Вопрос 3. Содержание программы аудитов: объем программы аудитов, ресурсы, формирование аудиторских групп, ответственность за программу аудитов.

Программа внутренних аудитов — совокупность мероприятий по проведению одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретных целей.

Организации , которой требуется проводить аудиты, следует подготовить программу аудита, позволяющую определять результативность системы менеджмента данной организации.

Программа аудитов (проверок) должна планироваться с учетом статуса и важности процессов и участков, подлежащих аудиту, а также результатов предыдущих аудитов. Критерии, область применения, частота и методы аудитов должны быть определены. Выбор аудиторов и проведение аудитов должны обеспечивать объективность и беспристрастность процесса аудита. Аудиторы не должны проверять свою собственную работу.

Программа аудита должна включать в себя информацию и ресурсы, необходимые для организации аудитов и их результативного и эффективного проведения в установленные временные сроки. Программа может включать в себя следующее:

- цели для программы аудитов и отдельных аудитов;

- процедуры программы аудита;

- объём (количество), места проведения и график проведения аудитов;

- критерии аудита;

- методы аудита;

- формирование группы (групп) аудитов;

- необходимые ресурсы, включая расходы на командировки;

- процессы, связанные с соблюдением конфиденциальности.

Объём программы аудита: 

зависит от того какие конкретно процессы и подразделения и в какие сроки будут подвергаться проверке. Объем программы аудита зависит от размера, типа и сложности процессов организации.

При определении объёма программы аудита необходимо учитывать следующие факторы:

- действующие программы, проекты, контракты;

- вероятность внешней проверки. В качестве подготовки к внешнему аудиту разумно провести внеочередную внутреннюю проверку организации;

-результаты анализа данных, указывающие на возможность потенциальных проблем. Изучение этих факторов покажет, требуется ли проверка деятельности конкретного подразделения или нет.

Ресурсы:

Организация должна на стадии планирования аудитов определять, какие потребуются ресурсы по программе аудита и обеспечить их выделение.

При определении ресурсов необходимо учитывать:

- персонал для проведения внутренних аудитов. Для обеспечения независимости аудиторов от проверяемой деятельности в небольших организациях, возможно, потребуется пригласить для проведения аудитов сторонних специалистов.

- ресурсы для обеспечения аудиторов методическими пособиями, справочными документами, инструкциями, формами регистрации информации;

- ресурсы для обеспечения командировочных расходов;

- ресурсы, необходимые для оценки и поддержания компетентности аудиторов и улучшения их деятельности. Например, ресурсы, необходимые для организации обучения аудиторов, проведения семинаров, обеспечения аудиторов специальной литературой и т.д.

Формирование аудиторских групп:

После решения о возможности проведения аудита необходимо сформировать аудиторскую группу с учетом компетентности, необходимой для достижения целей аудита. Если аудит проводит один аудитор, он должен выполнять все обязанности, возлагаемые на руководителя аудиторской группы.

При определении численности и состава аудиторской группы необходимо учитывать следующие факторы:

а) цели, область, критерии и продолжительность аудита;

б) вид аудита (комплексный или совместный);

в) общую компетентность группы по аудиту, необходимую для достижения целей аудита;

г) законодательные требования, требования регламентов, требования контрактов и требования органов по аккредитации/сертификации;

д) необходимость обеспечения независимости аудиторской группы от проверяемой деятельности и избегания конфликта интересов;

е) возможности членов аудиторской группы результативно сотрудничать с проверяемой организацией и совместно работать;

ж) язык аудита и понимание специфических социальных и культурных ценностей организации (с учетом собственного опыта аудиторов или при поддержке технического эксперта).

Процесс обеспечения общей компетентности аудиторской группы должен включать следующие этапы:

- определение знаний и навыков, необходимых для достижения целей аудита;

- выбор членов аудиторской группы таким образом, чтобы в группе по аудиту имелись все необходимые знания и опыт.

Если аудиторы в аудиторской группе не обладают необходимыми знаниями и опытом, в группу включают технических экспертов. Технические эксперты должны работать под руководством аудиторов.

В группу по аудиту можно включать стажеров, но они не должны заниматься аудитом без руководства или методической помощи со стороны аудиторов. Заказчик, и проверяемая организация имеют право требовать замены членов аудиторской группы по объективным причинам (член аудиторской группы работал ранее в проверяемой организации или же оказывал ей услуги по консалтингу, предыдущее неэтичное поведение). Причины доводят до сведения руководителя аудиторской группы и ответственного за управление программой аудита, которые должны согласовать с заказчиком аудита и проверяемой организацией решение по замене членов аудиторской группы.

Ответственность за программу аудитов:

Высшее руководство должно обеспечить, чтобы цели программы аудитов были установлены и назначить одного или нескольких компетентных лиц, ответственных за управление программой аудита, и предоставить им соответствующие полномочия.

Лицу, управляющему программой аудита, следует:

- установить объем программы аудита;

-определить и оценить риски, связанные с программой аудита;

-определить обязанности по аудиту;

- определить процедуры программы аудита;

-определить необходимые ресурсы;

- обеспечить внедрение программы аудита, включающее в себя определение целей аудита, области и критериев отдельных аудитов, определение методов аудита и формирование группы аудиторов;

- обеспечить управление и сохранность соответствующих записей по программе аудитов;

- осуществлять мониторинг, анализ и улучшение программы аудита;

Лицу, на которое возложена ответственность за управление программой аудита, необходимо информировать высшее руководство о содержании и состоянии программы аудита и при необходимости получать его одобрение.

Список литературы:

1. ГОСТ Р ИСО 19011-2011 «Руководящие указания по проведению аудита СМК и/или СЭМ».

2. Герасимов, Б.Н., Чуриков, Ю.В. Управление качеством : учебное пособие. – М.: Вузовский учебник; ИНФРА-М, 2011. – 304с