Сортировка данных в таблице

Сортировка данных таблицы предполагает перестановку целых строк. Порядок действий:

1. Выделить фрагмент, который нужно отсортировать:

2. Таблица – Сортировка.

В диалоговом окне Сортировка можно задать до трех критериев сортировки. Область Список позволяет указать, является ли первая строка заголовком (если да, то она не участвует в сортировке). Кнопка Параметры дает возможность производить нестандартную сортировку с учетом регистра, языка, только один столбец и т.д.

Перенос строк таблицы на новую страницу

Если какая-либо строка таблицы не помещается на текущей странице, возможны два варианта:

1. часть строки разместить на текущей странице, оставшуюся часть – на следующей странице;

2. всю строку разместить с начала следующей страницы. Текущая страница при этом заполняется не полностью – внизу остается свободное место.

Первый вариант предполагается по умолчанию, для второго необходимо выделить таблицу, Таблица – Свойства таблицы – вкладка Строка – снять флажок Разрешить перенос строк на следующую страницу.

Размещение заголовка таблицы на каждой странице

1. Выделить в начале таблицы одну или несколько строк, которые будут использоваться в качестве заголовка;

2. Таблица – Заголовки.

Для отмены повторов заголовков на последующих страницах снять флажок Заголовки в меню Таблица.

Названия таблиц (рисунков, формул)

1. Выделить таблицу (рисунок, формулу);

2. Вставка – Ссылка – Название - указать постоянную часть названия (таблица, формула и т.д.), ввести текст названия справа от номера, указать расположение названия (над объектом, под объектом) - ОК.

При дальнейшей перестановке, вставке или удалении объектов будет произведена перенумерация названий для оставшихся объектов данного типа ( если это не будет сделано автоматически, то нужно выделить название или весь документ и нажать клавишу F9 или Обновить поле).

Лекция 5. Закладки. Ссылки. Список названий. Редактор формул Закладки

Если пользователю часто приходится возвращаться к определенным местам в редактируемом документе, он может установить в этих местах закладки, каждая из которых должна иметь название.

Для установки закладки, например, на таблице, необходимо поставить курсор в любую ячейку таблицы – Вставка – Закладка – ввести имя закладки (без пробелов!) – Добавить.

Для перехода к закладке Вставка – Закладка – выбрать имя – Перейти.

Закладки позволяют использовать формулы, содержащие адреса ячеек таблицы, вне этой таблицы (просто в тексте или в другой таблице). Для этого необходимо:

1. Создать закладку на таблице, значения ячеек которой предполагается использовать в формуле.

2. Установить ТК в то место текста, где будет находиться результат вычислений по формуле.

3. Таблица - Формула – перед записью адресов клеток выбираем название закладки в списке Вставить закладку (название закладки появляется в формуле), адрес клетки набирается через пробел после имени закладки. Пример формулы с использованием закладки: =МАХ(закл1 А2:D4), где закл1 – имя закладки.

Ссылки

Названия, сформированные средствами WORD для таблиц (формул, рисунков) не только обеспечивают возможность автоматической перенумерации названных объектов после их удаления, вставки и перестановки, но и позволяют использовать ссылки на такие объекты, а также автоматически создавать списки объектов.

Рассмотрим создание ссылок на названия таблиц. Ссылка (перекрестная ссылка) – это текст, помогающий определить, где можно найти нужную информацию. Например, в тексте «сведения об объеме товарооборота приведены в табл. 1» ссылка выделена жирным курсивом.

Если ссылки набирать вручную, то в дальнейшем при изменении номера таблицы (вследствие, допустим, удаления, вставки или перестановки таблиц) изменять ссылки также придется вручную, что трудоемко и чревато ошибками.

Неоспоримые преимущества у другого способа: сформировать ссылки средствами WORD – тогда WORD сам сможет их автоматически обновить.

Для создания ссылки средствами WORD нужно:

1. Набрать текст, предшествующий ссылке (например, «Данные представлены в »);

2. Вставка – Ссылка – Перекрестная ссылка – в появившемся диалоговом окне выбрать из списка Тип ссылки нужный объект (Таблица, Формула и т.д.). В списке Для какого (какой) появится список всех названий объектов выбранного типа – выбрать нужное название. В списке Вставить ссылку на выбрать Постоянная часть и номер – Вставить. В документе появится нужная ссылка. Если при создании ссылки в диалоговом окне выставлен флажок Вставить как гиперссылку, то вставленная ссылка будет гиперссылкой: при подводе к ней при нажатой клавише CTRL УМ принимает вид руки, а Щ перемещает к объекту, на который указывает ссылка.

Обратим внимание на возможную нестыковку падежей (например, «Данные представлены в Таблица 1»).

Чтобы избежать несогласования падежей, можно использовать сокращенные названия (Табл., Рис. и т.д.). Для этого нужно уметь создавать такие нестандартные постоянные части названий: Вставка – Ссылка – Название – Создать – написать в диалоговом окне новую постоянную часть названия (например, Табл.) – ОК. В дальнейшем при вставке названий и ссылок созданное название будет появляться в общем списке доступных для использования.