Практическая часть

1. Выполните команду: вкладка ленты Создание панель инструментов Формы Мастер форм.

2. В диалоговом окне Создание форм выберите таблицы (запросы) и поля, которые будут помещены в форму. Щёлкните по кнопке Далее.

3. В следующих диалоговых окнах мастера выберите внешний вид формы, стиль, задайте имя формы. Щёлкните по кнопке Готово.

4. С помощью Мастера создайте формы Книги.

5. Откройте форму Книгив режиме Конструктора. Этот режим предназначен для создания и редактирования форм.

6. Разместите элементы в удобном для вас порядке, измените размер и цвет текста.

7. В заголовок формы добавьте текст Книги.

8. В примечание формы добавьте объект Кнопка (вкладка ленты Конструктор панель инструментов Элементы управления).

9. После того, как вы «нарисуете» кнопку указателем, на экране появится диалоговое окно Создание кнопок (рисунок 1).

Рисунок 1 – Создание кнопок на форме

10. В категории Работа с формой выберите действие Закрытие формы и нажмите кнопку Далее.

11. Выберите рисунок или текст, который будет размещаться на кнопке.

12. В последнем диалоговом окне Мастера кнопок задайте имя кнопки и нажмите Готово.

13. Мастер кнопок написал для данной кнопки процедуру на языке MicrosoftVisualBasic. Просмотреть процедуру обработки события можно с помощью команды Обработка событий контекстного меню кнопки.

14. Самостоятельно создайте кнопки Выход из приложения, Поиск записи, Удаление записи.

15. Иногда на форме требуется разместить несколько страниц, содержащих данные из различных источников, справочную или вспомогательную информацию. Для этой цели можно использовать набор вкладок.

16. Создайте пустую форму.

17. Для добавления к форме набора вкладок щёлкните по кнопке Вкладка на панели инструментов Элементы управления. Сначала добавятся только 2 вкладки с формальными именами Вкладка 1 и Вкладка 2.

18. Добавьте ещё одну вкладку.

19. Переименуйте ярлычки вкладок так, чтобы на них отображались названия данных, которые будут в них располагаться: Книги, Помощь.

20. Перейдите на вкладку Книги и перетащите на неё мышкой из базы данных форму Книги.

21. Аналогичным образом поместите форму Менеджеры на вкладку Менеджеры.

22. На вкладку Помощь поместите некоторые советы по работе с базой данных.

23. Данную форму сохраните с именем Книги.

24. Покажите работу преподавателю.

Контрольные вопросы

1. Для чего предназначены формы?

2. Почему форма является незаменимым средством в БД?

3. С помощью чего можно создавать формы?

4. На основе чего можно создавать формы?

5. Как создать кнопку на форме?

6. Как можно разместить несколько таблиц и запросов на одной форме?

Содержание отчета

1. Тема, цель.

2. Решение практических заданий.

3. Вывод.

Лабораторная работа №27

Тема: Обработка данных хранящихся в базе Microsoft Access.

Цель: Научиться создавать отчеты с помощью Мастера отчетов. Вносить изменения в готовые отчеты с помощью Конструктора. Освоить основные приемы изготовления надписей на конвертах и наклейках. Научиться создавать сложные запросы. Научиться создавать перекрестные запросы.

Ход работы

1. Изучить теоретическую часть.

2. Выполнить практические задания.

3. Ответить на контрольные вопросы.

4. Оформить отчет.

Теоретическая часть

Запросы.

Запросы создаются пользователем для выборки необходимых данных из одной или нескольких таблиц, или запросов. В запросе можно выполнить вычисления и получить результат в виде таблицы, произвести обновление данных, добавление и удаление записей в таблицах. Запросы создаются только для связанных таблиц, могут основываться как на нескольких таблицах, так и существующих запросах.

Запрос на выборку содержит условия отбора данных и возвращает выборку, соответствующую указанным условиям, без изменения возвращаемых данных.

В Microsoft Access существует также понятие фильтра, который в свою очередь является набором условий, позволяющих отбирать подмножество записей или сортировать их. Сходство между запросами на выборку и фильтрами заключается в том, что и в тех и в других производится извлечение подмножества записей из базовой таблицы или запроса. Однако между ними существуют различия, которые нужно понимать, чтобы правильно сделать выбор, в каком случае использовать запрос, а в каком - фильтр.

Основные отличия запросов и фильтров заключаются в следующем.

1. Фильтры не позволяют в одной строке отображать данные из нескольких таблиц, т. е. объединять таблицы.

2. Фильтры не дают возможности указывать поля, которые должны отображаться в результирующем наборе записей, они всегда отображают все поля базовой таблицы.

3. Фильтры не могут быть сохранены как отдельный объект в окне базы данных (они сохраняются только в виде запроса).

4. Фильтры не позволяют вычислять суммы, средние значения, подсчитывать количество записей и находить другие итоговые значения.

5. Запросы могут использоваться только с закрытой таблицей или запросом. Фильтры обычно применяются при работе в режиме Формы или в режиме Таблицы для просмотра или изменения подмножества записей.

Запрос можно использовать:

• для просмотра подмножества записей таблицы без предварительного открытия этой таблицы или формы;

• для того чтобы объединить в виде одной таблицы на экране данные из нескольких таблиц;

• для просмотра отдельных полей таблицы;

• для выполнения вычислений над значениями полей.

С помощью Конструктора можно создать следующие виды запросов:

• простой.

• по условию.

• параметрические.

• итоговые.

• с вычисляемыми палями.

Создание простого запроса с помощью Конструктора.

1. Выбрать вкладку Создание и в группе Другие кнопку Конструктор запросов

2. В окне Добавление таблицы выберите имена таблиц, информация из которых будет включаться в Запрос

После выбора таблиц закройте окно Добавление таблицы. На экране появится окно конструктора Запроса. В верхней части окна размешается Схема данных запроса, которая содержит список связанных таблиц. В нижней части окна находится Бланк построения запроса

3. Выполните двойной щелчок левой кнопки мыши по именам полей, информацию из которых необходимо разместить в Запросе. При этом выбранные имена полей появятся в перечне полей Бланка построения запроса.

4. Условия отбора информации из Базы данных размешается в Бланке построения запроса в строке Условие отбора.

5. Для исполнения Запроса нажать кнопку Выполнить, использования Запрос должен быть сохранен.При необходимости дальнейшего.

Создание запроса с помощью Мастера запросов

Откройте вкладку Создание и выберите кнопку Мастер.

1. Укажите Простой запрос и нажмите Ок.

2. Из списка доступных полей таблиц выберите нужные.

3. Выберите кнопку Далее, введите имя запроса и выберите кнопку Готово.

Отчеты

Инструментальные средства Microsoft Office Access обеспечивают создание отчетов практически любой степени сложности.

Отчеты предназначены для вывода информации на печать. В отличие от распечаток таблиц или запросов отчет дает более широкие возможности сортировки и группировки данных, он предоставляет возможность добавлять итоговые значения, а также поясняющие надписи, колонтитулы, номера страниц, стили и различные графические элементы.

Можно создать отчет с помощью команды Отчет, которая находится в группе Отчеты на вкладке Создание. При этом происходит незамедлительное формирование отчета без запроса дополнительной информации. Причем в этот отчет включаются все записи базовой таблицы или запроса.

Воспользуемся Мастером отчетов, который в интерактивном режиме обеспечивает «конструирование» отчета, для этого:

1. В окне базы данных выполните команду: вкладка ленты Создание Мастер отчетов (группа Отчеты).

2. Выберите из списка таблицу (или запрос), которая будет использована как источник данных.

3. В появившемся диалоговом окне Создание отчетов переместите все нужные поля в область «выбранные поля».

4. При необходимости измените последовательность полей и нажмите Далее.

5. При необходимости задайте требуемый порядок сортировки и нажмите Далее.

6. Выберите вид макета для отчета.

7. Выберите требуемый стиль и нажмите Далее.

8. Задайте имя отчета и нажмите Готово.