1.9. Использование подстановок при определении структуры таблиц и вводе данных в них

Мастер подстановок позволяет формировать для нужного поля список значений, который может содержать данные другой таблицы или запроса, либо состоять из фиксированного набора значений. В обоих случаях Мастер подстановок облегчает ввод данных и обеспечивает их достоверность.

Если первичными ключами являются поля типа “счетчик”, то использование подстановок является единственным разумным способом организации ввода данных в связанные таблицы. В этом случае вообще отпадает необходимость видеть первичные и внешние ключи таблиц и оперировать с ними.

Так, например, чтобы не вводить в поле КодФакультета таблицы Группы ни о чем не говорящие целые числа (значения первичных ключей из таблицы Факультеты), следует определить для этого поля подстановку наименования факультета с выбором его из комбинированного списка. Тогда при вводе данных в таблицу Группы пользователю будет достаточно выбрать из списка нужное название факультета, а его код будет подставлен в таблицу автоматически.

Для вызова Мастера подстановок нужно открыть соответствующую таблицу (в нашем примере - Группы) в режиме конструктора, выбрать поле подстановки (в нашем примере - КодФакультета), перейти в колонку Тип данных и из списка доступных типов полей выбрать  элемент Мастер подстановок. Если между таблицами уже установлена связь, то Access предложит разорвать ее.

Первое диалоговое окно Мастера подстановок  предлагает выбрать источник формирования списка: на основе данных таблицы/запроса или фиксированный набор значений. В данном случае нужно выбрать первый вариант.

В следующем окне из приведенного списка таблиц следует выбрать таблицу, являющуюся источником данных для списка. В нашем примере такой таблицей является таблица Факультеты.

В третьем окне Мастера подстановок из списка доступных полей нужно выбрать поля, значения которых будут фигурировать в списке подстановки. В нашем примере надо выбрать поля Код и НаименованиеФак.

В следующих окнах можно задать порядок сортировки элементов списка (например, по наименованию факультета), установить ширину столбцов и скрыть ключевой столбец, задать подпись для поля подстановки и включить проверку целостности данных.

После этого следует нажать кнопку Готово для завершения процесса  создания комбинированного списка подстановки. При этом между таблицами автоматически создается соответствующая связь. На вкладке Подстановка в окне свойств поля подстановки можно увидеть результаты работы Мастера. Следует заметить, что создать комбинированный список в поле подстановки можно и без использования Мастера, путем непосредственного выбора и ввода свойств поля на вкладке Подстановка.

Другая возможность использования Мастера подстановок - это создание списков с фиксированными значениями. Этой возможностью следует пользоваться в тех случаях, когда подставляемые значения берутся не из таблицы, а представляют собой конечный набор значений некоторого атрибута. Пусть, например, стипендия студента может принимать только 3 возможных значения: 0 – отсутствует, 1000 руб. – обычная и 1500 руб. – повышенная. Тогда вместо ввода этих значений в соответствующее поле можно создать в этом поле список подстановки с тремя фиксированными значениями.