Вопрос 8. Интегрированные системы менеджмента: понятие, цель и порядок создания

Под интегрированной системой менеджмента (ИСМ) понимается часть системы общего менеджмента организации, отвечающая требованиям двух или более стандартов на системы управления (менеджмента) и функционирующие как единое целое.

Создание ИСМ — сложный инновационный проект, направленный на повышение эффективности общего менеджмента организации. Ожидаемая результативность создания ИСМ может быть достигнута лишь в случае грамотного управления этим проектом.

Порядок построения ИСМ может быть таким же, как и при построении СМК в соответствии с требованиями стандартов ИСО серии 9000.

Этап 1. Организация разработки ИСМ. Особая роль на данном этапе работ должна принадлежать высшему руководству организации, принимающему решение о создании интегрированной системы ме­неджмента. Прежде чем приступить к разработке системы, высшему руководству необходимо четко представлять себе не только явные выгоды от выполнения этой работы, но и потенциальные риски, а также масштаб, сложность и продолжительность работы.

Важно оценить уровень компетентности своих менеджеров и спе­циалистов для успешного выполнения этой работы, определить целе­сообразность привлечения внешних консультантов. При этом исклю­чительно важно предпринять меры, направленные на обеспечение психологической устойчивости персонала.

В числе наиболее значимых мер, которые должны помочь преодо­леть возможные негативные психологические явления в ходе работы по созданию ИСМ, следующие:

• проведение руководством широкой разъяснительной работы в целесообразности создания ИСМ;

• выработка четкой стратегии создания ИСМ, определение и вы­деление для ее реализации необходимых ресурсов;

• обеспечение благоприятных стартовых условий для органи­зации и выполнения работ ;

• проведение специальных занятий и тренингов для членов ру­ководящих и рабочих органов;

• поддержка работ со стороны руководства, демонстрация заин­тересованности в успешном завершении работ;

• проведение мониторинга и регулярного анализа хода работ, информирование о результатах деятельности всего персона­ла, задействованного в работе.

Этап 2. Проектирование ИСМ. На этом этапе:

• выбираются международные стандарты (МС) на менеджмент, используемые при проектировании ИСМ;

• идентифицируются процессы организации, на которые распро­страняется действие ИСМ;

• устанавливаются последовательность и взаимодействие идентифицированных процессов;

• назначаются владельцы и руководители процессов, ответствен­ные за их результативное и эффективное управление;

• определяются конкретные требования МС на менеджмент, ис­пользуемые в ИСМ, которые должны выполняться в каждом процессе;

• устанавливаются параметры мониторинга процессов, связан­ных с выбранными МС;

• определяются средства и методы для мониторинга, измерений и анализа процессов;

• формируются критерии оценки результативности и эффектив­ности процессов и ИСМ в целом.

Этап 3. Документирование ИСМ. Целью документирования явля­ется создание нормативно-организационной основы для построения, функционирования и постоянного улучшения ИСМ. Качественное документирование ИСМ должно обеспечить решение таких задач, как установление требований к осуществлению процессов, правильное понимание этих требований, воспроизводимость, прослеживаемость процессов и оценивание достигнутых результатов.

Документирование ИСМ предусматривает определение состава и структуры документов ИСМ, установление правил их доработки и идентификации.

Детальное представление о построении документации ИСМ мо­жет быть получено при ее систематизированном структурировании. На рисунке 7.4 показана структура документации ИСМ.

Этап 4. Внедрение ИСМ. Как свидетельствует практика, внедре­ние системы менеджмента, независимо от охватываемой ею области деятельности, не менее сложно, чем ее проектирование. На данном эта­пе важно добиться, чтобы спроектированная система заработала и во­шла в режим стабильного функционирования.

При этом первостепенную роль начинает играть служба внутрен­него аудита. Ее главной задачей становится проверка степени практи­ческого выполнения требований, установленных в документах ИСМ. Для решения этой задачи служба внутреннего аудита должна адапти­ровать рекомендации ИСО 19011, распространяющиеся на аудит сис­темы менеджмента и экологии, ко всем видам деятельности организа­ции, охватываемой интегрированной системой.

Этап 5. Подготовка к сертификации ИСМ. Сертификацию разра­ботанной и внедренной ИСМ следует рассматривать как логическое завершение работ по ее созданию. Объективное подтверждение соот­ветствия ИСМ требованиям МС на системы менеджмента может стать одним из условий успешного продвижения организации на междуна­родных рынках, а также повысит предсказуемость бизнес-процессов организации и доверие к ней со стороны инвесторов, кредитных и стра­ховых компаний вследствие отнесения организации к категории наи­меньшего риска.

Нельзя не учитывать того, что успешная сертификация, как пра­вило, вызывает эмоциональный подъем в коллективе от качественного выполнения данной сложной работы.

В ходе подготовки к сертификации осуществляется выбор органа по сертификации ИСМ, проведение предсертификационного аудита силами внутренних и внешних консультантов, подготовка персонала к взаимодействию с внешними аудиторами.

Сертифицировать ИСМ может один или несколько органов пу­тем последовательной сертификации входящих в нее систем ме­неджмента. Однако наиболее предпочтителен для организации вари­ант сертификации ИСМ в целом одним органом. В настоящее время подобные сертификационные услуги в России предлагает ряд между­народных организаций.

Элементы систем менеджмента, которые выигрывают от интеграции

• единая политика организации;

• оптимальное использование ресурсов;

• комплексные меры оперативного контроля и общее управление документацией;

• единый подход к разработке документации;

• общие информационные и обеспечивающие системы;

• общая система подготовки и развития персонала;

• организационная структура и структура подотчетности;

• системы измерения и мониторинга;

• записи и отчетность;

• единый аудит;

• единый анализ систем менеджмента.

Суммарным эффектом ИСМ является многофункциональность системы менеджмента при минимальных затратах на её создание и функционирование.

Достоинствами ИСМ являются:

• обеспечение большей согласованности действий внутри организации, т.е. она легче управляется;

• сокращается функциональная разобщенность в организации, из-за функционирования различных систем;

• объем документов меньше, чем в двух или нескольких раздельно существующих системах;

• более высокая степень вовлеченности персонала в улучшение деятельности организации;

• затраты на разработку, функционирование и сертификацию интегрированной системы ниже, чем суммарные затраты при нескольких системах менеджмента.

Организационно-методическим фундаментом для создания интегрированных систем являются стандарты ИСО серии 9000, т.к. базовые понятия и принципы этих стандартов больше всего соответствуют понятиям и принципам общего менеджмента. Это – процессный и системный подход, лидерство руководителя и вовлеченность работников в процессы менеджмента. Реализация именно этих принципов позволяет наилучшим образом обеспечить интегрирование отдельных стандартов в единую систему. Практически создать интегрированную систему можно следующими путями:

1. Создание аддитивной (от лат. addio-прибавление) интегрированной системы, когда к СМК, выполняющей роль базовой системы, последовательно добавляются другие системы. При реализации этого пути разрыв между началом работ по внедрению одной системы и началом внедрения следующей может быть от полутора до нескольких лет.

2. Создание полностью интегрированной системы, когда все системы менеджмента объединяются в единую одновременно. Это – наиболее результативный путь. Рассмотрим некоторые методические аспекты второго пути разработки интегрированной системы.

При создании ИСМ ранжируются процессы и процедуры менеджмента по степени их воздействия на общую результативность интегрированной системы, определяется ответственность, устанавливаются цели и контролируемые показатели процессов, разрабатываются документированные процедуры, а затем контролируется ход их создания, утверждения и внедрения.

В ИСМ разрабатываются и применяются следующие виды документов:

• Политика в области промышленной безопасности, качества, экологии;

• Цели и задачи обеспечения и управления промышленной безопасностью, качеством, экологией;

• Руководство по интегрированной системе;

• Карты процессов;

• Документированные процедуры, описывающие установленный способ выполнения определенной деятельности в интегрированной системе;

• Нормативно-техническая документация, устанавливающая внешние и внутренние требования;

• Рабочие и контрольные инструкции – документы, устанавливающие правила выполнения конкретной деятельности;

• Записи (зарегистрированные данные) – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществляемой деятельности в системе (отчеты акты протоколы ведомости и др.).

ИСМ строятся на основе системного подхода к управлению предприятием, позволяющего связать в единое целое различные аспекты деятельности, оказывающие в итоге значимое влияние на успешную работу всего предприятия. Деятельность любого предприятия связана с рисками, которые определяют основные потери. Целью создания ИСМ является совместное оптимальное управление рисками, позволяющее сократить требующиеся предприятию материальные и организационные ресурсы.

Международный опыт показывает, что только те предприятия, которые сумели внедрить эффективные ИСМ, достигают устойчивых успехов на мировом рынке.

Создание Интегрированных Систем Менеджмента (ИСМ) — это объединение нескольких систем менеджмента предприятия с целью устранения противоречий с одной стороны и дублирования с другой. К числу наиболее актуальных стандартов на системы менеджмента относятся: стандарты серии ISO: ISO 9001 - системы менеджмента качества для всех отраслей экономики, ISO 14001 - системы экологического менеджмента для всех отраслей экономики, ISO 27001 / BS 7799-2 (ISO 17799 / BS 7799-1) - системы менеджмента информационной безопасности (ИТ, банки, страховой бизнес), OHSAS 18000 - система менеджмента промышленной безопасности и охраны труда для всех отраслей экономики

ISO 13485 – интегрированная система менеджмента качества в медицинской промышленности. ISO 22000 - система менеджмента качества в пищевой промышленности (на основе принципов НАССР и GMP). Стандарт НАССР - системы управления качеством в пищевой промышленности, базирующиеся на принципах НАССР (Hazard Analysis and Critical Control Points - анализ рисков и критические контрольные точки - система превентивных мер для обеспечения пищевой безопасности) и на принципах GMP (Good Manufacturing Practice - надлежащая производственная практика).

Стандарт SA 8000 (Social Accountability) - системы социального и этического менеджмента (социальная ответственность – востребовано в РФ для ОАО) для всех отраслей экономики. Стандарты FSC и PEFC - менеджмент лесного хозяйства (лесоуправление).

Список литературы:

1. Ефимов, В. В. Средства и методы управления качеством : учеб. пособие / В. В. Ефимов. – М. : КНОРУС, 2009. – 232 с.

2. Мазур, И.И. Управление качеством : учеб. пособие / И.И. Мазур, В.Д. Шапиро. – 5-изд., стер. – М. : Омега-Л, 2008. – 399 с.

3. Мишин, В.М. Управление качеством : учеб. для студентов вызов, обучающихся по специальности «Менеджмент организации» (061100) / В.М. Мишин – 2-изд. перераб. и доп. – М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2008. – 463 с.

4. Вдовин, С.М., Салимова, Т.А., Бирюкова, Л.И. Система менеджмента качества организации : Учебное пособие. – М : ИНФРА-М, 2012. –299с.

5. Шокина, Л.И. Оценка качества менеджмента компаний: уч. пособие / Л.И. Шокина; под ред. проф. М.А. Федотовой. – М.: КНОРУС, 2009. – 344с.