Контрольные вопросы
Для чего предназначены запросы?
Какие виды запросов вы знаете?
С помощью чего можно создавать запросы?
Можно ли создавать запросы на основе нескольких таблиц?
Как формируется условие отбора записей?
Как задать несколько условий отбора по одному полю?
С какой целью используется группировка в запросах?
Как можно сделать вычисления в запросах?
Для чего используют запрос с параметром?
Занятие 4. Создание отчетов
Отчет – это средство для отображения данных при выводе на печать. В Access 2010 отчет представляет собой форму специального типа, предназначенную для вывода на печать. Но в отличие от форм отчеты не предназначены для вывода в окне, а только для печати, т.е. создают не экранные, а печатные документы.
Данные в них располагаются в различной форме. В отличие от распечаток таблиц или запросов отчет дает более широкие возможности сортировки и группировки данных, он предоставляет возможность добавлять итоговые значения, а также поясняющие надписи, колонтитулы, номера страниц, стили и различные графические элементы.
Отчет формируется на основе созданных в базе данных таблиц и запросов
Создавать отчеты в базе данных Access можно несколькими способами:
с помощью Мастер отчетов;
в режиме Конструктора.
Упражнение 1. Группировка в отчетах
1. В окне базы данных выполните команду: вкладка ленты Создание → панель инструментов Отчеты → Мастер отчетов.
2. Выберите из списка таблицу (или запрос), которая будет использована как источник данных (например, запрос Адреса клиентов).
3. В появившемся диалоговом окне Создание отчетов (рис. 21) переместите все доступные поля в область «Выбранные поля».
4. Нажмите кнопку Далее.
5. Шаг мастера Группировка данных.
Рис. 21. Мастер отчетов
Преимущество отчетов по сравнению с формами в отношении представления сводной информации заключается в возможности группирования данных, что значительно улучшает структурированность документа.
В этом окне Мастеру отчетов необходимо сообщить, по каким полям должно быть произведено группирование. Данные в отчете можно группировать не более чем по трем полям.
В данном отчете полем группировки является поле Название компании. Сделайте на нем двойной щелчок.
6. Щелчок на кнопке Далее приводит к открытию следующего диалогового окна, в котором следует установить уровень сортировки данных.
Access автоматически сортирует данные по группирующим полям (в рассматриваемом случае по поле Название компании). Если записи в рамках группы должны быть дополнительно рассортированы и по другим полям, то эти поля необходимо указать в окнах уровней сортировки (четыре поля). В нашем примере достаточно одного уровня сортировки.
7. В следующем окне (рис.12) Мастер предлагает использовать один из макетов для создания отчета. После выбора одного из вариантов представление примера отчета в уменьшительном виде будет отображено вв левой области диалогового окна. Переключателем Настроить ширину полей для размещения на одной странице определяется автоматическое изменение размеров полей так, чтобы все они помещались на выбранном листе.
Выберите вид макета для отчета и ориентацию: книжная или альбомная.
Рис. 22. Выбор макета отчета
8. В следующем окне Мастер предоставляет пользователю возможность выбрать один из стандартных стилей оформления отчета. После выбора одного из вариантов представления отчета в уменьшительном виде будет отображено в левой области диалогового окна. Для нашего примера выберите стиль Деловой, нажмите кнопку Далее в последний раз и присвойте отчету имя Адреса клиентов.