Лекція № 7 Тема: Документні потоки й масиви: сутність і значення

План

1. Поняття про документні потоки і масиви.

2. Ознаки, властивості, параметри і функції документних потоків і масивів.

3. Функції документних потоків і масивів.

4. Основи структурування документних потоків і масивів.

Література

1.Комова М.В. Документознавча термінологія / М.В. Комова. – Л., 2003. – 156 с.

2.Корогодин В.И. Информация – основа жизни / В.И. Корогодин. – Дубно, 2000. – 234 с.

3. Коряковцева Н.А. Хрестоматия по информационной культуре / Н.А. Коряковцева. – М., 2007. – 327 с.

4.Кушнаренко Н.Н. Документоведение / Н.Н. Кушнаренко. – К., 2006. – 252 с.

5.Соколов А.В. Общая теория социальной коммуникации / А.В. Соколов. – СПб., 2002. – 344 с.

1.Поняття про документні потоки і масиви

Функціонування документних комуніацій – це постійний рух документів по комунікаційних каналах від комуніканта (створювача документованої інформації) до реципієнта (споживача документованої інформації). Рух документів під час їх виробництва, розповсюдження й використання у суспільстві – це документний потік.

Документний потік – це сукупність розподілених у часі й просторі документів, які рухаються по комунікаційних каналах від створювачів і виробників до користувачів.

Термін «документний потік» мав декілька етапів становлення. На початку ХХ століття, коли основним видом опублікованого документа була книга, М. Рубакін увів до наукового обігу поняття «книжковий потік».

Зворот із терміном «документний» вперше був застосований в архівознавстві і використовувався в межах цієї сфери у вузькому значенні, щодо функціонування лише ділових неопублікованих документів.

У 1960-ті роки, через бурхливий потік інформації виникли та почали вживатися як синоніми терміни «інформаційний потік», «документальний потік», «документально-інформаційний потік».

У 1990-ті роки розвиток документознавства як міждисциплінарної узагальнюючої науки та розширення поняття «документ» привели до введення у науковий обіг терміна «документний потік» у широкому його значенні.

Слід зазначити, що терміни «документний» та «документальний» мають різне змістове навантаження. За Ю.Столяровим, «документний» – тобто той, що «складається з документів», або має безпосереднє відношення до документа як до фізичного об”єкта, а «документальний» означає «підтверджений документом, достовірний».

Функціонування документних комунікацій у суспільстві потребує створення спеціалізованих документних систем (ДС), що забезпечують цикл життєдіяльності документів, тобто їх виробництво, транспортування, збирання, зберігання і використання. Проходячи через документні системи, документний потік створює там постійні або тимчасові сукупності документів.

Тимчасові слабо структуровані сукупності документів, що підлягають подальшому трансформуванню (відбиранню, перерозподілу та транспортуванню) – це документні масиви (ДМ).

Стаціонарні систематизовані, споряджені довідково-пошуковим апаратом сукупності документів, що комплектуються відповідно до завдань документної системи по обслуговуванню користувачів документованою інформацією – це документні фонди (ДФ).

Донедавна поняття «масив» і «фонд» документів використовувались як синоніми. Документознавчий підхід потребує детальнішого визначення цих понять, їх змістовного розмежування, встановлення співвідношення між ними. Зазначимо, що фонд – це фундаментальніше утворення, ніж масив. Термінологічно поняття «фонд» походить від латинського «fond», що означає «основа», «фундамент».

Масив – це більш мобільний комплекс документів, призначений для подальшого перетворення.

Фонд – це освоєний масив документів. Його освоєння відбувається за допомогою систематизації, предметизації, анотування, реферування, упорядкування за змістовими або формальними видами розстановок. Важливою ознакою фонду є його відбиття у довідково-пошуковому апараті.

Документні потоки, масиви та фонди утворюють документні ресурси (ДР) – сукупність документів, підготовлених для ефективного їх використання членами суспільства.

Документні ресурси забезпечують збір, оброблення, зберігання, пошук і використання документованої інформації, тому є найважливішим видом ресурсів нарівні з матеріальними й енергетичними.