Как утвердить бухгалтерскую отчетность

После составления отчетности ее должны утвердить владельцы фирмы (участники или акционеры).

Если предприятие обязано проводить аудит своей отчетности, то достоверность отчетности должна быть подтверждена индивидуальным аудитором или аудиторской фирмой. В этом случае отчетность представляется для утверждения вместе с аудиторским заключением.

Порядок утверждения отчетности должен быть прописан в уставе фирмы. Он зависит от организационно-правовой формы предприятия (общество с ограниченной ответственностью, акционерное общество и т.д.).

Внимание! За прежние годы представлению подлежала только утвержденная отчетность. Напомним, что п. 2 ст. 15 Закона N 129-ФЗ гласил: представляемая годовая бухгалтерская отчетность должна быть утверждена в порядке, установленном учредительными документами.

Но это правило утратило силу с 1 января 2013 г.; Закон N 402-ФЗ такого требования не содержит. В ч. 8 ст. 13 Закона N 402-ФЗ сказано, что бухгалтерская отчетность считается составленной после подписания ее экземпляра на бумажном носителе руководителем фирмы.

Предположим, вы представили в орган статистики или налоговую инспекцию неутвержденную отчетность, а впоследствии был утвержден другой ее вариант, существенно отличающийся от первоначального. В этом случае вы обязаны заменить отчетность, представив этим пользователям новый, утвержденный вариант - пересмотренную отчетность (п. 8 ПБУ 8/2010).

Как утвердить отчетность в ООО

Если ваша фирма зарегистрирована как общество с ограниченной ответственностью, то годовую бухгалтерскую отчетность нужно утвердить на общем собрании участников (учредителей). Такое собрание проводят не реже одного раза в год в сроки, установленные уставом фирмы. Причем его нельзя провести ранее двух и позднее четырех месяцев после окончания финансового года (ст. 34 Закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ).

О том, что фирма проводит собрание, нужно не позднее чем за 30 дней до его проведения уведомить каждого участника (учредителя). Для этого им направляют заказные письма. В них указывают место, дату, время проведения собрания, а также предлагаемую повестку дня.

Если в обществе больше 15 участников, то бухгалтерскую отчетность должна проверить ревизионная комиссия (ревизор). Общее собрание не может утвердить отчетность без заключения комиссии или ревизора.

Проверяющим отчетность ревизорам необходимо представить все документы, связанные с деятельностью фирмы. Главный бухгалтер и другие работники фирмы обязаны давать им необходимые письменные или устные пояснения.

Решение об утверждении отчетности оформляют в виде протокола общего собрания участников. Специального бланка для такого протокола нет. Поэтому его составляют в произвольной форме.

Как правило, в протоколе указывают:

- место, дату и время проведения общего собрания;

- фамилии председателя и секретаря собрания;

- фамилии участников общества, принимающих участие в собрании, и их доли в уставном капитале;

- повестку дня;

- решения, принятые на собрании.

Протокол может выглядеть так:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ООО "Ромашка" │

│ │

│ УТВЕРЖДЕН │

│ общим собранием │

│ участников ООО "Ромашка" │

│ │

│ ПРОТОКОЛ │

│ │

│ от 3 февраля 2016 г. N 1 │

│ │

│ Собрание проводится по адресу: г. Москва, ул. Власова, д. 19, оф. 23. │

│ Дата и время проведения собрания: 3 февраля 2016 г., 12:00. │

│ Председатель собрания: Никита Сергеевич Уткин. │

│ Секретарь собрания: Дарья Сергеевна Простова. │

│ На собрании присутствовали следующие участники ООО "Ромашка": │

│ - Бобров И.А. - 60% уставного капитала; │

│ - Ганин П.М. - 30% уставного капитала; │

│ - Иванов Г.А. - 10% уставного капитала. │

│ Кворум соблюден. │

│ │

│ ПОВЕСТКА ДНЯ: │

│ 1. Утверждение бухгалтерской отчетности общества за 2015 г. │

│ 2. Распределение прибыли, полученной в 2015 г. │

│ │

│ ПОСТАНОВИЛИ (единогласно): │

│ 1. Утвердить бухгалтерскую отчетность за 2015 г. в составе следующих │

│ форм: │

│ - бухгалтерского баланса; │

│ - отчета о финансовых результатах; │

│ - отчета об изменениях капитала; │

│ - отчета о движении денежных средств; │

│ - пояснений к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах. │

│ │

│ Прибыль, полученную ООО "Ромашка" в 2015 г., в сумме 250 000 руб. │

│ распределить в 2016 г. пропорционально долям участников в уставном │

│ капитале общества. │

│ │

│ Председатель собрания Уткин /Уткин Н.С./ │

│ Секретарь собрания Простова /Простова Д.С./ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Для доказательства утверждения отчетности достаточно выписки из такого протокола общего собрания. Это фрагмент протокола, озаглавленный "Выписка", относящийся к отдельному вопросу повестки дня - об утверждении годовой бухгалтерской отчетности. Подписывать ее у председателя и секретаря собрания не обязательно. Заверить выписку может руководитель ООО, применив стандартную оговорку "Выписка верна".

Как утвердить отчетность в АО

Если ваша фирма является акционерным обществом, то годовую бухгалтерскую отчетность нужно утвердить на годовом общем собрании акционеров. Сделать это нужно не ранее чем через два месяца и не позднее чем через шесть месяцев после окончания отчетного года (ст. 47 Закона N 208-ФЗ).

Такое собрание должно проходить не реже одного раза в год в сроки, установленные уставом фирмы.

О том, что фирма проводит собрание, нужно уведомить каждого акционера, который имеет право в нем участвовать. Для этого не позднее чем за 20 дней до его начала им должны быть направлены заказные письма. В письмах обязательно должны быть указаны:

- полное название и организационно-правовая форма фирмы;

- ее юридический и фактический адреса;

- форма, в которой будет проходить собрание (непосредственно собрание акционеров или заочное голосование);

- дата, место и время проведения собрания;

- дата оформления списка лиц, которые имеют право участвовать в собрании;

- повестка дня общего собрания акционеров (например, утверждение годовой бухгалтерской отчетности, распределение полученной по итогам года прибыли и т.д.);

- порядок ознакомления акционеров с бухгалтерской отчетностью и другими документами, необходимыми на собрании (например, аудиторским заключением).

Перед тем как утвердить годовую бухгалтерскую отчетность, необходимо:

- получить заключение ревизионной комиссии (ревизора) по поводу достоверности этой отчетности;

- не позднее чем за 30 дней до проведения общего годового собрания акционеров предварительно утвердить отчетность у совета директоров акционерного общества (при его наличии).

Решение об утверждении отчетности оформляют на основании протокола общего собрания акционеров и составляют в двух экземплярах не позднее трех рабочих дней после проведения собрания.

В протоколе обязательно указывают:

- место, дату и время проведения общего собрания;

- фамилии председателя и секретаря;

- общее количество голосов, которыми обладают акционеры;

- количество голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в общем собрании;

- повестку дня и принятые решения.

Протокол может выглядеть так:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ АО "Ромашка" │

│ │

│ УТВЕРЖДЕН │

│ общим собранием │

│ акционеров АО "Ромашка" │

│ │

│ ПРОТОКОЛ │

│ │

│ от 3 февраля 2016 г. N 1 │

│ │

│ Собрание проводится по адресу: г. Москва, ул. Власова, д. 19, оф. 24. │

│ Дата и время проведения собрания: 3 февраля 2016 г., 12.00. │

│ Председатель собрания: Никита Сергеевич Уткин. │

│ Секретарь собрания: Дарья Сергеевна Простова. │

│ Общее количество акций организации: │

│ - 1500 шт. обыкновенных акций; │

│ - 75 шт. привилегированных акций. │

│ Общее количество голосующих акций - 1500 шт. │

│ На собрании присутствовали акционеры АО "Ромашка": │

│ - Бобров И.А. - 800 обыкновенных акций; │

│ - Ганин П.М. - 500 обыкновенных и 50 привилегированных акций; │

│ - Иванов Г.А. - 200 обыкновенных и 25 привилегированных акций. │

│ Кворум соблюден. │

│ │

│ ПОВЕСТКА ДНЯ: │

│ Утверждение бухгалтерской отчетности общества за 2015 г. │

│ │

│ ВЫСТУПАЛИ: │

│ Генеральный директор АО "Ромашка" Уткин Н.С. - представлен краткий │

│ отчет о деятельности АО "Ромашка" за 2015 г. │

│ │

│ ПОСТАНОВИЛИ (единогласно): │

│ Утвердить бухгалтерскую отчетность за 2015 г. в составе следующих форм: │

│ - бухгалтерского баланса; │

│ - отчета о финансовых результатах; │

│ - отчета об изменениях капитала; │

│ - отчета о движении денежных средств; │

│ - пояснений к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах. │

│ │

│ Председатель собрания Уткин /Уткин Н.С./ │

│ Секретарь собрания Простова /Простова Д.С./ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Для доказательства утверждения отчетности достаточно выписки из такого протокола общего собрания. Это фрагмент протокола, озаглавленный "Выписка", относящийся к отдельному вопросу повестки дня - об утверждении годовой бухгалтерской отчетности. Подписывать ее у председателя и секретаря собрания не обязательно. Заверить выписку может руководитель акционерного общества, применив стандартную оговорку "Выписка верна".