3.2. Характеристики фаз проекта

Фаза (этап или стадия) проекта характеризуется завершением и одобрением одного или нескольких результатов поставки. Результат поставки – это измеримый, проверяемый продукт работы, например, спецификация, отчет по анализу осуществимости, детальный план или опытный образец. Создание одних результатов поставки определяется процессом управления проектом, а другие могут быть конечными продуктами или элементами конечных продуктов, ради которых создавался проект.

Структура фаз позволяет разделить проект на логические подгруппы для более легкого управления, планирования и контроля. Количество фаз, необходимость в них и степень налагаемого контроля зависят от размера фаз, сложности и потенциального воздействия проекта. Укрупненный жизненный цикл проекта может включать следующие фазы: концепция, разработка, реализация, закрытие.

В ходе фазы концепции (инициации, начала) исследуются предпосылки реализа­ции идеи проекта, оцениваются условия и окружение проекта, готовятся прогнозы, оцениваются цели и варианты, делается первоначальная оценка технической реализации, оцениваются временные и стоимостные аспекты реализации идеи.

Основные управленческие задачи и решения, принимаемые в ходе фазы концепции, включают:

• однозначное понимание всеми участниками целей и границ проекта;

• четкая фиксация факта начала проекта;

• назначение ответственных (менеджера проекта, заказчика, куратора);

• укрупненное понимание содержания проекта и его основных заинтересованных сторон;

• понимание состава и содержания последующих шагов по более детальной разработке проекта.

Обычно как факт начала работ над проектом, так и факт его ликвидации оформляются официальными документами. Таким документом, авторизующим проект, является устав. До выпуска устава проект официально не существует.

Устав проекта (project charter) – документ, выпущенный вышестоящей администрацией, который предоставляет менеджеру проекта полномочия привлекать ресурсы организации для выполнения работ проекта и содержит исходные требования, удовлетворяющие нужды и ожидания заинтересованных сторон проекта

Примерная структура устава проекта представлена в приложении 1.

Существует высокая вероятность того, что по результатам проработки концепции заказчик может принять решение о за­крытии или существенной переработке проекта. Начало проекта закладывает фундамент всех его успехов. Ошибки, допущенные в ходе инициации, обязательно напомнят о себе в дальнейшем. К числу самых распространенных ошибок, случающихся на начальной стадии проекта, относятся:

• нечеткое понимание целей и границ проекта;

• неформализованный подход к запуску проекта;

• необоснованный запуск проекта.

На фазе разработки (планирования, подготовки) ведут детальную проработку всех техни­ческих аспектов реализации проекта, разработку проектной до­кументации, детальных планов и бюджета реализации проекта.

Основные управленческие задачи и решения, принимаемые в ходе фазы разработки, следующие:

• полная оценка результатов проекта перед тем, как на реализацию проекта будут направлены основные ресурсы;

• разработка и утверждение детальных планов проекта, утверждение процессов управления реализацией проекта;

• окончательное определение потребностей проекта в ре­сурсах.

• определение областей проекта, где высокий уровень рис­ков и неопределенности диктует необходимость дальней­шей оценки и переработки проекта;

• определение потребности в дальнейшем изучении и разработке проекта;

• утверждение технической документации и планов реали­зации проекта;

• принятие решения о переходе к фазе реализации проекта.

Основной вехой фазы разработки будет являться план управления проектом. План управления проектом — это документ, описывающий, как проект будет исполняться, как будет происходить его мониторинг и контроль. Он интегрирует и консолидирует все вспомогательные и базовые планы, полученные в результате процессов планирования.

Фаза реализации (осуществления, исполнения) — основная фаза проекта, в ходе которой создается конечный продукт проекта. В крупных проектах эту фазу разделяют на более мелкие в соответствии с технологией создания продукта, определяют моменты получения промежу­точных результатов и процедуры принятия решений о переходе к последующим шагам реализации.

Основные управленческие задачи и решения, принимаемые в ходе фазы реализации, следующие:

• привлечение и интеграция исполнителей и ресурсов, не­обходимых для реализации проекта;

• анализ и утверждение промежуточных результатов про­екта;

• принятие решений о переходе к последующим фазам реа­лизации или к фазе завершения проекта;

♦ принятие решений о внесении изменений в проект и планы реализации;

Основными задачами фазы закрытия (завершения, окончания) проекта являются выполнение финального тестирования для определения со­ответствия результатов проекта запланированным, разработ­ка технических руководств и эксплуатационной документации, формальная передача окончательных результатов проекта в эксплуатацию, подведение итогов проекта. Часто фаза завер­шения проекта включает начальные этапы эксплуатации соз­данного продукта (системы) и вывод продукта (системы) на запланированные эксплуатационные показатели (показатели продаж и т.п.).

Окончанием существования проекта может быть:

• ввод в действие объектов, начало их эксплуатации и использования результатов выполнения проекта;

• перевод персонала, выполнявшего проект, на другую работу;

• достижение проектом заданных результатов;

• прекращение финансирования проекта;

• начало работ по внесению в проект серьезных изменений, не предусмотренных первоначальным замыслом (модернизация);

• вывод объектов проекта из эксплуатации.

Связь между фазами жизненного цикла проекта может быть последовательная или перекрывающаяся в зависимости от сложности, масштабности и технологических особенностей реализации проекта. Вехи между началом и окончанием проекта значительно различаются в зависимости от типа деловой деятельности и реально выполняемого проекта. Наиболее часто завершение фаз отмечается некоторым обзором управляющей деятельности и решением о переходе к следующей фазе. Это случается не всегда, так как фазы проекта имеют свойство перекрываться. Типовая структура последовательного жизненного цикла проекта с указанием выходов каждой фазы представлена на рис.3.4.

Рис. 3.4. Основные фазы и вехи проекта

Независимо от количества фаз, составляющих проект, все фазы имеют схожие характеристики:

• Деятельность имеет явную направленность, которая отличается от любой другой фазы. При этом могут привлекаться разные организации, месторасположения и использоваться разные наборы навыков.

• Для достижения основного поставляемого результата или цели фазы требуются методы контроля или процессы, уникальные для фазы или ее операций.

• Закрытие фазы сопровождается определенного рода передачей полученного продукта в качестве поставляемого результата фазы. Такое завершение фазы представляет собой естественную точку для переоценки предпринимаемых действий и, при необходимости, для изменения или прекращения проекта. Данная точка может называться шлюзом стадии, контрольным событием, анализом фазы, шлюзом фазы или этапом критического анализа. Во многих случаях закрытие фазы должно быть одобрено в той или иной форме, прежде чем она может считаться закрытой.