Интерфейс Access
Access имеет характерный для Microsoft Windows удобный графический интерфейс. Для работы с таблицами базы данных и другими объектами Access предоставляет многочисленные команды меню и контекстно-зависимые панели инструментов. Поскольку интерфейс приложений Microsoft Office унифицирован, пользователю требуется меньше времени на освоение приложения.
В Access, как и других приложениях Microsoft Office, часто выполняемые задачи вынесены в область задач, которая отображается вместе с базой данных. Область задач Создание файла (New File) позволяет быстро создавать, новые базы данных, страницы доступа к данным или проекты, область задач Поиск файлов (Search File) - выполнять обычный или расширенный поиск файлов, область задач Буфер обмена (Clipboard) - временно сохранять и выбирать объекты для вставки.
Сразу после запуска Access открывается область задач Приступая к работе, в которой можно выполнить открытие базы данных или перейти к созданию новой. В ней отображен список баз данных, которые были использованы последними. Область задач Справка Access обеспечивает множество различных возможностей справочной системы.
Чтобы использовать помощника для получения справки и советов во время работы, в меню Справка выберите команду Показать помощника.
Справочная система Access построена на основе HTML, и поэтому работа с ней не отличается от работы в браузерах. При вызове справки ее окно не заслоняет окна Access, которое автоматически изменяет размер, освобождая пространство для окна справки.
Начиная с Access 2002, обеспечивается более удобный доступ к справочной системе через поле Введите вопрос, расположенное в строке меню.
ТЕМА 3
НАЧАЛО РАБОТЫ В ACCESS
Занятие 3
Запуск, окно и справка Access
Упражнение 3.1. Запуск Access
Упражнение 3.2. Окно Access
Упражнение 3.3. Настройка панелей инструментов
Упражнение 3.4. Окно базы данных
Упражнение 3.5. Работа со справкой
На этом занятии вы узнаете, что:
• запустить Access можно прямо с рабочею стада Windows.
• в окне Access обеспечивается доступ ко всем его функциям;
• наиболее часто используемые команды меню представлены
• кнопками на панели инструментов;
• каждому режиму работы соответствует свое меню и одна или несколько панелей инструментов;
• пользователь может настроить панели инструментов по ему усмотрению;
• в окне базы данных Access представлены все ее объекты;
• справочная система Access обеспечивает иск нужной информации.
Упражнение 3.1 Запуск Access
Для работы с Access на локальном компьютере пользователя должна быть установлена операционная система Windows 98/ ME/NT/2000/XP и СУБД Access.
Для того чтобы начать работу в Access, после загрузки операционной системы запустите соответствующую программу.
1. Нажмите кнопку Пуск на панели задач в нижней части рабочего стола Windows.
2. В открывшемся меню Windows нажмите кнопку Все программы.
3. Выберите программу Microsoft Access и запустите ее.
4. Если Access уже запускался на компьютере, выберите его из списка недавно использовавшихся программ, также представленного в меню Пуск.
Для быстрого запуска Access удобно иметь ярлык этой программы на рабочем столе Windows. И
1. Выберите программу Microsoft Access, как при ее запуске.
2. Нажмите правую кнопку мыши.
3. В контекстном меню выберите команду Отправить и в ее меню выполните команду Рабочий стол (создать ярлык).
Созданный ярлык отобразится на рабочем столе в виде, представленном на рис. 3.1.
Рис. 3.1. Ярлык для запуска Access
4. Запустите Access щелчком мыши на ярлыке.
Ярлык может быть создан и посредством проводника Windows.
1. Нажмите правую кнопку мыши на кнопке Пуск панели задач Windows,
2. Выберите команду Проводник.
3. Откройте папку, в которой хранится Access. Как правило, для Access 2003 это папка Program Files\Microsoft Оffiсе\ OFFICE11. Для определения местонахождения файла может быть использована команда Поиск.
4. Установите курсор на значок программы Msaccess.cxe, нажмите правую кнопку мыши и в контекстном меню выберите команду Создать ярлык. Ярлык будет создан в той же папке, где находится программа Msaccess.exe.
5. Перетащите новый ярлык на рабочий стол.
Упражнение 3.2.
Окно Access
Появившееся после запуска окно Microsoft Access представлено на рис. 3.2.
Строка заголовка окна содержит кнопку системного меню, название приложения Microsoft Access и три кнопки, управляющие представлением окна на экране.
Сверните окно Access, нажав кнопку Свернуть (Minimize).
Теперь Microsoft Access представляется только в виде кнопки на панели задач Windows (рис. 3.3).
Достаточно нажать его кнопку на панели задач, чтобы вернуть окно на экран.
В свернутом окне Access продолжает работать, Верните окно на экран нажатием кнопки Microsoft Access на панели задач,
3. Разверните окно Access на весь экран нажатием кнопки Развернуть (Maximize). В полноэкранном окне кнопка Развернуть (Maximize) заменяется кнопкой Восстановить (Restore).
4. Сократите окно до размера предшествующего развертыванию его на весь экран, использую кнопку восстановить.
5. Завершите работу Access нажатием кнопки закрыть (Close).
Рис. 3.3. Панель задач Windows
З амечание
Кнопка системного меню открывает список команд для управления размерами окна, его положением на экране с помощью клавиатуры Системное меню содержит такую команду, позволяющую закрыть приложение.
Строка меню содержит несколько пунктов, каждый из которых имеет собственное выпадающее меню, открываемое щелчком мыши. Выпадающее меню содержит список команд Access. Многофункциональная система Access имеет несколько рабочих режимов. Каждый режим Access имеет свою строку меню и, соответственно, свой набор команд, представляющий его функциональность.
З амечание
Строка меню и набор доступных команд меняются автоматически при изменении режима Access.
Панель инструментов состоит из значков-кнопок, представляющих наиболее часто используемые команды из меню. Кнопки панели позволяют выполнить, не обращаясь к командам, те же операции, но более быстрым и удобным способом.
Эти панели выводятся в окне Access по умолчанию, в соответствии с текущим режимом работы. Например, сразу после запуска Access (см. рис. 3.2) выводится панель инструментов База данных (Database).
1. Устанавливайте курсор на кнопки, и всплывающая подсказка поможет найти нужную операцию.
2. Переместите панель в любое место экрана. Установите курсор мыши на рамку панели слева, где курсор примет вид пересе¬кающихся двунаправленных стрелок, и, нажав кнопку мыши, перетащите панель в нужное место.
3. После перемещения панель представляется отдельным окном. В заголовке такого окна панели находится название панели и стрелка, которая открывает доступ к команде Добавить или удалить кнопки (Add or Remove Buttons). С помощью этой кнопки откройте список доступных для этой панели команд (рис. 3.4).
4. В этом списке отмечены те кнопки, которые отображены на панели. Щелкните на любой из отмеченных значком v кнопок списка и убедитесь, что на панели соответствующая кнопка будет скрыта.
Рис. 3.4.Окно панели инструментов База данных и список ее команд.
5. Отобразите кнопку на панели щелчком на команде, которая не отмечена в списке.
6. Двойным щелчком мыши на заголовке перемещенной панели возвратите ее на первоначальное место.
7. Аналогичными действиями переместите меню в любое место экрана и откройте список ее команд.
8. В каждом режиме доступно несколько панелей инструментов. Откройте контекстное меню щелчком правой кнопки мыши на строке меню или любой выведенной на экран панели, просмотрите список доступных в текущем режиме панелей и выведите нужные на экран.