1.10. Изменение структуры таблиц

В режиме конструктора таблицы можно  изменять имена, типы и свойства полей, порядок их следования, удалять и добавлять поля.

Для изменения имени поля нужно перейти в строку с этим полем в окне конструктора  таблицы и внести изменения в столбце Имя поля.

Для вставки нового поля нужно установить курсор на поле, перед которым оно будет вставлено,  и выполнить команду Вставить строки из контекстного меню, всплывающего по щелчку правой кнопкой мыши.

Для удаления поля нужно установить курсор на строку с его именем и выполнить команду Удалить строки из контекстного меню или выделить строку с полем и нажать клавишу Delete.

Для изменения типа поля или его свойств нужно выделить это поле, перейти в столбец Тип данных, раскрыть список типов данных и выбрать нужное значение, а затем изменить при необходимости свойства поля в нижней части окна.

По умолчанию порядок столбцов в режиме таблицы совпадает с последовательностью расположения полей в структуре таблицы. При просмотре таблицы этот порядок легко изменить, сделав более удобным.

Для этого в режиме таблицы следует полностью выделить нужный столбец, щелкнув на его заголовке, и перенести область выделения в новое место.

Для сохранения всех изменений   достаточно просто закрыть окно конструктора.

 

1.11. Переименование и удаление таблиц

В случаях, когда одна из таблиц БД содержит устаревшую или ненужную информацию, ее можно  удалить из базы данных. Для этого нужно выделить имя таблицы в окне базы данных  и нажать  клавишу Delete или выполнить контекстную команду Удалить.

Для изменения имени таблицы ее также нужно выделить в окне базы данных и выполнить контекстную команду Переименовать.

 

1.12. Редактирование связей

Если нужно изменить уже существующие связи, то следует  одним из возможных способов открыть окно Схема данных. Перед  редактированием связей нужно закрыть все таблицы, которые коснется редактирование.

Для редактирования существующей связи нужно щелкнуть на ней правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню всего две команды: Изменить связь и Удалить. Выбор первой команды вызывает появление диалогового  окна Изменение связей, где нужно изменить  существующие установки.

Если в схему данных необходимо добавить новую таблицу, то нужно щелкнуть правой кнопкой мыши и в контекстном меню выполнить команду Добавить таблицу.  После этого в появившемся окне Добавление таблицы нужно выбрать имя  добавляемой таблицы.

Некоторые из связанных таблиц в схеме данных можно скрыть. Для этого используется команда Скрыть таблицу из контекстного меню, появляющегося при щелчке правой кнопкой мыши по заголовку таблицы.  Связи при этом не нарушаются, но в схеме данных таблица не отображается. Скрывать отдельные таблицы можно для разгрузки схемы данных больших БД от независимых подсхем, неиспользуемых в данный момент времени для анализа и установления связей.

1.13. Сортировка данных

При открытии таблицы Access выводит записи в последовательности, определенной значениями первичного ключа этой таблицы. Если ключ не определен, то записи выводятся в последовательности их ввода. Для изменения последовательности  записей в таблице используется сортировка.

Для управления сортировкой необходимо открыть или перевести таблицу в Режим таблицы. В этом режиме на вкладке Главная доступны объекты управления раздела Сортировка и фильтр. Для сортировки таблицы по значениям только одного поля используются кнопки По возрастанию и По убыванию. Для отбора записей, удовлетворяющих тем или иным условиям на значения в выбранном поле, используется большая кнопка Фильтр. Для отмены или восстановления условий отбора используется малая кнопка Фильтр.

Сортировка и отбор записей таблицы по нескольким полям  выполняется с помощью расширенного фильтра, для установки которого открывается окно при выборе одноименного пункта из списка Дополнительно. 

Сортировать таблицу по нескольким полям имеет смысл только тогда, когда в поле, по которому сортируются записи в первую очередь,  есть много повторяющихся значений. Сортировка по второму полю будет проводиться уже только среди этих записей.

Например, если отсортировать таблицу Группы  по возрастанию в поле КодФакультета в первую очередь и по возрастанию в  поле   НомерГруппы - во вторую, то   в пределах каждого факультета группы будут упорядочены по их номерам

.