18. Make an allotment contract using the following sample and the information in the Terms & Conditions.

GROUP CONTRACT

(one contract per group)

1. Contracting parties

   Hotel ____________________________ (company name) ___________________________ (address) Tel.: _______________________ Fax: _______________________ Email: ______________________ VAT number: ________________ ____________________________ (authorized person – name and title)

   Travel Agent ____________________________ (company name) _________________________ (license number) (address) Tel.: _______________________ Fax: _______________________ Email: ______________________ VAT number: ________________ ____________________________ (authorized person – name and title)

2. Purpose of the contract

Reservation in the hotel ____________ for the services mentioned thereafter:_____________________________________________________

3. Booking conditions

1. Arrival and departure

   Number of persons planned within the group	Arrival at Hotel				Departure from Hotel				Number of nights
   	Day	Month	Year	Time	Day	Month	Year	Time

2. Accommodation

Clients

Single room(s): _____ Twin bedded room(s): _____ Double room(s): _____

Triple room(s): _____ 4 Pax room(s): ______ Suite (s): ______

Tour leader/ guide/ driver

Persons (number): ______ Single room: _______ Twin bedded room(s):______

3. Room facilities (cross what is required)

Bath/WC (number)

Shower/WC (number)

Bath/shower/WC on same floor (number)

Heating

Air conditioning

Mininar

Television

Telephone

Safe in room

Computer/fax connection in room

Other facilities/ Requirements: __________________________________

4. Meals (Cross what is required)

Breakfast In breakfast lounge Continental/buffet/American				Half-board (with lunch or dinner)				Full-board

Special meal requested: ____________________________

5. Other Facilities / Requirements: __________________________

Other services: _________________________________________

4. PRICE AND PAYMENT

Net price (non commissionable) per day per person _____ per room/ unit _____ in ______ (currency) – taxes and service included.

Special requests: _______________________________

Other services: _______________________________

1. Price supplement

Early arrival/ late departure: __________________

Other: _________________________ (please specify)

2. Arrangements for payment

Prepayment:

Reservations fees or Guarantee deposit or Advance payment or Earnest money (per person/ room)

Payment:

Payment against invoice within a given deadline: _________

Means of payment: _____________

Interest on late payment in %: _______

5. CANCELLATION

1. Without compensation

Up to 100% of the group: ______ days prior to arrival

Up to 50% of the group: ______ days prior to arrival

Up to 25% of the group: ______ days prior to arrival

2. With compensation

Amount of _________________________________

2/3 of the price of the reserved services (minimum 1 night per cancelled client)

Cancellation made 3 days prior to arrival: ¾ of the price of the reserved services.

6. TRANSMISSION OF THE ROOMING LIST TO THE HOTEL

______ days prior to arrival of the group

7. SETTLEMENTS OF DISPUTES

The parties agree to submit any dispute arising from this contract to:

The IH&RA / UFTAA Arbitration Committee

The court and tribunals of the country where the service is dispute was rendered

Other (specify): _______________________________________________

8. CODE OF PRACTICE

The parties to this acknowledge that they are aware of the terms and conditions of the IH&RA / UFTAA Code of Practice.

Done in duplicates in: _______ , on __________ (date)

For the Hotel name and title of the authorized person

For the Travel Agency name and title of the authorized person

18. You are going to render the text about contractual relationship between hotels and travel companies. First match the Russian terms with their English equivalents and then render the text into English.

1. Кодекс отношений между гостиницами и турагентствами

2. Все­мирная федерация ассоциаций турагентств

3. Между­народная ассоциация гостиниц и ресторанов

4. договор о твердой закупке с полной оплатой

5. договор о квоте мест с гарантией их заполнения на 30— 80%

6. договор о квоте мест без гарантии их заполнения

7. договор о текущем бронировании

8. оставшаяся часть квоты

9. квота номеров (мест)

10. гарантированная квота мест

11. загрузка гостиничных номеров

12. заявка на бронирование

1. fixed /guaranteed contract

2. occupancy rate

3. Code of Practice on the Relations between Hotels and Travel Agents

4. International Hotel and Restaurant Association (IH&RA)

5. on request booking

6. commitment contract

7. room block/ allotment

8. the unsold room block

9. allotment contract

10. reservation/booking request

11. fixed room block

12. Universal Federation of Travel Agents’ Associations (UFTAA)

В сфере международного туризма в соответствии с Кодексом отношений между гостиницами и турагентствами, принятым Всемирной федерацией ассоциаций турагентств (UFTAA) и Международной ассоциации гостиниц и ресторанов (IH&RA), вступившим в дей­ствие с 3 июля 1991 г., используются на практике следующие варианты договоров на гостиничные услуги.

Договор о твердой закупке с полной оплатой. По данному договору фирма гарантирует гостинице полную оплату выделенной квоты номеров вне зависимости от их заполнения. При таких условиях фирма «выторговывает» низкие цены на размещение в гостинице.

Гарантированная квота мест необходима турфирме для подтверждения иностранному партнеру приема большого количества тургрупп, путешествующих по одинаковому маршруту и обеспечивающих непрерывную загрузку гостиничных номеров в течение длительного времени.

Договор о квоте мест с гарантией их заполнения на 30— 80%. По такому договору турфирма получает от гостиницы в свое распоря­жение определенное количество мест, которые она обязана в те­чение оговоренного периода заполнить. При этом она гарантирует оплату 30—80 % выделенной квоты мест, даже если они не будут использованы. Остальную часть квоты фирма имеет право аннулировать в установленные сроки. По этому договору цены на номера в гостинице ниже обычных розничных тарифов.

Договор о квоте мест без гарантии их заполнения. По этому дого­вору фирма не берет на себя никакой ответственности за заполняемость выделенной ей квоты мест в гостинице. В силу вступает обыч­ное правило аннуляции неиспользованных гостиничных мест. При этом фирма рассчитывается с гостиницей по обычным тарифам.

Договор о текущем бронировании. Это наиболее типичный дого­вор для турфирм, занимающихся организацией индивидуального туризма. По договору фирма не получает от гостиницы никакой квоты мест, а всякий раз при обращении клиента направляет в гостиницу заявку на бронирование и только по получении от нее подтверждения производит продажу гостиничных услуг. При та­ком договоре действуют обычные тарифы на места в гостинице.