторы, которые приведены в табл. 1.

Операции в формулах выполняются слева направо в порядке убывания их приоритета при вычислениях (возведение в степень, умножение и так далее). При наличии скобок, в том числе вложенных, операции выполняются сначала в них. Пример: = ((F4+C5)/E6)(B2D2)+C4^2.

Результатами вычисления формул, включающих арифметические операторы, являются числовые значения, а формул с операторами сравнения  логические значения Истина или Ложь.

При наборе формул постоянно приходится вводить ссылки на ячейки. Для ввода в формулу ссылки на какую-нибудь ячейку надо выделить ее мышью. При этом в формулу автоматически вставится ссылка на ячейку в виде, например, С34. Затем ссылку при необходимости можно отредактировать. Для ввода ссылки на диапазон ячеек следует выделить их с помощью мыши (нажать на клавишу мыши и расширить область выделения перемещением мыши).

С целью удобства формирования таблицы часто используют текст совместно с формулой. При этом вводимый текст заключают в двойные кавычки и между текстом и формулой включают оператор контактации &. Например: "Всего за месяц: " &А5С4 .

В Excel имеется специальная подпрограмма, содержащая множество функций и которую можно использовать при создании формул и в вычислениях. Эта подпрограмма называется мастером функций и позволяет при вводе шаг за шагом правильно записать в ячейку искомую функцию. Мастер функций имеет набор следующих функций: функции управления базами данных и списками; функции даты и времени; инженерные функции; финансовые функции; информационные функции; логические функции; функции работы со ссылками и массивами; математические и тригонометрические функции; статические функции; текстовые функции.

Таблица 1

Операторы и их значение

Оператор	Значение	Пример
Арифметические операторы
	Процент	=С3
	Возведение в степень	=А12^С3
*	Умножение	=А15
/	Деление	=В4/D6
+	Сложение	=А1+1
	Вычитание	=С5В6
Операторы сравнения
=	Равно	=А2=А3
<	Меньше	=А2<С3
>	Больше	=А2>С3
<=	Меньше или равно	=А2<=А3
>=	Больше или равно	=А2>=
<>	Не равно	=А2<>А3
Операторы связи
:	Диапазон	=СУММ(А1:А2)
;	Объединение	=СУММ(А1;С10;D4)
Текстовый оператор
&	Объединение текстов	=”Цена”&A5&”руб.”

Мастер функцией запускается автоматически при нажатии кнопки на панели инструментов или по команде Вставить функцию. После этого на экране появится окно с набором функций. Далее необходимо выбрать соответствующую функцию, а в последующем окне задать аргументы для этой функции.