Общая схема слияния

Источник данных

Фамилия	Имя	Отчество	Индекс	Адрес	Сумма баллов
Гамаюнов	Владимир	Генрихович	220050	г. Минск, ул. Красина 20, кв. 25	57
Алентов	Петр	Сергеевич	220009	г. Минск, ул. Енисейская, 53, кв. 20	35

Чтобы воспользоваться Ассистентом слияния, необходимо выполнить следующие действия:

1. Создать источник данных (например, создать в отдельном документе таблицу со всей необходимой информацией, причем заголовки столбцов будут являться полями слияния). Источник данных можно создать, используя команду Выбрать получателей – Ввести новый список вкладка Рассылки. Сохранить и закрыть этот файл.

2. Создать в отдельном файле письмо не заполняя места, где будут вставлены уникальные данные каждого получателя. Текст в стандартном документе набирается и форматируется обычным способом.

3. Открыть вкладку Рассылка. Выбрать команду Выбрать получателей - Использовать существующий список (группа Начало слияния), выбрать созданный ранее и сохраненный список получателей.

4. Установив курсор в нужном месте (например, там, где должна быть напечатана фамилия получателя) выбрать команду Вставить поле слияния и выбрать из открывшегося списка необходимое поле. Поле слияния выделяется в документе угловыми скобками:

5. Аналогичным образом заполняются все поля слияния:

6. Закончить ввод текста и полей слияния.

7. При необходимости, можно просмотреть результаты слияния. Для этого необходимо выбрать команду Просмотреть результаты в одноименной группе:

8. Для завершения слияния необходимо выбрать команду Найти и объединить – Изменить отдельные документы и выбрать Объединить все записи (группа Завершение). После этого можно сохранить полученный документ, отпечатать полученные письма или отредактировать их по отдельности.

Для удобства работы можно использовать мастер слияния, который открывается командой Начать слияние - Пошаговый мастер (группа Начало слияния). В правой части рабочего окна откроется мастер слияния, который пошагово помогает создать письмо:

Замечание. Если в результирующем документе требуется, чтобы вместо определенного поля подставилось значение в зависимости от некоторого условия, то используется стандартное поле Word IF…THEN…ELSE (команда Правила). При его выборе открывается диалоговое окно Вставка поля IF:

Далее следует:

а) выбрать в области Поле одно из полей слияния (например, «ПОЛ»);

б) в области Оператор выбрать один из способов сравнения (например, «Равно»),

в) в поле Значение ввести требуемый текст (например, «М»);

г) ввести разные тексты в поля для совпадающих и не совпадающих значений и щелкнуть по кнопке ОК (Можно менять окончание слова, как на рисунке – таким способом формируется обращение к человеку в зависимости от пола «Уважаемый» если пол мужской, «Уважаемая» – если женский).

На экране появится один из вариантов обращения.

Ассистент слияния позволяет проводить отбор получателей по определенным критериям. Для этого можно использовать команду Изменить список получателей. Откроется таблица Получатели слияния:

В этой таблице выбрать нужное поле (например, Пол), далее Дополнительно (как на рисунке выше). Откроется диалоговое окно Отбор записей:

Выбрав соответствующий Оператор и задав необходимое Значение, можно отфильтровать весь список получателей.