13 Сентября 1923 года областной архивный отдел при Мароблисполкоме был выделен как самостоятельное архивное учреждение и стал называться Марийским областным архивным бюро.
Становление и развитие архивной службы затруднялось рядом обстоятельств: не было квалифицированных кадров архивистов, не хватало специального оборудования и помещений, недостаточным было финансирование и штат сотрудников, часто менялись руководители. Только за первые два года деятельности Марийского областного архивного бюро, с сентября 1922 года по сентябрь 1924 года, сменилось шесть заведующих. Местный бюджет, обремененный расходами на ликвидацию последствий голода 1921 года в МАО, не мог финансировать нужды архива. Лишь в июле 1923 года были приобретены два больших стола и мешки для макулатуры, а в глубокой нише архивной комнаты установлен большой шкаф для хранения особо ценных документов. Здесь же, в здании Мароблисполкома, под лестницей и вверху у трубы под крышей находилось первое поступление в архивохранилище – документы Царевококшайской уездной земской управы, находившиеся в самом плачевном состоянии, а также Троицкой церкви и инспектора народного образования Царевококшайского уезда.
Сотрудники архива, руководствуясь инструкциями Центрального архива РСФСР, приводили дела в порядок, пропагандировали архивы, выступали с сообщениями в местной прессе на темы: «Как можно использовать архивы», «Ценность и важность работы архивариуса», устанавливали деловые связи с частными лицами, владеющими информацией о нахождении архивов.
Всего к концу 1924 года на учете в Мароблархбюро имелось 18 фондов, на которые были составлены описи. Постепенно налаживалась совместная работа с общественными и государственными учреждениями, велась переписка с Вятским губернским архивом и Казанским научным обществом с целью возвращения архивных материалов, относящихся к истории Марийского края.
В связи с подготовкой к 10-летию Октябрьской революции, II Конференция архивных работников РСФСР, проходившая в Москве накануне юбилея, высказалась за необходимость принятия неотложных мер по извлечению в кратчайший срок из музеев, библиотек и других научно-исследовательских учреждений всех материалов, связанных с Октябрьской революцией, ликвидировав тем самым распыленность хранения исторических документов по разным учреждениям. На базе данной категории материалов был создан при Мароблархбюро Архив Октябрьской революции и советского строительства, в котором хранились документы советского периода с 1917 года. В 1930 году в нем насчитывался 171 фонд, 54355 дел. Исторический архив, расположенный на ул.Чернышевского, состоял из 78 фондов, 17756 единиц хранения.
К концу 1923 года истекал обязательный пятилетний срок хранения документов, отложившихся в делопроизводстве местных учреждений, наступал первый срок сдачи их в архивные Учреждения. Управление Центрального архива РСФСР директивным распоряжением от 27 июля 1923 года сообщало в Марийское областное архивное бюро, что « ... наиболее важным и ударным заданием является в настоящее время организация местных архивов советского периода…». Мароблархиву было предложено принять все зависящие от него меры к скорейшей организации сети местных архивных учреждений.
.
В 1924 году в Марийской автономной области на базе Крас- нококшайского, Козьмодемьянского и Сернурского кантонов были образованы 9 более мелких кантонов, в каждом из которых, наряду с другими учреждениями, к концу года были созданы кантонные архивы: в Звенигове, Краснококшайске, Козьмодемьянске, Мари-Туреке, Морках, Оршанке, Сернуре, Новом Торъяле и Юрине. Архивной работой занимались сотрудники канцелярий кантисполкомов. Специалистов с архивным образованием не было, поэтому часто возникали вопросы, требующие помощи Мароблархбюро. В кантонных архивах сосредотачивались дела всех ликвидированных волостных правлений, школ, в том числе и церковноприходских, бывших местных земских начальников, земских больниц, дела канцелярий лесничих, архивы сельских церквей и монастырей, советских народных следователей, нарсудов и т.д.
Для улучшения постановки архивного дела на местах Президиум ВЦИК РСФСР направил циркуляр от 16 июля 1928 года кантонным исполнительным органам: предоставить кантонным архивам помещения, ввести штатные должности архивариусов, производить должное финансирование. Постепенно дело на местах выправлялось. Подыскивались помещения, в которых концентрировались архивные документы со всего кантона. Архив Йошкар-Олинского кантона с документами его бывших волостей был соединен с областным архивом.
В июне 1923 года штат Марийского областного архивного бюро состоял из 4-х человек: Гвоздецкая Юлия Ивановна – завархбюро, Суворов Алексей Маркович – секретарь-делопроизводитель, Загайнов Михаил Максимович – архивариус-делопроизводитель и Мурзаева Юлия Спиридоновна – архивариус- делопроизводитель. Заведующий и секретарь финансировались из государственного бюджета, остальные – из областного, а с 1 января 1924 года все сотрудники архивного бюро были переведены на местное финансирование.
В 1924 году Марийское областное архивное бюро было переведено в каменное здание бывшего Богородице-Сергиевского женского общежительного монастыря, занимаемое ранее Комендантским управлением Марийской областной чрезвычайной комиссии. Архивное бюро получило возможность начать прием архивных материалов от учреждений и организаций, которым было предложено подготовить документы к сдаче. «Стены здания очень толстые, само здание очень низкое, стоит оно над ямой, сырое и холодное даже и в летнее время» – так описывалось помещение архива в «Объяснительной записке к смете Мароблархбюро за 1925/26 финансовый год». Оно обеспечивало потребности в архивохранилищах всего на 40%.
Количество свезенных в архив исторических документов в то время определялось возами. Так, в 1925 году архив бывшего Царевококшайского уездного казначейства состоял из 16 возов, а всего предполагалось провести через разборочную комиссию до 60 возов архивного материала. Такие документы часто содержали материалы, не имеющие научного значения либо однородные по содержанию.
Для отбора дел, не подлежащих хранению, Мароблисполкомом 6 октября 1924 года по рекомендации Центрархива была создана специальная разборочная комиссия, состоявшая из представителей архивного бюро и сотрудников того учреждения, дела которого разбирались. В своей работе комиссия руководствовалась Декретом СНК РСФСР «О хранении и уничтожении архивных дел» от 31 марта 1919 года. Описи дел, намеченных к уничтожению, представлялись в Поверочную комиссию Главархива и только после этого те дела, которые не имели научного и практического значения, подлежали уничтожению. Первоначально уничтожение производилось путем сжигания, позже – сдавали в утильсырье на переработку.
Для повышения квалификации архивных работников при Центральном архивном управлении РСФСР с 1929 года открылись пятимесячные архивные курсы, на которые были посланы научный сотрудник Мароблархбюро Иванов Петр Петрович и заведующий секретной частью архива Смирнов Павел Прокопьевич. Важнейшая проблема подготовки квалифицированных архивных работников и в дальнейшем была одной из основных в деятельности Марийского областного архивного бюро, в планах которого постоянно присутствовало обучение сотрудников по материалам и брошюрам, издаваемым Центрархивом РСФСР. Большим подспорьем в работе были выписываемые журналы «Красный архив» и «Архивное дело».
8 октября 1932 года Мароблархбюро было переименовано в Мароблархуправление. Оно находилось в здании на ул.Чернышевского, 7 и занимало всего одну комнату размером в 30 кв.метров. В 1934 году штат сотрудников насчитывал 9 человек: управляющий, заместитель управляющего, научный работник, делопроизводитель, инструктор, два архивариуса и два сторожа. Исследователи занимались в канцелярии Архивного управления, т.к. читального зала не было. Не было также и библиотеки, хотя различных книг имелось около шести тысяч.
В 1935 году ВЦИК постановлением от 25 января утвердил административно-территориальное деление МАО в составе 12 районов: Горномарийского, Звениговского, Йошкар-Олинского, Мари-Турекского, Моркинского, Новоторъяльского, Оршанского, Параньгинского, Сернурского, Косолаповского, Куженерского и Ронгинского, в каждом из которых образованы районные архивы. 5 декабря 1936 года Марийская автономная область была преобразована в Марийскую Автономную Советскую Социалистическую Республику, а Мароблархуправление стало называться Центральным архивным управлением МАССР.
Штатные единицы заведующих райархивами к 1939 году были установлены в 16-ти районах, за исключением вновь образованных – Еласовского, Юринского и Пектубаевского. На основании Указа Президиума Верховного Совета МАССР от 7 февраля Центральное архивное управление Марийской АССР со всеми своими учреждениями и районными отделами было передано в ведение НКВД Марийской АССР. В соответствии с этим Указом Центральное архивное управление МАССР переименовано в Архивное отделение НКВД МАССР. Внимание архивистов теперь было сосредоточено на выполнении задач этого административно-политического органа. Переход архивов в систему Наркомата внутренних дел имел свои положительные и отрицательные последствия.
Положительным было то, что система архивных учреждений превратилась в ведомство, связанное единообразием всех звеньев, строгим порядком подчинения нижестоящих вышестоящим, единообразием планирования и отчетности. Значительно было улучшено обеспечение сохранности документов и финансирование. В короткое время было построено новое здание для хранения документов, увеличен штат сотрудников. В то же время многие документы и даже целые фонды стали фактически недоступными для научного исследования.
.
К началу Великой Отечественной войны в Марийской АССР сложилась сеть государственных архивов и была осуществлена полная централизация архивного дела.
В 1941 году приказом Народного комиссариата внутренних дел МАССР от 20 июня был образован Центральный государственный архив Марийской АССР. Он был размещен в специально построенном для него в 1940 году здании, хранилища которого вместили около ста тысяч дел по различным фондам, а также подшивки газет и книги. Полезная площадь здания составила 410 кв.метров. До этого времени архивные документы хранились в разных помещениях. Документы советского периода – Архив Октябрьской революции – занимали каменное двухэтажное здание бывшей кладбищенской церкви Тихвинской Божьей Матери, что находится в настоящее время в Центральном парке культуры и отдыха им.ХХХ-летия ВЛКСМ. Документы досоветского периода – Исторический архив – находились в одноэтажном каменном здании на территории бывшего женского Богородице-Сергиевского монастыря.
В годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. деятельность архивных учреждений МАССР проходила под лозунгом «Все для фронта, все для победы». Многие сотрудники были мобилизованы в ряды Красной Армии, оставшиеся, помимо своей основной работы, периодически привлекались на трудовой фронт, заготовляли лес, дрова, торф, работали на строительстве оборонительных сооружений, собирали теплые вещи и продукты для подарков бойцам Красной Армии. Первый начальник Центрального государственного архива Иван Прокопьевич Васенев уже в июле 1941 года ушел на фронт, а руководителем ЦГА вместо него была назначена Елизавета Васильевна Фонарева.
За годы войны ЦГА и Архивным отделением НКВД МАССР была проведена большая работа. В августе 1941 года в порядке эвакуации в архив поступили на хранение документы Государственного архива Витебской области БССР, всего около 15 тысяч дел. Ко времени реэвакуации все они были описаны и имели научно-справочный аппарат. В августе 1942 года при Архивном отделе НКВД была создана экспертно-проверочная комиссия для определения ценности документов и комплектования госархивов республики. С 1943 года проводилось обследование районных архивов, архивов учреждений, организаций, была начата работа по выявлению сведений об ископаемых богатствах Марийской АССР по архивным документам, а также создан специальный отдел по использованию документов в народнохозяйственных целях.
На заседании исполкома Йошкар-Олинского горсовета в июне 1945 года рассматривался вопрос о состоянии и упорядочении архивных документов, на котором отмечалось, что дело с охраной и упорядочением архивных документов и документов Великой Отечественной войны в ряде учреждений, организаций и предприятий находится в неудовлетворительном состоянии. Поэтому решением исполкома Йошкар-Олинского горсовета от 29 июня 1945 года был образован Йошкар-Олинский городской государственный архив. Распоряжением Совета Народных Комиссаров СССР от 2 сентября 1945 года ЦГА МАССР был включен в число научно-исследовательских учреждений. Для коллегиального рассмотрения научных проблем архивного дела республики приказом министра внутренних дел от 2 декабря 1946 года при Архивном отделе МВД Марийской АССР был образован Научный совет. В 1947 году в ЦГА была выделена особо оборудованная под читальный зал комната и созданы условия для работы исследователям, количество которых значительно увеличилось.
В течение 1953 года Архивный отдел осуществил ряд мероприятий по улучшению состояния и работы районных государственных архивов. В процессе обследования райгосархивов сотрудники Архивного отдела оказывали на местах организационную и методическую помощь по научно-технической обработке Документальных материалов и инспектированию ведомственных архивов. К 1953 году в райгосархивах было сосредоточено 141468 дел.
В 1958 году в соответствии с постановлением Совета Министров Марийской АССР «Об организации архивного дела в Марийской АССР» была утверждена сеть государственных архивов: Центральный государственный архив МАССР, Йошкар-Олинский городской государственный архив, городские архивы в городах Волжске и Козьмодемьянске и 18 районных госархивов с переменным составом документов. Работа архивных учреждений перестраивалась в связи с «перестройкой партийного руководства промышленностью, сельским хозяйством», изменением административно-территориального деления. В 1961 году Советом Министров МАССР был утвержден список учреждений – источников комплектования и определен порядок приема документов от учреждений.
Во исполнение постановления Совета Министров МАССР от 19 января 1962 года и на основании приказа МВД МАССР от 30 января 1962 года Архивный отдел МВД был передан из системы Министерства внутренних дел в ведение Совета Министров МАССР и стал называться Архивным отделом при Совете Министров МАССР. За всеми архивными учреждениями были сохранены здания и переданы безвозмездно находящиеся в этих помещениях хозяйственный инвентарь и мебель. Тогда же, в 1962 году, на базе Йошкар-Олинского городского и Медведевского районного архивов был организован при Архивном отделе Йошкар-Олинский межрайонный государственный архив с постоянным составом документов. Таким образом, сеть архивных учреждений состояла из Архивного отдела при Совете Министров МАССР, ЦГА МАССР, 3-х городских, одного промышленного Звениговского и 7 сельских районных государственных архивов с переменным составом документов. Во всех 10 районах были созданы общественные комиссии содействия архивному делу. При Архивном отделе работала группа общественных инспекторов, представители общественности принимали участие в проверке состояния делопроизводства и архивов министерств и ведомств. В 1961-1962 гг. была проведена паспортизация ведомственных архивов, которая положила начало государственному учету документов постоянного хранения, находящихся в архивах учреждений.
Начало новому этапу архивного строительства положило принятое в ноябре 1963 года постановление Совета Министров МАССР «О мерах по улучшению архивного дела в республике», которое требовало от руководителей министерств, ведомств и учреждений улучшить ведение делопроизводства, ликвидировать задолженность по обработке документов, обеспечить архивы помещениями и т.д. Архивные учреждения республики стали решать вопросы экспертизы ценности документов и комплектования архивов с принципиально новых позиций: отказались «от контроля за макулатурой и вспомогательными учреждениями». В ЦГА была создана хозрасчетная группа по обработке документов учреждений.
На основании постановления ЦК КПСС, Совета Министров СССР и ВЦСПС от 15 июля 1964 года и приказа Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 29 августа 1964 года и в целях дальнейшего улучшения деятельности архивных учреждений республики Совет Министров Марийской АССР постановлением от 2 апреля 1965 года утвердил новую сеть государственных архивов: образовал два филиала ЦГА – Козьмодемьянский в г.Козьмодемьянске и Волжский – в г.Волжске; упразднил Йошкар-Олинский городской и Медведевский районный госархивы, а их функции передал Центральному госархиву; 8 райгосархивов (Куженерский, Мари-Турекский, Моркинский, Новоторъяльский, Оршанский, Параньгинский, Сернурский и Советский). Этим же постановлением было передано на баланс Архивного отдела помещение, ранее занимаемое Йошкар-Олинским городским государственным архивом, и утверждены новые штаты отдела.
Начиная с 1965 года, учреждения, являющиеся источниками комплектования архивов, стали составлять паспорта-отчеты об организации ведомственного хранения документов и с этого же времени впервые в штатные расписания учреждений стали включать заведующих архивами и архивариусов.
В 60-е годы наметилось заметное улучшение деятельности госархивов республики, ежегодно проводились занятия по повышению квалификации архивных работников, расширились формы использования документов. Были изданы сборники документов: «Образование Марийской автономной области», «МАССР в годы Великой Отечественной войны», «Родному Ильичу» и др. Популяризация архивов считалась одной из основных задач. В мае 1968 года проводилась «Неделя открытых дверей». Это первое крупное мероприятие ЦГА привлекло внимание широкой общественности. В рамках «недели» в читальном зале архива экспонировались подборки фотокопий документов и репродукций фотографий по отдельным темам истории марийской республики, в том числе по истории архивного строительства, а также редкие печатные издания.
В 1968 году в связи с 50-летием архивного дела в стране, по всей республике проводился «месячник архивов», который подвел итоги работы архивной службы МАССР со времени, прошедшего после ленинского декрета «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР» от 1 июня 1918 года. В рамках «месячника архивов» общественность республики широко информировалась путем выступлений работников архивных учреждений в печати, по радио и телевидению, на предприятиях, в учреждениях, колхозах и т.д. Архивным отделом и ЦГА 23 мая была проведена 40-минутная передача по телевидению, в которой марийские архивисты познакомили телезрителей с работой архива, показали, что сделано архивами республики за 50 лет. В Доме политического просвещения была прочитана лекция доктором исторических наук А.В.Хлебниковым на тему «Документальные материалы государственных и ведомственных архивов – основной источник изучения истории республики».
В целях централизованного хранения и лучшего использования документов были созданы 4 объединенных ведомственных архива на хозрасчетной основе: при Министерстве сельского хозяйства, Облсовпрофе, министерствах жилищно-коммунального хозяйства и местной промышленности. В 1974 году в ЦГА МАССР начала работать лаборатория по микрофильмированию документов для страхового копирования особо ценных документов, которая действовала до 1992 года.
Постановлением Совета Министров МАССР от 1 июля 1974 года было утверждено положение об объединенном районном архиве колхозов, совхозов и сельскохозяйственных предприятий Марийской АССР. Учитывая практическую ценность документов по личному составу и их активное использование в социально-правовых целях, Архивным отделом была проведена большая работа по созданию в 11 районах объединенных колхозно-совхозных архивов, которые существовали до 1982 года.
В 80-е годы усилия архивных учреждений были направлены на безусловное выполнение плановых заданий, реализацию долгосрочных программ: оптимизации состава документов, развития и совершенствования государственного учета и научно-справочного аппарата к документам, интенсификации использования и публикации документов Государственного архивного фонда, а также на укрепление материально-технической базы госархивов. На основании постановления Совета Министров Марийской АССР от 16 января 1981 года Архивный отдел при Совете Министров Марийской АССР был переименован в Архивное управление при Совете Министров Марийской АССР.
80-е годы были отмечены усилением интенсивности использования документов. В 1983 году был издан «Справочник по фондам ЦГА МАССР», а также сборник документов «Культурное строительство в МАССР» т.1, хрестоматия по истории МАССР «Наш край», «Рабочий класс и индустриальное развитие МАССР».
К 1988 году в государственных архивах республики было сконцентрировано 3265 фондов в объеме 340 тыс.дел. Они использовались при подготовке диссертаций, сборников, докладов, курсовых и дипломных работ. Тематика исследований разнообразна: история фабрик и заводов, вузов, колхозов, достижения культуры и т.д. Ежегодно в госархиве работали исследователи не только из Марийской республики, но и из других городов страны: Москвы, Ленинграда, Свердловска, Казани, Чебоксар и многих других. В 1989 году сотрудниками ЦГА совместно с партийным архивом проводилась выставка документов под названием «Архивы и гласность». В экспозиции были представлены документы о героических и трагических страницах истории Марийского края. Многие из представленных материалов ранее были недоступны широкой общественности. Выставка вызвала широкий интерес ученых, преподавателей истории, студентов вузов, учащихся техникумов и школ, ветеранов войны и труда.
Начало 90-х годов – переломный период в истории России, перестройка государственной системы, экономической и общественной жизни. Коренные изменения не могли не отразиться на архивной службе, которая к этому времени заняла прочное место в системе органов исполнительной власти. Начало реформе архивного дела было положено Указом Президента Российской Федерации «О партийных архивах», провозглашением принципов гласности и общедоступности. В изменившихся условиях необходимо было решить главную задачу – создать современную нормативно-правовую базу деятельности архивной службы.
