2. Создание базы данных

1. Задание имен полей базы данных

В Excel базы данных размещаются в таблицах. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые в базах данных называются записями и полями, соответственно.

Информация в базах данных имеет постоянную структуру. Каждую строку можно рассматривать как единичную запись. Информация в пределах каждой записи содержится в полях.

В ячейки электронной таблицы вводятся наименования столбцов таблицы:

Номер абонента

Дата переговоров

Время начала переговоров

Время окончания переговоров

Продолжительность (расчет)

Дата оплаты

Название города

Стоимость одной минуты

Далее, выделив заполненные ячейки, используем команду Формат  Ячейки, где, перейдя на вкладку Выравнивание, выберем следующий тип выравнивания:

• По горизонтали – по центру

• По вертикали – по центру

• Включение функции – Перенос по словам

Так как некоторые из ячеек содержат длинные названия, то используя мышь, было произведено растягивание границ ячеек до необходимого размера.

2. Заполнение базы данных с помощью функции Форма

Выполняем команду «Данные» - «Форма» и заполняем появившееся окно данными.

Переход от одного поля к другому осуществляется либо с помощью кнопки

Tab либо с помощью мыши (клавишу Enter нажимать нельзя).

Заполнив первую запись списка щелкнуть на кнопку ДОБАВИТЬ.

Заполнив всю таблицу щелкнуть по кнопке ЗАКРЫТЬ.

Для того чтобы добавить, удалить или исправить запись надо выполнить команду: ДАННЫЕ – ФОРМА и щелкнуть по кнопке ОК, в появившейся форме можно добавлять, удалять или исправлять запись.

Готовая таблица с данными:

3. Использование формул

Для вычислений в Excel используются формулы. Формулы представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления на странице. Формула начинается со знака равенства (=).

Расчет продолжительности переговоров:

Чтобы не вводить подобные формулы для каждого элемента поля используем возможность копирования формулы с перераспределением адресов ячеек. Для этого достаточно выделить первую ячейку, где, посредством формулы, было получено искомое значение, а затем мышью протянуть эту ячейку до необходимой позиции:

Вычисление стоимости переговоров абонента указанного пользователем номера.

Чтобы найти общую стоимость переговоров каждого абонента выберем в главном меню Данные – Итоги:

Ok

С помощью автофильтра выберем из списка поля Номер абонента любое значение:

Готово:

Чтобы убрать Итоги выберем Данные—Итоги. Нажмем Убрать все.

3. Использование функций для упрощения поиска по базе данных

1. Использование сортировки

Иногда таблицы могут содержать довольно большое количество данных, причем эти данные зачастую будут представлены в виде списка. В таком случае, очень помогают в работе такие инструменты, как сортировка списков и их фильтрация.

Для простой сортировки по возрастанию или убыванию можно воспользоваться кнопками на панели инструментов:

Если же нужно отсортировать диапазон значений, то для этого можно воспользоваться функцией Данные  Сортировка диапазона, предварительно выделив одну из ячеек базы данных.

Результат: