Технико-экономическое обоснование на создание «Подсистемы управления образовательными услугами ис «Центра внешкольной работы г. Сочи»»
Введение
Основанием для проведения работ является приказ директора МОБУ ДОД Центр внешкольной работы г. Сочи Тодуа И. Б.
Заказчик: МОБУ ДОД Центр внешкольной работы г. Сочи (г. Сочи, Курортный проспект, 32а).
Разработчик: СГУ, студентка (г. Сочи, ул. Пластунская, д. 94).
Сроки начала и окончания работ
Дата начала работы 08.04.2013 г.
Дата окончания работы 21.06.2013
Характеристика объекта автоматизации
Общая характеристика
Объектом автоматизации проектирования является деятельность по управлению образовательными услугами центра внешкольной работы г. Сочи. Руководителем указанного учреждения является директор, в его непосредственном подчинении находится четыре заместителя, психолог и секретарь. Руководителем отдела учебно-воспитательной работы является заместитель директора по УВР. В подчинении у замдиректора по УВР находятся руководители структурных подразделений, отвечающих за работу педагогов в своих подразделениях.
Организационная структура предприятия представлена в организационной диаграмме на рис. 1.2.
Характеристика существующей системы управления
Деятельность отдела УВР центра можно условно разбить на 4 основных бизнес-про-цесса: прием обучающихся в центр внешкольной работы, исключение обучающихся из центра внешкольной работы, организации культурно-массовых мероприятий.
Каждая из этих составляющих представляет собой некоторый процесс на предприятии, который решает определенный круг задач и проходит разные этапы принятия решений, связанных с эффективным управлением образовательными услугами центра внешкольной работы. Документооборот отдела учебно-воспитательной работы Центра внешкольной работы представлен на рис. 1.8.
Основанием для зачисления в ЦВР является заявление от родителей и личные данные ребенка и родителя (паспорт, свидетельство о рождении и т.п.). Необходимые документы (заявление, мед. справка и т.п.) принимает педагог центра, на учеников заводятся личные карточки, вся полученная информация заносится и хранится в дальнейшем в журнале у педагога. Ученики записываются к педагогам в зависимости от желаемой направленности обучения (художественное подразделение, спортивно-патриотическое и т.д.). При желании можно записаться в несколько секций различной направленности.
Оценкой уровня обучения в центре внешкольной работы является успешное участие в мероприятиях различного уровня. Мероприятия проводятся согласно приказам или приглашениям организаторов, наиболее успешные воспитанники отбираются для участия в мероприятиях, конкурсах, соревнованиях. По окончанию мероприятий педагогами центра отмечается в журналах информация о проводимом мероприятии (сроки провидения, место и вид), участвующие ученики и их достижение в мероприятии (победа или призовое место). Также эта информация дублируется педагогом в личную карточку.
Воспитанник может быть отчислен из Центра:
по желанию самого обучающегося и (или) его родителей (законных представителей);
по окончании полного курса обучения по избранной образовательной программе;
при наличии медицинского заключения о состоянии здоровья обучающегося, препятствующего его дальнейшему обучению;
по решению органа управления Центра (педагогический совет и др.) за совершение противоправных действий, грубые и неоднократные нарушения Устава допускается в качестве крайней меры воздействия. Процедура исключения обучающегося оформляется приказом, объяснительными записками, протоколами индивидуальной работы с обучающимся и его родителями (законными представителями), фиксацией фактов неоднократных грубых нарушений устава;
по достижении обучающегося возраста 18 лет.
Примеры входных и выходных документов Центра представлены в приложении 5.
Перечень и характеристика недостатков в организации и управлении
При анализе деятельности центра внешкольной работы были выявлены следующие недостатки:
разрозненность однородной информации, что существенно сокращает оперативность доступа к ней, возможность её анализа и дальнейшего использования при планировании направлений развития Центра;
переложение некоторых административных функции на преподавательский состав;
неэффективность описанного выше способа формирования и ведения учетной документации;
большие объемы информации, с которыми приходится работать персоналу;
неоправданно большие затраты времени персонала центра на ведение и оформление всей необходимой документации;
отсутствие защиты информации, хранящейся в журналах педагогов от несанкционированного доступа к ней со стороны учащихся.
Рис. 1.8 Документооборот модели AS IS
Цели, критерии и ограничения внедрения подсистемы
Характеристика целей создания подсистемы.
Информационная система управления образовательными услугами Центра разработана для автоматизации деятельности по управлению образовательными услугами учреждения. ИС позволит:
отслеживать изменения контингента центра нешкольной работы;
учитывать развитие творческой деятельности учеников Центра;
рассчитывать показатели обеспечивающие контроль результатов процесса (см. рис. 1.4);
избежать указанных недостатков в существующей организации управления;
вести электронный журнал педагога учреждения дополнительного образования.
Характеристика ограничений по созданию подсистемы.
Проектируемая ИС не обеспечивает учет рабочего времени сотрудников, больничных листов, отпусков и назначение зарплаты, формирование расписания учебных занятий.
Функции и задачи создаваемой подсистемы
Подсистемы включает в себя следующие автоматизированные функции (на основании модели «AS IS»):
формирование справки об обучении;
ведение журнала педагога;
учет творческих достижений воспитанников;
формирование отчета о творческих достижениях;
учет численности воспитанников;
формирование цифрового отчета численности групп;
учет количества выдаваемых свидетельств об окончании обучения;
расчет показателей, обеспечивающих контроль бизнес-процессов.
Выше перечисленные функции подсистемы позволяют повысить эффективность деятельности предприятия, уменьшить потерю документации центра, создать единую информационную базу для анализа.
Ожидаемые технико-экономические результаты создания подсистемы
Основные источники технико-экономической эффективности, получаемые в результате создания подсистемы:
сокращение объема бумажной документации;
увеличение скорости поиска информации и подготовки отчетов;
возможность анализа деятельности центра внешкольной работы на основе накопленных в БД сведений;
защита информации от несанкционированного доступа к ней учащихся;
безопасное хранение всей учетной документации центра;
оперативность доступа к сведениям образовательных услуг центра.
Ожидаемые затраты на создание и внедрение подсистемы:
разработка подсистемы ИС;
компьютерная техника (компьютеры, принтеры, сетевое оборудование);
лицензии на ОС Windows и текстовый редактор Word.
Выводы и предложения
Автоматизация Центра внешкольной работы позволит перейти организации на новый уровень технического оснащения, что существенно снизит время, затраченное администрацией центра на анализ деятельности всего учреждения. Автоматизация центра позволит отслеживать и учитывать желания учеников, уменьшит время непрофессиональной работы педагогов, позволит уменьшить потерю документации, создать единую информационную базу для анализа, эффективного управления и контроля деятельности центра внешкольной работы в области образования.
Внедрение ИС потребует обучение сотрудников работе на компьютере в пределах знания ОС Windows, текстового редактора Word и создаваемой подсистемы или наем квалифицированного специалиста.