Договор

Также как и с заявкой в договор можно попасть из соответствующих пунктов меню «Журналы» и «Документы». Номер и дата заключения договора заполняются автоматически. При выборе номера заявки по ее номеру поля «Код продукции» заполняются автоматически. При двойном нажатии левой клавиши мыши в поле «Цена» вызывается прайс-лист на данный вид продукции для выбора необходимой цены. Значения полей «Количество», «Срок поставки» заполняются оператором вручную. Поле «Сумма» рассчитывается на основании данных полей «Цена» и «Количество».

Рисунок 2.5 – Форма Договора

Журналы

Как описывалось ранее, пользователь может попасть в любой документ из соответствующего ему журнала. Все журналы однотипные – указывается номер документа, дата его составления и основание. На панели формы есть навигатор для работы с журналами. Для просмотра любого документа из журнала нужно выбрать требуемый журнал. На экране появится форма соответствующего журнала. Например, журнал отзывов. В данном журнале заносятся отзыв о работе сотрудника с клиентом по результатам итогового обзвона, для контроля качества обслуживания.

Форма журнала представлена на рисунке 2.6.

Рисунок 2.6 – Форма журнала отзывов

2.1.3 Характеристика результативной информации

Любая система автоматизации учёта только тогда выполняет свои функции, когда она имеет средства обработки накопленной в системе информации и получения сводных данных в удобном для просмотра и анализа виде. Как правило, для решения подобных задач в системе автоматизации учёта существует подсистема формирования отчётных документов (их ещё называют выходными документами). Такая подсистема может формировать набор различных отчётных документов, достаточных для удовлетворения потребности пользователей системы в достоверной и подробной выходной информации.

Особое место в системе уделяется созданию отчетов. Отчет можно сформировать в произвольной форме, выбрав необходимый фильтр. Так, например, в отчетах о заявках можно выбрать все неотработанные заявки, поставив нужный флажок. При этом на экран отобразятся все заявки, ненашедшие подтверждения в договорах. В отчетах о контрагентах можно сделать запрос о всех контрагентах сделавших заявки и заключивших договор или, наоборот, о контрагентах, которые сделали запрос о продукции, но не стали заказывать ее.

Особое место занимают отчеты о сбыте и реализации продукции за определенный период. В процессе анализа необходимо изучить изменение не только объёма производства товарной продукции, но и в объёме её реализации. От объёма продаж зависят:

• финансовый результат деятельности предприятия;

• его финансовое положение;

• платёжеспособность и т.д.

Анализ реализации продукции поводится за каждый месяц, квартал, полугодие, год. В процессе его фактические данные сравниваются с плановыми, предшествующими периодами.

Оператор подготавливает отчеты, а непосредственно анализом занимаются другие службы или работники отдела, в зависимости от отчета.