Установка поля первичного ключа

Производится в режиме Конструктора таблиц следующим образом: устанавливается курсор на поле, которое следует объявить полем первичного ключа, и выполнить щелчок на кнопке с изображением ключа на панели инструментов или выбрать команду Ключевое поле из меню Правка.

При объявлении нескольких полей ключевыми полями, следует при маркировке нужных полей удерживать клавишу [Ctrl].

Сохранение структуры таблицы

После определения структуры таблицы необходимо сохранить ее, выполнив команду Сохранить из меню Файл или командой Сохранить как… из меню Файл. В диалоговом окне Сохранение необходимо ввести Имя таблицы и нажать кнопку OK.

Ввод данных в таблицу и их сохранение

Ввод данных осуществляется после перехода в режим таблицы командой Режим таблицы из меню Вид. Можно маркировать имя таблицы в окне базы данных и нажать кнопку Открыть.

После ввода данных необходимо выполнить команду Закрыть из меню Файл.

Определение связей

Для определения связей между таблицами базы данных необходимо из окна базы данных выполнить команду Схема данных из меню Сервис. Откроется пустое окно Схема данных и диалоговое окно Добавление таблицы (рисунок 3).

Рисунок 3 – Диалоговое окно Добавление таблицы

Выбрать необходимую таблицу 1 (например, Дисциплины) и нажать кнопку Добавить, затем выбрать таблицу 2 (Ученики) и снова нажать кнопку Добавить. После этого нажимается кнопка Закрыть. В окне Схема данных будут представлены 2 таблицы с именами полей.

Для установления связи между таблицами необходимо нажать на соответствующее поле Таблицы 1, перетащить и опустить его на соответствующее поле Таблицы 2. После того как кнопка мыши отпущена, Microsoft Access откроет диалоговое окно Изменение связей (рисунок 4).

Следует далее активизировать опцию Обеспечение целостности данных, что обеспечит проверку ссылочной целостности связи между обеими таблицами. После этого необходимо сохранить схему данных, нажав кнопку Создать.

Microsoft Access покажет линию между таблицами и автоматически определит тип связи (один-к-одному или один-ко-многим).

Между двумя таблицами может существовать только одно отношение, тип которого можно изменить.

Рисунок 4 – Диалоговое окно Изменение связей

Порядок выполнения работы

1. Получить индивидуальное задание у преподавателя.

2. Создать таблицы в среде Microsoft Access и определить связи между таблицами.

1. В главном меню Файл выбрать пункты Создать – Новая база данных

2. Создать таблицу в режиме конструктора. В режиме конструктора вы видите только заготовку будущей таблицы. В ней каждая строка соответствует наименованию столбика будущей таблицы

3. Создать таблицу списка ГОСТов с полями: - наименование ГОСТ (тип данных: текстовое. Настроить внизу экрана: размер поля 27, обязательное поле, пустых строк нет, индексируемое поле совпадения не допускаются), - описание ГОСТ (тип данных: текстовое, размер поля 80), - рисунок инструмента (тип данных: поле объекта OLE)

4. Полю «наименование ГОСТ» присвоить контекстным меню мышки «Ключевое поле»

5. Закрыть таблицу, назвав её «Список ГОСТов»

6. Создать ещё одну таблицу в режиме конструктора

7. Определится со списком полей по параметрам всех заданных в варианте инструментов. Иными словами, на листочке составить список всех параметров всех данных по варианту инструментов. Даже какой-либо параметр в одном из инструментов не применяется, его всё равно нужно указать, так как он потребуется для ввода других инструментов

8. Набрать названия параметров инструментов по составленному списку. Выставить на каждом тип числовой и выбрать «одинарное с плавающей точкой» (для ввода дробей) или оставить «длинное целое» (для вода только целых значений)

9. Последним полем сделать «наименование ГОСТ» (текстовое, размер 15, обязательное поле, пустых строк нет). То есть продублировать его с таблицы «Список ГОСТов» - оно будет связывать эти две таблицы. Но повторения допускаются, т.к. в каждом ГОСТе указано более одного инструмента.

10. Закрыть таблицу, назвав её «Список инструментов». (Внимание! Access воспринимает заглавные и прописные буквы как одинаковые (например, буквы L и l для него одинаковы). Поэтому, если возникает предупреждение, что данный символ уже используется, следует изменить названия повторяющихся по названию полей. Например, добавлением к имени знака слеша «_».) Подтвердить автоматическое создание ключевого поля.

11. Двойным щелчком зайти в таблицу «Список ГОСТов»

12. Набрать список по варианту. Для ввода рисунка контекстным меню мышки «Добавить объект» - точечный рисунок – Ок – Автоматически откроется окно Paint. В окне Paint: значительно уменьшить поле рисунка держа мышкой за край. Вставка – вставка из файла – выбрать рисунок нужного инструмента (тип файлов – GIF) – подтвердить увеличение поля – закрыть Paint. Сохранение рисунка произойдёт автоматически и покажет это в таблице условным наименованием «Точечный рисунок»:

13. Связать поля таблиц: сервис – схема данных – добавить обе таблицы – закрыть окно добавления – перетянуть мышкой с таблицы «Список ГОСТов» поле «Наименование ГОСТ» в поле «Наименование ГОСТ» таблицы «Список инструментов» – установить параметры целостности как указано на рисунке:

14. Создать

15. Таблицы должны связаться линиями 1 к . Теперь каждому ГОСТу из таблицы ГОСТов соответствует несколько инструментов из таблицы Инструменты. И каждому инструменту соответствует только один ГОСТ.

16. Закрыть «Схема данных» – подтвердить сохранение

17. Открыть таблицу «Список ГОСТов»

18. Раскрыть первую колонку – начать набор инструментов соответствующего ГОСТа в диапазоне варианта задания. Колонку «Счётчик» не вводить! Она будет вводится автоматически. В итоге всё должно выгладить примерно так:

19. Закрыть таблицу «Список ГОСТов». Проверить список инструментов в таблице «Список инструментов»

20. Уменьшить размер файла базы данных: сервис – служебные программы – сжать и восстановить базу данных

21. Подтвердить запуск базы данных. Небезопасность возникает т.к. Access допускает создание макросов, с помощью которых можно написать вирус

Содержание отчета

1. Название и цель работы.

2. Структура таблиц базы данных.

3. Схема базы данных.

Контрольные вопросы

1. Как создается структура таблицы базы данных?

2. Как выполняется заполнение таблицы и ее сохранение?

3. Какие типы данных существуют в Microsoft Access?

4. Как определяются связи между таблицами?

Практическая работа № 2

Проектирование QBE–запросов¹

Цель работы - приобрести практические навыки создания запросов в среде Microsoft Access

Общие сведения

Запросы предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям. Результатом выполнения запроса является набор записей, собранных в таблице, который называется Recordset (динамический, временный набор данных).

Порядок создания запроса на выборку:

1. Открыть базу данных.

2. В окне базы данных перейти на вкладку Запросы и нажать на кнопку Создать. На экране появится диалоговое окно Новый запрос (рисунок 5) для выбора способа построения запроса. Выбирается опция Конструктор.

Рисунок 5 - Диалоговое окно Новый запрос

Появляется пустое окно конструктора запросов и диалоговое окно Добавление таблицы.

Необходимо маркировать необходимые таблицы, при этом каждый раз нажав кнопку Добавить. После этого нажать кнопку Закрыть для того, чтобы закрыть окно.

3. В окне конструктора запросов необходимо выполнить:

- добавить поля в запрос (выполняется двойным щелчком мышью на имени поля соответствующей таблицы);

• установить критерии отбора записей (вводится в строке Условие отбора для соответствующего поля; Например, "САПР" для поля "Наименование") (рисунок 6);

• сортировку данных в запросе (устанавливается в строке Сортировка способ сортировки данных по определенному полю (по возрастанию, по убыванию или не определяется)).

Рисунок 6 – Окно конструктора запросов

4. Отобразить результаты запроса

Готовый запрос выполняется после нажатия на кнопку Запуск на панели инструментов или при активизации команды Запуск из меню Запрос.

5. Сохранить запрос

Выполняется командой Сохранить из меню Файл. После внесения имени запроса в диалоговом окне Сохранение объекта необходимо нажать кнопку OK.