Создание сводных таблиц

3. Создание таблицы «Фактическая стоимость поставок»

Третьей заполняем таблицу «Фактическая стоимость поставок». Таблица «Фактическое выполнение поставок» является сводной из таблицы «Приходная накладная».

В «Приходной накладной» выделите заполненные ячейки, но без шапки таблицы: A3:F13.

• На Ленте на вкладке «Вставка» на листе таблицы «Приходная накладная»в группе Таблицы выбираем пункт « Сводная таблица»

• В появившемся диалоговом окне укажите следующие данные:

Появится окно «Мастер сводных таблиц и диаграмм»,

• «Код поставщика», находящейся в правом верхнем окне перетаскивается левой кнопкой мыши в Фильтр отчета, «Наименование поставщика» – на Наименование строк, «Сумма» – в Значения.

• В ячейке В3 поменяйте надпись «сумма по полю Сумма поставок» на «Итог». Таблица «Фактическое выполнение поставок» имеет вид:

4. Создание таблицы «Сумма поставок по дням»

Механизм создания документа «Сумма поставок по дням» тот же, что и у создания документа «Фактическое выполнение поставок»:

• перейдите на лист «Приходная накладная»;

• на Ленте на вкладке «Вставка » на листе таблицы «Приходная накладная» в группе Таблицы выбираем пункт «Сводная таблица»;

• здесь «Код поставщика» отправляется на Фильтр отчета, «Наименование поставщика» и «Дата поставки» – в Название строк, «Сумма» – в Значения.

В итоге таблица будет иметь вид:

• В ячейке В3 поменяйте надпись «сумма по полю Сумма поставок» на «Итог».

Детализация

Для детализации итогов сводной таблицы необходимо дважды щелкнуть на названии поля (например, 6.09.2009) и в открывшемся диалоговом окне Показать детали указать, по каким признакам необходимо выполнить детализацию.

В рассматриваемом примере детализируем сводную таблицу по Коду материала. Теперь двойным щелчком на названии поля можно скрывать или показывать его детализацию.

Обновление данных

При изменении данных в БД, на основе которой была построена сводная таблица, не происходит автоматического пересчета итогов в сводной таблице. Для ее обновления необходимо перейти на закладку Данные, в группе Подключение нажать на кнопку Обновить данные или щелкнуть правой кнопкой мыши любую ячейку сводной таблицы и в раскрывшемся контекстном меню выбрать команду Обновить

• прейдите на лист «приходная накладная» и поменяйте значение в ячейке F3 на 500 р, а в ячейке F7 на 700 р;

• вернитесь на лист со сводной таблицей;

• перейти на закладку Данные, в группе Подключение нажать на кнопку Обновить данные;

• результат сравните с таблицей.

Удаление поля из сводной таблицы

Для удаления поля из сводной таблицы достаточно в окне «выберите поля для добавления в отчет» убрать птичку рядом с названием этого поля

Уберите поле «дата поставки» из сводной таблицы:

• в окне «выберите поля для добавления в отчет» убрать птичку рядом с полем Дата поставки;

• отмените предыдущее действие, нажатием на копке «отмена» на панели быстрого доступа.

Перемещение полей

Перемещая названия полей, можно менять их местоположение. Например, переместив название поля Дата поставки из названия строк в названия столбцов, получим измененную сводную таблицу

Обобщение информации о ячейке

Двойной щелчок на ячейке сводной таблицы вызывает создание новой таблицы (на новом рабочем листе), содержащей обобщенную информацию об этой Ячейке. Например, двойной щелчок на ячейке G6 таблицы, представленной на предыдущем рисунке, создает таблицу, показанную на рис.

Группировка

Ехсеl предоставляет удобное средство для группировки данных.

Объединим фирмы аврора и восток в одну группу:

• выделите ячейки с названиями этих фирм (ячейки А6:А7);

• перейдите на закладку Данные в группе Структура выберите Группировать;

• Результат ее выполнения показан на рис.

Список контрольных вопросов

1. Понятие сводной таблицы

2. Область применения сводных таблиц

3. Построение сводных таблиц

4. Коррекция сводных таблиц

Лабораторная работа №5

КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ

Цель работы: научиться различными способами консолидировать данные.

Теоретические сведения

Консолидация — это объединение данных из одной или нескольких областей данных и вывод их в виде таблицы в итоговом листе. Агрегируемые (объединяемые) данные представлены в исходных областях-источниках.

Результат консолидации находится в области-назначения. Таблица консолидации создается путем применения функции обработки к исходным значениям. Области-источники могут находиться на различных листах или рабочих книгах. В консолидации может участвовать до 255 областей-источников.

Существуют следующие варианты консолидации данных:

• с помощью формул, где используются ссылки;

• по расположению данных для одинаково организованных областей-источников (фиксированное расположение);

• по категориям для различающихся по своей структуре области данных;

• с помощью сводной таблицы

• консолидация внешних данных.

При консолидации данных с помощью формул используемые в них ссылки могут иметь разное представление в зависимости от взаимного расположения областей -источника и области-назначения:

• все области на одном листе — в ссылках указывается адрес блока ячеек, например D1:C8;

• области на разных листах — в ссылках указывается название листа, диапазон, например лист1! D1: лист2!С8;

• области в разных книгах, на разных листах — в ссылках указывается название книги, название листа, диапазон, например [книга!] лист1!D1: [книга2] лист2!С8.

При консолидации по расположению данных все источники имеют одинаковое расположение данных источников (имена категорий данных в выделяемые области-источники не включаются). Данные имеют одинаковую структуру, фиксированное расположение ячеек и могут быть консолидированы с определенной функцией обработки (среднее значение, максимальное, минимальное и т.п.) по их расположению. Для консолидации данных курсор устанавливается в область места назначения. Перейти на закладку Данные, в группе Работа с данными выбрать Консолидация, выбирается вариант и задаются условия консолидации.

Пример. На отдельных листах рабочей книги по каждой учебной группе хранятся сведения о среднем балле по фиксированному перечню предметов в разрезе видов занятий . Серым цветом показана консолидируемая область источников.

Номер группы	Предметы
Вид занятий	Предмет1	Предмет2
лекции	Консолидируемая область
семинары
Лабораторные работы

При консолидации по категориям области-источники содержат однотипные данные, но организованные в различных областях-источниках неодинаково. Для консолидации данных по категориям используются имена строк и/или столбцов (имена включаются в выделенные области-источники). Необходимо перейти на закладку Данные, в группе Работа с данными выбрать Консолидация., выбирается вариант и задаются условия консолидации.

Пример. На рабочих листах представлена информация областей-источников в виде структуры на рис. . Число строк — переменное, состав предметов и виды занятий повторяются и могут рассматриваться как имена столбцов для консолидации по категориям. Серым цветом показана консолидируемая область источников.

Группа 1	Предметы
	Предмет1	Предмет2
лекции
Лабораторные работы

Группа 1	Предметы
	Предмет3	Предмет2
лекции
Лабораторные работы
семинары

Условия консолидации задаются в диалоговом окне «Консолидация». В окне <<Функция» выбирается функция консолидации данных. Для каждой области-источника строится ссылка, для чего курсор устанавливается в поле ссылки, затем переходят в область-источника для выделения блока ячеек и нажимается кнопка <Добавить>.

При консолидации по категориям область имен входит в выделение, устанавливаются флажки подписи верхней строки или значения левого столбца. Excel автоматически переносит эти имена в область назначения.

Ссылка может иметь любую из следующих форм:

• ссылки на ячейки;

• ссылки на лист и ячейки;

• ссылки на книгу, лист и ячейки;

• полный путь и все ссылки;

• имя поименованной области;

• источники и назначение на одном листе;

• источники и назначение на разных листах;

• источники и назначение в разных книгах;

• источники и назначение в различных местах диска;

• область-источник поименована.

При консолидации внешних данных в диалоговом окне «Консолидация» следует нажать кнопку <Обзор>, в диалоговом окне « О б з о р » выбрать файл, содержащий области- источники для добавления к списку, а затем добавить ссылку на ячейку или указать имя блока ячеек. Переключатель Создавать связи с исходными данными создает при консолидации связи области назначения к областям-источникам. При изменениях в области назначения автоматически обновляются результаты консолидации.

Внимание! Нельзя корректировать ссылки на области-источники (добавлять или удалять новые области-источники) при наличии флажка переключателя Создавать связи с исходными данными.

В окне «Список диапазонов» для текущего рабочего листа итогов консолидации перечислены ссылки на все области-источники. Ссылки можно модифицировать: добавить новые области-источника, удалить существующие области-источника либо изменить его конфигурацию, если только до этого не был выбран переключатель Создавать связь с исходными данными.

Для одного листа итогов консолидации набор ссылок на области-источники постоянен, на нем можно построить несколько видов консолидации с помощью различных функций. Курсор переставляется в новое место, Необходимо перейти на закладку Данные, в группе Работа с данными выбрать Консолидация выбирается другая функция для получения сводной информации.

Технология работы

1. Создайте новую книгу Excel.

2. Переименуйте листы 1 и 2 присвоив им имена Консол.распол. и Консол.категор соответственно

3. Создайте на листе Консол.распол таблицу

4. Отформатируйте таблицу, задав форматы ячеек для этого:

• выделите блок ячеек С6:F9

• вызовите контекстное меню, в котором выберите пункт формат ячеек

• в появившемся диалоговом окне задайте на выкладке число формат ячеек денежный/рубль

• подобным образом задайте формат ячеек Процентный для ячеек D2:D3.