Часть 2 табличный процессор

2.1. Копирование и форматирование ячеек

Цель работы – изучение возможностей копирования ячеек и установление различных форматов данных в табличном процессоре Excel.

Основные сведения

Копирование содержимого ячеек может производиться различными способами, а именно с помощью:

a) основного меню и пунктов Правка→Копировать и Правка→ Вставить.

b) панели инструментов Стандартная (экранные кнопки Копировать в буфер и Вставить из буфера).

c) контекстного меню (вызывается правой клавишей мыши).

d) комбинации клавиш Ctrl+Ins и Shift+Ins.

e) комбинации клавиш Ctrl+C и Ctrl+V.

Вначале нужно выделить копируемую ячейку или группу ячеек и выполнить первое действие по копированию в буфер обмена, при этом копируемая область ячеек отмечается “бегущим” пунктиром. Затем нужно выделить новую ячейку или группу ячеек и выполнить второе действие по вставке из буфера обмена. Операция копирования завершается нажатием клавиши Esc на клавиатуре, при этом пунктирное выделенное снимается.

Операция форматирования изменяет формат (внешний вид) данных, но не изменяет их значения. Необходимо убедиться в наличии панели для форматирования данных. При ее отсутствии на панели инструментов необходимо выбрать Вид→Панели инструментов→Форматирование.

Вызов операции форматирования ячеек можно осуществить различными способами:

- выделить ячейку, вызвать правой клавишей мыши контекстное меню и выбрать пункт Формат ячеек;

- выбрать из главного меню Формат→Ячейки;

- нажать комбинацию клавиш Ctrl+1;

- использовать панель инструментов Форматирование.

Формат ячеек можно не только выбирать в окне Формат ячеек, но и копировать из других ячеек. Для распространения формата на другие ячейки нужно вначале выделить определенную ячейку с нужным образцом формата. Затем следует воспользоваться операцией Мастер автозаполнения. Следует навесит курсор на правый нижний угол выделенной ячейки и распространить (скопировать) выделение. Затем в меню Параметры автозаполнения выбрать Заполнить только форматы.

Для целей копирования формата можно также воспользоваться кнопкой Формат по образцу на панели инструментов Стандартная.

Символ E в экспоненциальной форме представления числа (записывается только латинским шрифтом) означает “десять в степени”. Например, запись в экспоненциальной форме 2,34E-02 означает число = 0,0234, а запись -9,876E+01 означает число -98,76. Данный формат удобно использовать для отображения и вывода очень малых или очень больших чисел. Результат расчетов, равный нулю, программа часто выводит в экспоненциальной форме с большой отрицательной степенью.

При расчетах целесообразно предварительно задавать формат исходных данных и результатов. Если при вводе данных появляется непредусмотренная форма записи, то это свидетельствует о настройке ячейки на другой формат.

При вводе исходных данных возможны ошибки, связанные с визуально сходным написанием текстовых и цифровых символов (например 0 и О, 3 и З, 1 и l, и т.д.) или с неверным использованием символов (например, использованием тире вместо знака минус, русской буквы Е вместо латинской буквы в экспоненциальном формате, точки вместо запятой и т.д.) В результате программа воспринимает введенные данные не как числа, а как текст, и потому она не может проводить с ними числовых операций, в том числе не может форматировать их как числа.

В том случае, если введенные данные не могут быть отформатированы как числа, следует искать ошибки в их написании. Они часто возникают, когда данные копируются из текстовых источников без их проверки.