Розділ III. Аналіз організації обслуговування споживачів та управління обслуговуючим персоналом (Кафе-бару «Затишок»)

3.1. Аналіз організації бенкетів та прийомів

Бенкет – званий обід або вечеря в урочистих рамках, які проводяться на честь певної особи або події, наприклад ювілею, весілля тощо. В кафе-барі «Затишок» організовують тематичні бенкети. Зокрема, організовують бенкети на честь Дня народження, випускного у школі. Такі бенкети можуть проводитись як у основному залі, так і у кабінці, яка вміщує до 20 гостей.

Особливості свята підкреслюються різними виразними засобами: добором різних аксесуарів такої колірної гами, яка найкраще розкриває його тему, оформленням святкового хліба або торта, декоративними свічниками, наборами для спецій, вазами для квітів, оригінальними композиціями з квітів і зелені, іншими декоративними предметами, що відповідають даному святу. Особливості бенкету виявляються також у доборі страв і напоїв.

Замовлення на обслуговування бенкету приймає адміністратор закладу.

Залежно від розміру кафе-бару і кількості гостей замовник резервує частину приміщення або орендує його повністю на певний час. Щоб уникнути можливих претензій з боку замовника і задля власної безпеки, адміністрація закладу складає договір замовлення на надання послуг з організації святкового бенкету.

Із замовником погоджуються дата обслуговування, кількість учасників, місце проведення, оформлення залу, музичний супровід, надання додаткових послуг, початок і закінчення обслуговування, меню, попередня вартість замовлення та порядок розрахунку.

Після з’ясування порядку проведення бенкету встановлюють порядок розрахунку.

Оплата здійснюється різними способами. Все залежить від того, ким є замовник – фізичною чи юридичною особою. Фізична особо розраховується за допомогою готівки або за допомогою платіжної пластикової картки. Юридична особа здійснює як безготівковий розрахунок, так і безпосередньо через касу банку – готівковий.

Замовлення на обслуговування свята від підприємства (організації, установи) приймається за наявності гарантійного листа, в якому вказуються дата і час обслуговування, кількість учасників, вартість замовлення, прізвище особи, уповноваженої на оформлення замовлення, номер розрахункового рахунка підприємства.

Після з’ясування порядку проведення банкету встановлюється порядок розрахунку.

Замовленням-рахунком передбачено внесення замовником авансового платежу, який є своєрідною гарантією того, що замовник не змінить рішення і продовжить договірні відносини з закладом щодо організації банкету. Крім того, за рахунок авансованої суми здійснюється закупівля продуктів для приготування страв і кулінарних виробів.

У разі попередньої оплати свята кращий спосіб розрахунку замовника – безготівковий платіж (для замовника – юридичної особи) або безпосередньо через касу банку (для будь-якого замовника – і юридичної, і фізичної особи).

На основі замовлення-рахунка касир друкує на контрольно-касовому апараті чеки та передає їх під розписку бригадиру офіціантів або офіціанту, який виконує замовлення. Продукція з виробництва та буфету відпускається за чеками та згідно з замовленням-рахунком. У замовленні-рахунку не допускається жодних виправлень. Якщо в день обслуговування відсутні будь-які продукти для приготування страв або буфетна продукція, а також якщо виникли зміни у вартості страв, то заміну відображають у відповідному розділі замовлення- рахунка, попередньо узгодивши її із замовником.

Якщо у процесі обслуговування виникає необхідність доповнити замовлення, то оформлення та розрахунок робляться шляхом виписки рахунка та отримання грошей готівкою. В окремих випадках, коли деякі із запрошених учасників свята відсутні, замовнику можуть бути повернені гроші за частину других та солодких страв, гарячих напоїв, кондитерських виробів. Повернення грошей робиться за письмовою заявою замовника до початку обслуговування та з дозволу адміністратора.

Можливі випадки повної відмови замовника. Якщо відмова надійшла не пізніше ніж за добу до обслуговування, то за письмовою заявою замовника замовлення анулюється, а аванс або повна вартість банкету повертається замовнику. Якщо відмова надійшла в день проведення свята, замовник має відшкодувати вартість страв за продажними цінами, що не можуть бути реалізовані (вийшов строк реалізації, відсутня можливість передати вироби для продажу та ін.). На продукцію, що не підлягає реалізації, складається акт. Актуванню не підлягають напої, страви та вироби, включені в замовлення-рахунок, але неподані на стіл.

На бенкеті можливі бій посуду, псування серветок, наборів і нанесення інших збитків підприємству за виною гостей. У цьому випадку замовник відшкодовує збиток за діючим прейскурантом.

Виходячи з меню та кількості учасників бенкету, робиться розрахунок посуду з фарфору за видами та ємностями для подавання страв і для сервірування столу, посуду зі скла (кришталю) також за видами, наборів для сервірування столу та розкладання страв на тарілки, складаються заявки на виробництво, у буфет, сервізну, які передаються на виконання за два дні до бенкету.

Сценарій обслуговування гостей значною мірою залежить від часу проведення прийому, нагоди, з якої його влаштовують, кількості та складу гостей, виду прийому і способу розміщення запрошених за бенкетними столами тощо.

Необхідна умова гарної організації бенкету в кафе-барі - безшумна робота офіціантів, без зайвих розмов, без гучних питань. Офіціант заздалегідь з’ясовує собі схему обслуговування і черговість подачі закусок, вин, страв і обов’язково дотримується порядку обслуговування гостей, що має особливо велике значення під час проведення бенкету.

Ретельне підготування до бенкету дає змогу максимально скоротити або зовсім виключити невиробничі витрати праці та часу у процесі обслуговування.