1) Приказ о приеме на работу

На основании трудового договора оформляется приказ о приеме работника на работу. Такой приказ оформляется по унифицированной форме N Т-1 (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) или по собственной форме, разработанной компанией (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). Приказ должен соответствовать не только трудовому договору, но и штатному расписанию компании.

Приказ подписывает руководитель компании или уполномоченное по доверенности лицо. Работник знакомиться с приказом под роспись.

2) Трудовая книжка

Работодатель обязан вести трудовые книжки на работников. Исключений из этого правила немного (ст. 66 ТК РФ):

• работник проработал мене 5 дней

• работник – совместитель

• дистанционный работник с согласия работника (ст. 312.1 ТК РФ)

Запись о приеме на работу вносится в раздел "Сведения о работе" на основании приказа о приеме на работу (Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69, Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Не забудьте также внести запись в Книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

3) Личная карточка

Трудовым законодательством прямо не предусмотрено ведение личной карточки работника. Однако согласно Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке. Этот пункт невозможно будет выполнить без ведения личной карточки.

Как правило, компании используют форму Т-2 (Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) для ведения личной карточки. Но если компания решила разработать собственную форму необходимо учесть, что раздел 2 о воинском учете следует сохранить в имеющемся виде, а также сохранить наличие раздела 3 для соответствующих росписей работника.

Шаг 5. Проверьте, не требуется ли оформление дополнительных документов

- обязательство о неразглашении коммерческой тайны

В компании может быть установлен режим коммерческой тайны (Законом РФ N98-ФЗ от 29.07. 2004). В случае спора работодатель должен будет предоставить доказательства того, что работник обязался не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну. На практике это реализуется путем подписания работниками обязательства о неразглашении коммерческой тайны.

- согласие на обработку персональных данных

В силу ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ обработка персональных данных осуществляется с согласия работника. Поскольку в случае возникновения спора доказать получение согласия работника на обработку его персональных данных должен работодатель (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ), целесообразно оформить такое согласие письменно. В некоторых случаях письменная форма согласия прямо предусмотрена законом (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

- сообщение о бывшем госслужащем

Если работник оказался бывшим государственным или муниципальным служащим, работодатели обязаны сообщать о заключении с ним трудового договора (ст. 64.1 ТК РФ, ст. 12 Федерального закона от 25.12.2008 N 273-ФЗ). О приеме на работу бывшего государственного или муниципального служащего работодатель обязан письменно сообщить по последнему месту его службы (Постановление Правительства РФ от 21.01.2015 N 29). Но не о всяком служащем необходимо сообщать. Сообщать не требуется, если:

• с момента увольнения гражданина с госслужбы до приема его на работу в организацию прошло более двух лет.

• должность, которую занимал бывший госслужащий, не включена в специальный перечень (Указ Президента РФ от 18.05.2009 N 557, Указ Президента РФ от 21.07.2010 N 925).

- сообщение в военкомат о приеме гражданина, подлежащего учету

Работодатели направляют в 2-недельный срок в соответствующие военные комиссариаты или органы местного самоуправления сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету при поступлении их на работу (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 N 719, Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях от 11.04.2008).

Мы описали что следует делать при приеме работника на работу. Как это делать - см. в статье «Прием на работу: подробности, которые спасут от неприятностей»