42. Тайм-менеджмент.

В последнее время управление временем (тайм-менеджмент) стало предметом анализа специалистов в области бизнеса и управления. Приняв за аксиому положение, что человек пока не научился напрямую воздействовать на время, специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют, во-первых, научиться уменьшать потери времени, а во-вторых, максимально продуктивно использовать его полезную часть. Согласно результатам опросов предпринимателей, все причины нехватки времени можно свести к четырем основным:

1. Предприниматель берет на себя лишние дела, без которых можно обойтись.

Внешней, логически обоснованной причиной такого повеления может быть стремление держать ситуацию под контролем. Если же мы заглянем глубже, то, возможно, обнаружим вторую причину - недоверие по отношению к своим работникам. Она может быть основной, но еще глубже может лежать страх, что в случае

ослабления личного контроля предпринимателя над событиями что-то пойдет не так, как следовало, что в результате может закончиться катастрофой. Но и это не единственная причина. Возможно, что истинными, подсознательными источниками сверхзанятости бизнесмена являются следующие:

• желание показать свою сверхзагруженность другим людям (родным, близким или собственным подчиненным);

• стремление заполнить внутреннюю пустоту и придать осмысленность своему существованию;

• неумение отказать другим людям.

2. Предприниматель не поручил другим то, что можно было делегировать.

Предназначение руководителя — решать стратегические вопросы, которые слишком важны, чтобы их можно кому-то доверить. Кроме того, предприниматель должен оставить за собой часть функций контроля и мотивирования подчиненных. Все остальные дела можно делегировать кому-то из подчиненных. Определяющими здесь является два фактора: важность дела и длительность его исполнения. Если какое-то мелкое дело, занимающее больше 15 минут, можно кому-то поручить — сделайте это!

3. Предприниматель выбрал неэффективное направление своей деятельности.

Третья причина временных потерь — неумение выбрать главное среди множества альтернатив. В этом случае помощь может оказать принцип Парето, согласно которому человек работает с переменной эффективностью.

По его мнению, люди выполняют примерно 80% работы, затрачивая на это 20% времени, в то время как остальные 4/5 своего времени они тратят гораздо менее эффективно, так что 80% затраченного времени дают только 20% нужных результатов.

Осталось сделать следующий логический шаг и рассортировать все ваши дела и начинания по двум «ящикам»: в один положить то, что дает 80% успеха при минимальных затратах, а во второй поместить хлопотные и малополезные занятия, которые отнимают уйму времени, но в итоге приносят лишь 20% дохода.

4. Предприниматель стремится откладывать «на завтра» то, что можно сделать сегодня.

При планировании и реализации времени хорошие результаты дает применение так называемого директ-принципа: «Если не сейчас, то когда?»

Необходимость его применения связана с тем, что, во-первых, из-за нехватки времени, а во-вторых, из-за недостаточной мотивации у предпринимателя часто накапливается куча не сделанных вовремя дел и невыполненных обязательств. Вся эта гора заданий и поручений постепенно накапливается в деловом ежедневнике, на рабочем столе или в оперативной памяти, вызывая состояние стресса и ощущение невозможности справиться с ситуацией. В этом хламе важных и не очень дел можно с трудом отличить стратегические дела от рутинных и случайных, и предприниматель начинает хвататься то за одно «срочное дело», то за другое, уже «сверхсрочное», которые обещал сделать еще позавчера.

Здесь нужно помнить один важный момент: вовсе не все дела следует делать немедленно. От некоторых лучше немедленно отказаться!

Если предполагаемая работа займет от 5 до 15 минут времени, то лучше выполнить ее сразу, не тратя время на сомнения и «раскачку». Если выполнение работы займет от 15 до 30 минут, то нужно постараться найти в своем расписании другие подобные типы работ и сгруппировать их в один блок, который следует поместить в удобный период дня.

Если предполагаемое дело занимает от 30 минут до 3 часов, то, прежде чем его выполнять, подумайте:

а) можно ли без него вообще обойтись;

б) можно ли его делегировать кому-то другому.