Тема 7. Учетные регистры и формы бухгалтерского учета

7.1. Учетные регистры, признаки их классификации

Содержащуюся в первичных документах информацию необходимо систе­матизировать и накапливать, что осуществляется в регистрах бухгалтерского учета. В них все факты хозяйственной деятельности отражаться в хронологиче­ской последовательности и группируются по соответствующим счетам бухгал­терского учета.

Регистры бухгалтерского учета могут вестись в зависимости от принятой в организации формы учета в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в компьютерном виде.

Не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не установлено федеральными стандартами.

Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:

1) наименование регистра;

2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;

3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

5. Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

6. Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

7. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа.

8. В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

9. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации изымаются регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых регистров, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета.

Учетные регистры, применяемые в практике бухгалтерского учета, подраз­деляются по ряду признаков: по внешнему виду, степени обобщения производи­мых записей, их характеру.

1. по внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки, свободные листы (ведомости), компьютерные распечатки.

Бухгалтерские книги – сброшюрованные листы бумаги с соответствующим графлением, которые нумеруются, указывается их общее количество, подтвер­ждается все подписью бухгалтера.

Запись в книге одновременно может делать только один работ­ник и поэтому невозможно обеспечить разделение труда учетных работников.

Бухгалтерские книги применяются в настоящее время для организации синтетического учета (Главная книга), учета кассовых операций (кассовая кни­га) и других операций.

Карточки – отдельные листы в виде таблиц определенных стандартных раз­меров, что позволяет хранить их вместе в картотеке по группам.

Регистрируются они в специальном реестре, где каждой из них присваивается порядковый номер. Это позволяет осуществлять контроль за наличием и сохран­ностью карточек.

Применяются карточки на тех участках учетной работы, где ведется значи­тельное количество аналитических счетов, например в учете материалов, готовой продукции, товаров.

Карточки позволяют осуществлять разделение труда учетных ра­ботников, повышать их производительность, удобны для различных группировок данных, широко использовать компьютеры для учетных записей.

Свободные листы – разновидность карточек. Они делаются из менее плотной бумаги и хранятся в специальных папках (регистраторах), откуда они могут изы­маться для записей, подсчета. Эти учетные регистры используются для ведения журналов, ведомостей, особенно в условиях автоматизации учета.

Компьютерные распечатки – учетный регистр в виде широкой полосы бума­ги, который печатается на ПК. Содержание распечаток, структура их графления разнообразны и зависят от содержания отражаемых объектов

Применение в учете той или иной формы регистров (книг, карточек или сво­бодных листов) зависит от формы бухгалтерского учета.

2) по степени обобщения производимых записей учетные регистры делятся на синтетические, аналитические и комплексные.

В синтетических регистрах записи осуществляются в обобщенном виде, кратко (без пояснительного текста) с указанием даты и номера бухгалтерской за­писи. Проставляется в них только сумма. (Главная книга, в которой отража­ются итоговые данные по всем синтетическим счетам, ведущимся в организации, журналы-ордера, компьютерные распечатки.)

В аналитических регистрах записи делаются по отдельным аналитическим счетам, с детализацией содержания записей того или иного синтетического счета, приводят пояснительный текст, в необходимых случаях указываются натуральные и трудовые измерители. Эти регистры позволяют контролировать наличие и дви­жение каждого вида материальных ценностей, состояние расчетов с каждым по­ставщиком, покупателем, другими дебиторами и кредиторами (карточки учета основных средств, материалов, готовой продукции).

В организациях широко применяются учетные регистры, объединяющие син­тетический и аналитический учет, что позволяет их называть комплексными ре­гистрами. Использование комплексных регистров сокращает объем учетной ра­боты, позволяет отражать отдельные объекты в аналитическом разрезе и одно­временно получать обобщенные показатели синтетического учета, (журналы-ордера по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в которых содержатся не только обобщенные данные, но и детальные сведения о расчетах с каждым поставщиком, подотчетным лицом на основании первичных документов).

3) по характеру записей различаются учетные регистры хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологические регистры заносятся данные о фактах хозяйственной дея­тельности по мере их совершения на основании первичных документов в хроно­логическом порядке, т.е. в последовательности их поступления без группировки и разноски по счетам. Посредством хронологической записи обеспечивается контроль за сохранностью документов, правильностью записей в них (Регистрацион­ный журнал, в котором фиксируются хозяйственные операции по мере оформ­ления их бухгалтерскими записями: указываются порядковый номер записи, ее дата, сумма. Общий итог операций, зарегистрированных в журнале, позволяет проверить полноту записей по счетам).

Систематические регистры предназначены для группировки однородных операций и записи их по определенной системе на бухгалтерских счетах, т.е. сис-тематизированно. Группировка осуществляется как по аналитическим, так и по синтетическим счетам. Показатели систематических регистров характеризуют со­стояние и движение отдельных объектов бухгалтерского учета (ведомость учета производственных затрат по объектам калькуляции. Главная книга, в ко­торой обобщаются итоговые (данные по всем синтетическим счетам)).

В настоящее время широко распространено сочетание хронологических и систематических записей в комбинированном регистре. В этом случае записи более наглядны, сокращаются затраты труда по регистрации информации, умень­шается возможность ошибок, так как хронологические и систематические записи осуществляются в один рабочий прием (журналы-ордера и ведомости к журна­лам-ордерам).