Неправильно правильно

Надеюсь на скорый ответ, Надеюсь на скорый от-

вет. пись

искренне Ваш... Искренне Ваш под-

пись

Буду рад скорой встрече, Буду рад скорой встрече. с уважением... С уважением под-

Соответствие форм приветствия и прощания по степени

официальности/неофициальности также является обязательным ус- ловием делового письма. В западном деловом письме существуют язы- ковые формулы, соответствующие официальному, полуофициальному и неофициальному заключению официальных посланий.

Степень проявления учтивости (любезности) в разных националь- ных культурах деловой переписки различна. Для русского официально- делового письма проявление любезности и сердечности в целом не ха- рактерно (а в официальном документе – недопустимо). Западное и аме- риканское деловое письмо основывается на признании того, что с вы-

ражения почтения и уважения к клиенту (деловому партнеру) начинает- ся успех дела, а формулы любезности и сердечности позволяют устано- вить с ним более тесный контакт.

Различия в стиле сообщения. Для отечественной деловой пере- писки традиционным является надличностный характер изложения, от- личающийся предельной рациональностью, жесткостью используемых языковых форм и моделей, и этим, как считают отечественные специа- листы, принципиально отличающийся от так называемых «доверитель- ных писем», в которых авторы выступают как личности. Исследователи отмечают, что в сфере делового стиля действуют несколько иные рече- вые нормы, чем в сфере общелитературного языка. Это объясняется тем, что составитель официального письма стремится, прежде всего, с протокольной точностью передать смысл той или иной управленче- ской ситуации.

4. Современные рекомендации по составлению деловых документов

В современном мире нарастает степень интернационализации как гуманитарных, так и профессиональных связей. Уже обычным явлением стала международная деловая переписка, и многие особенности запад- ной школы делового письма усваиваются российскими корреспонден- тами, стремящимися к налаживанию эффективных, взаимовыгодных отношений с западными партнерами.

Однако многим специалистам, как показывают многочисленные опросы и исследования, часто не хватает умения четко и убедительно излагать свои мысли в письменном виде. Поэтому особую актуальность приобретают рекомендации опытных менеджеров, специально обучав- шихся искусству делового письма и успешно применяющих это искус- ство на практике.

Цели пишущего деловое письмо:

• привлечь внимание читающего к какой-либо ситуации или про- блеме;

• дать читающему возможность без труда понять написанное;

• побудить читающего действовать так, а не иначе.

Это явные цели. Они лежат на поверхности. Но есть еще одна цель, о которой пишущий чаще всего не задумывается на уровне сознания. Эта цель – лучше уяснить проблему, составить стройное логическое представление о новой идее.

Известный американский менеджер Ли Якокка в своей книге

«Карьера менеджера» считает, что подготовка делового письма (док- лада) – это лучший метод познания менеджерских тайн. «Регуляр-

но, – пишет он, – раз в три месяца каждый менеджер садится за стол ря- дом со своим непосредственным начальником, чтобы обсудить итоги сделанного и наметить цели на следующий квартал. Если у него с на- чальником достигнуто полное согласие относительно намеченных це- лей, менеджер оформляет их в виде письменного документа, который начальник визирует своей подписью».

Бесспорно, человеку чаще всего значительно легче объясниться на словах, чем выражать свои мысли письменно. Однако действительность такова, что все специалисты, работающие в любой профессиональной сфере, должны уметь писать.

Письменная речь имеет свои сильные и слабые стороны.

Достоинства:

• пишущий имеет возможность спланировать содержание и форму своего письма;

• читающему легче понять детали сообщения, особенно цифровой материал;

• имеется возможность тщательно проверить написанное;

• читающий может перечитать места, трудные для понимания;

• письменное сообщение может стать основой для групповой дис- куссии;

• печатное слово сохраняется для грядущих поколений;

Недостатки:

• пишущий лишен возможности украсить свою речь мимикой и жестами;

• читающий может легко отвлечься от текста;

• пишущий не имеет возможности точно знать, кто будет знако- миться с его материалом.

Письменная речь рождается в больших муках и требует значитель- ного времени для шлифовки текста