Организация работы по сбору информации о возможных партнерах

Правильный выбор торговых партнеров очень важен, поэтому предприятия и организации, стремящиеся к внешнеэкономической деятельности, должны хорошо организовать и методически отладить эту работу. Было бы ошибкой прибегать к сбору информации по фирмам-партнерам только эпизодически или в период подготовки переговоров с ними. Эта деятельность должна вестись постоянно и тщательно.

Оперативно-коммерческая работа по изучению фирм во внешнеторговых организациях должна включать:

а) предварительный сбор данных о фирме, с которой предполагается проведение переговоров или заключение сделки;

б) текущее наблюдение за деятельностью фирм и организаций, с которыми заключены контракты;

в) выявление и изучение новых фирм и организаций – возможных контрагентов по экспорту и импорту;

г) систематическое изучение фирменной структуры товарных рынков по основным статьям экспорта и импорта;

д) наблюдение за деятельностью фирм-конкурентов, играющих ведущую роль на отдельных товарных рынках.

Изучение фирм, работающих на данном рынке, складывается из сбора информации о фирме и систематизации сведений в определенном порядке. Для получения интересующих сведений контрагенты используют все возможные источники информации, которые можно получить через сложившуюся на мировом рынке систему и которые являются обычными в практике любой фирмы, участвующей в международной торговле.

Информация о фирме, полученная из разных источников, собирается и систематизируется в досье на фирму.

Наиболее ценной информацией для досье считаются сведения, полученные при личном знакомстве с фирмой, ее руководителями или владельцами, а также в процессе коммерческих переговоров. В качестве дополнительных источников информации используются данные фирменных справочников, годовые отчеты фирм, справки банков и специализированных информационных фирм.

Досье фирмы включает ряд документов, подготавливаемых специально сотрудниками внешнеторговой организации. К таким документам, обязательным для заполнения, относятся:

а) карта фирмы – базовый документ, в котором собирается всесторонняя информация об интересующей фирме;

б) сведения о переговорах с фирмой;

в) сведения о деловых отношениях.

Сущность переговорного процесса и его функции

Вступая во внешнеэкономические отношения, партнеры имеют, как правило, различные цели, позиции по основным вопросам будущих сделок, разный опыт и различные законодательства в области предпринимательства. Поэтому процесс заключения договора фактически состоит из двух стадий:

• во-первых, изложение собственной позиции и пожеланий партнеру, а также изучение его предложений и условий и,

• во-вторых, поиск взаимоприемлемого компромисса и оформление его в текст соглашения.

Каждый из этих этапов фактически представляет собой переговоры особого рода: переговоры по переписке, переговоры по телефону, личные переговоры.

Когда одна из сторон выступает с предложением обсудить детали и условия соглашения или контракта, а другая сторона принимает предложение, наступает один из важнейших моментов – подготовка к переговорам. От того, насколько тщательно будут подготовлены переговоры, зависит не только их конечный результат, но и сам процесс: будут ли переговоры затяжными, конфликтными, или они пройдут быстро и без срывов. Точного « рецепта» по каждому случаю дать нельзя.

Таким образом, переговоры – это искусство, которым надо владеть, – это процесс поиска взаимоприемлемых решений.

Начиная переговоры, партнеры должны четко себе уяснить, для чего они им нужны. Поэтому важное значение имеют функции переговоров, основными из которых являются: информационная, коммуникативная, регулирующая, контролирующая, координирующая, деструктивная, пропагандистско-рекламная.