3. Информационная система «Журнал Приказов. Образование»

Разработчик РОСТ-ПРО. РОСТ-ПРО ставит целью помочь эффективно управлять рабочими данными (приказами, внутренними и внешними документами, информацией о сотрудниках, клиентах и партнерах) предлагая простые в использовании программные решения.[21] Использование программных продуктов от РОСТ-ПРО позволяет значительно экономить время на обработку данных и формирование документов (см. рис. 1.11).

Рис. 1.11 Стартовая форма ИС «Журнал Приказов. Образование»

Данная программа предназначена для работы с журналом приказов образовательного учреждения.

Автоматизация журнала приказов образовательного учреждения. Программа позволяет формировать наглядный реестр специальностей, курсов, групп, студентов и приказов (выписок).

Внедрение программы существенно упрощает процесс формирования приказов (выписок) и повышает эффективность ведения журнала приказов в учебном заведении.

Возможности:

• формирование личной карточки студента;

• формирование наглядного реестра специальностей, курсов, групп, студентов;

• формирование журнала приказов;

• формирование более 20 печатных форм документов (включая произвольный) как по отдельному студенту, так и по группе студентов:

• приказ о зачислении (на первый курс);

• приказ о зачислении (после бакалавриата);

• приказ о зачислении (переводом из других учебных заведений);

• приказ о переводе студентов на другую специальность;

• приказ о переводе студентов на ускоренную форму обучения и др.

Анализируя внедренные системы автоматизации управления учреждением образования, невольно напрашивается вывод, что в настоящее время не существует таких ИС, которые бы отвечали требованиям учреждению дополнительного образования. Любая система требует дополнительных доработок, чтобы учитывать все индивидуальные особенности данного предприятия. Большинство рассмотренных систем в большей мере направлены на автоматизацию управления общеобразовательных школ или же учреждений высшего профессионального образования.

3. Разработка концепции подсистемы

1. Разработка функциональной модели

Изучив существующую модель бизнес-процессов по управлению образовательными услугами Центра внешкольной работы и, проанализировав существующие системы, было решено разработать модель способную решить недостатки существующей системы. Функциональная модель системы, модель TO-BE, создавалась с использованием IDEF0 диаграмм средствами Business Studio [18] (см. приложение 2). Контекстная диаграмма подсистемы представлена на рис. 1.12.

Рис. 1.12 Контекстная диаграмма

Описание входов и выходов диаграммы верхнего уровня подсистемы «Управление образовательными услугами ИС МОУ ДОД Центр внешкольной работы г. Сочи» представлено в таблице 1.2.

Следующий уровень декомпозиции состоит из 3-х диаграмм (см. рис. 1.13):

• Формирование отношений с контингентом;

• Учет творческой деятельности учащихся;

• Мониторинг учащихся.

В свою очередь эти работы декомпозируются на последний уровень выполняемых системой функций.

Рис. 1.13 Первый уровень декомпозии

Описание входов и выходов первого уровня декомпозиции представлено в таблице 1.2.

В блоке работы «Формирование отношений с контингентом» происходит зачисление новых воспитанников Центра, добавление существующим ученикам дополнительных на-правлений обучения и их отчисление из контингента Центра, формируется справка об обу-чении.

В блоке «Учет творческой деятельности учащихся» зам. директором по УВР вносится информация о предстоящих мерпориятиях и формируется отчет о творческих достижениях,

педагогами отмечаются достижения воспитанников мерпориятиях.

В блоке «Мониторинг» формируется «Цифровой отчет численности групп» и стратегические показатели, которые являются элементом контроля бизнес-процесса. Назначенные показатели – это элемент управления бизнес-процессом в цикле Деминга (цикл PDCA), реализуемым в BPM-системах. Назначение процессу показателя автоматически связывает процесс с целями предприятия, оценкой достижения которых является показатель. Использование ВРМ-систем для управления предприятием на основе цикла Деминга представляет в распоряжение руководителя базовый алгоритм действий по управлению процессом и достижению его целей, обеспечивая обратную связь для контроля результатов процесса. Средст-вами Business Studio были построены показатели и определы их целевые значе-ния: процент учеников вернувшихся после отчисления, процент заявлений о зачислении, процет наличия призовых мест воспитанников, процент отчисленных по окончанию курса. Показатель пред-ставляет собой измеритель степени достижения стратегической цели. Использование пока-зателей призвано конкретизировать разработанную в ходе стратегического планирования си-стему целей и сделать разработанные цели измеримыми. В ходе дипломного проектирования было разработано по одному показателю для каждой цели.

Без наличия целевых значений показатели, разработанные для измерения стратегиче-ских целей, не имеют смысла. Определение целевых значений показателей вызывает сложно-сти. Принципиальная сложность определения целевого значения того или иного показателя состоит в том, чтобы найти реально достижимый уровень. Стандартный отчет для показателя наличие призовых мест воспитанников представлен в таблице 1.1, отчеты по всем показа-телям прдеставлены в приложении 3.

Таблица 1.1

Отчет по показателю «Процент наличия призовых мест воспитанников»

№ п/п	1
Название	Процент наличия призовых мест воспитанников
Временной горизонт
Периодичность	Год
Единица измерения	Проценты
Точность	2
Минимальное значение	0
Максимальное значение	100
Целевое значение	80
Целевая дата	01.09.2014
Нижнее допустимое отклонение	70
Верхнее допустимое отклонение	90
Нижнее критическое значение	60
Верхнее критическое значение	95

продолжение табл. 1.1

№ п/п	1
Ответственный за ввод значений	Гмызина Т. Л.
Рассчитываемый	Да
Механизм использования формулы	Для плановых и фактических значений
Формула	100*([Количество победителей]/[количество участников])
Тип показателя	Показатель
Скрывать в кокпите	Нет

Входы и выходы диаграмм всех уровней автоматически сгенерированы продуктом Business Studio. Полное представление о функциональной модели подсистемы дает дерево узлов, представленное на рис. 1.14. Диаграмма дерева узлов показывает иерархию работ в модели и позволяет рассмотреть всю модель целиком.

Диаграмма узлов в Business Studio использует традиционное дерево иерархий, в кото-ром верхний узел (блок) соответствует контекстной диаграмме «Подсистема управления образовательными услугами ИС Центра внешкольной работы г. Сочи».

Рис. 1.14 Дерево узлов

Business Studio - система бизнес-моделирования, позволяющая компаниям ускорить и упростить развитие своей системы управления, внедрение системы менеджмента качества. Business Studio является инструментом для построения эффективной системы управления компанией. Система позволяет осуществить сквозное проектирование системы управления от стратегических целей до должностных инструкций конкретных исполнителей.

В ходе дипломного проектирования в Business Studio были созданы и автоматически сгенерированы:

• организационная структура Центра внешкольной работы (см. рис. 1.2);

• диаграммы процессов (см. рис. 1.12, 1.13, приложение 2);

• дерево узлов (см. рис. 1.14), которое дает полное представление о функциональной модели системы;

• стандартные отчеты по показателям (см. таблица 1.1, приложение 3);

• отчет «Процессы модели» (см. таблица 1.2). отображающие входы и выходы всех про-цессов модели.

Таблица 1.2

Входы и выходы процесса «». Отчет «Процессы модели»

Код	Процесс	Стрелки связи
		Тип	Наименование стрелки (объекта EPC)
A0	Подсистемы управления образовательными услугами ИС МОУ ДОД Центр внешкольной работы	Вход	Документ об участии в мероприятии
			Заявление на зачисление
			Заявление на отчисление
			Решение об отчислении
		Выход	Отчет о творческих достижениях
			Справка об обучении
			Стратегические показатели
			Цифровой отчет численности групп
		Механизмы	Директор
			Зам. директора по УВР
			Педагог
		Управление	Должностные инструкции
			Локальные акты
A1	Формирование отношений с контингентом	Вход	Заявление на зачисление
			Заявление на отчисление
			Решение об отчислении
		Выход	Список контингента

продолжение табл. 1.2

Код	Процесс	Стрелки связи
		Тип	Наименование стрелки (объекта EPC)
A1	Формирование отношений с контингентом	Выход	Справка об обучении
		Механизмы	Педагог
		Управление	Должностные инструкции
			Локальные акты
			Заявление на отчисление
A1.1	Добавление нового обучающегося	Вход	Заявление на зачисление
		Выход	Список контингента
		Механизмы	Педагог
		Управление	Должностные инструкции
			Локальные акты
A1.2	Изменение данных ученика	Вход	Добавление дополнительной студии
A1.2	Изменение данных ученика	Вход	Решение об отчислении
A1.2	Изменение данных ученика	Выход	Список контингента
		Механизмы	Педагог
		Управление	Должностные инструкции
			Локальные акты
A1.3	Формирование справки об обучении	Вход	Список контингента
		Выход	Справка об обучении
		Механизмы	Педагог
		Управление	Должностные инструкции
A2	Учет творческой деятельности учащихся	Вход	Документ об участии в мероприятии
			Список контингента
		Выход	Данные о мероприятиях и достижениях
			Отчет о творческих достижениях
		Механизмы	Зам. директора по УВР
			Педагог
		Управление	Должностные инструкции
			Локальные акты

продолжение табл. 1.2

Код	Процесс		Стрелки связи
			Тип	Наименование стрелки (объекта EPC)
A2.1	Внесение данных о мероприятии		Вход	Документ об участии в мероприятии
			Выход	Внесенное мероприятие
			Механизмы	Зам. директора по УВР
			Управление	Должностные инструкции
				Локальные акты
A2.2		Отметка достижения обучающегося	Вход	Внесенное мероприятие
				Список контингента
			Выход	Данные о мероприятиях и достижениях
			Механизмы	Педагог
			Управление	Должностные инструкции
A3		Мониторинг учащихся	Вход	Данные о мероприятиях и достижениях
				Список контингента
			Выход	Стратегические показатели
				Цифровой отчет численности групп
			Механизмы	Директор
				Зам. директора по УВР
			Управление	Должностные инструкции
				Локальные акты
A3.1		Формирование цифрового отчета численности групп	Вход	Данные о мероприятиях и достижениях
				Список контингента
			Выход	Цифровой отчет численности групп
			Механизмы	Зам. директора по УВР
			Управление	Должностные инструкции
				Локальные акты
A3.2		Расчет стратегических показателей деятельности	Вход	Данные о мероприятиях и достижениях
				Список контингента
			Выход	Стратегические показатели
			Механизмы	Директор
			Управление	Должностные инструкции
				Локальные акты