Тема 2. Лекція 2

Документообіг на підприємстві.

Організація інформаційно-довідкової роботи з документами.

План

1. Поняття про документообіг і його структуру.

2. Організація секретарем канцелярської роботи та руху документів.

3. Інформаційно-довідкова робота секретаря-референта. Обробка кореспонденції.

1. Поняття та структура документообігу.

Чи не найвідповідальнішою ділянкою роботи секретаря-референта є забезпечення документообігу на підприємстві та контролю над цим процесом. Від успішного функціонування документообігу безпосередньо залежить імідж, фінансова стабільність організації чи фірми. Тому значна частина часу секретаря витрачається саме на систематизацію, регулювання, спрямування та контролювання документаційних потоків. Отже, мусимо докладніше розглянути цей процес. Систему документообігу в скороченій формі подаємо за К.Д. Гордієнком [3].

Документообіг - це рух документів з організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправлення [З, с. 50]. Правильна організація секретарем документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що позитивно впливає на процес управління в цілому. Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро тощо). Вимоги до потоків документів наступні:

- рух документів повинен виключати непрямі маршрути;

- принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконавця.

Різні операції з обробки документів секретар виконує паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання. При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп і видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху й етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій. Схеми документообігу розробляють для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів з основної діяльності, щодо особового складу).

Організація роботи з документами в установах, на підприємствах — це створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами, починаючи зі створення або приймання документа та закінчуючи його знищенням або передачею в архів на архівне зберігання.

В організаціях, як правило, здійснюється централізований документообіг, тобто всі важливі документи проходять через спеціальні органи, які займаються організацією руху документів в організації, упорядкуванням їх збереження та використання при здійсненні управлінської діяльності. Однак, крім централізованого документообігу, існують спеціалізовані документообіги (у підрозділах організації, у відділах спеціалізованого діловодства тощо). Залежно від територіального розташування структурних частин організації, розміру, характеру та обсягу ці роботи можуть вестись централізовано або децентралізовано.

При повній централізації діловодства приймання, реєстрація, контроль за виконанням і відправленням документів, а також формування справ відбувається в одному місці в організації — канцелярії або секретаріаті — і зосереджено в руках однієї особи, секретаря чи діловода. Централізована форма є найбільш доцільною, оскільки вона дає можливість широко застосовувати засоби механізації та автоматизації всіх процесів діловодства, а також впроваджувати сучасні засоби організаційної техніки, програмного забезпечення, досягти максимального завантаження робочого дня службовців діловодної служби.

У великих організаціях, особливо територіально розпорошених, зі значним обсягом робіт застосовується часткова централізація діловодства, коли окремі операції, переважно важливі або трудомісткі, наприклад, контроль за виконанням чи розмножуванням документів виконують в одному місці, а інші види робіт передаються структурним підрозділам. У практичній діяльності відома також така форма організації діловодства, як децентралізація. Вона має місце всі види робіт з документами здійснюються безпосередньо в структурних підрозділах.

Із метою стандартизації, уніфікації як самого документа, так і його руху в організації на підприємствах розробляються інструкції з діловодства, які затверджуються керівником підприємства. Інструкція з діловодства є нормативним документом, що регламентує організацію, правила та процеси створення документів, порядок роботи з ними. До інструкції додаються форми та зразки документів, які використовуються в організації, обліково-реєстраційні форми (номенклатури справ, описи тощо), довідково-методичний матеріал (перелік документів, які не підлягають реєстрації, схеми документообігу тощо). Для органів державного управління та місцевого самоврядування така інструкція була затверджена постановою Кабінету Міністрів України № 1153 від 17 жовтня 1997 р. Спираючись на цю інструкцію, кожна організація, на яку розповсюджується її дія, розробляє власну інструкцію з урахуванням власних особливостей.

Таблиця 1. Види робіт з документами

Складова частина діловодства Операції діловодства Групи документів     внутрішні вихідні вхідні ДОКУМЕН-ТУВАННЯ Складання проекту документа  Обов’язково Обов’язково Не використовується Узгодження проекту зі спеціалістами можливо можливо Не використовується Перевірка правильності оформлення документів  Обов’язково Обов’язково Не використовується Підписання (затвердження документів керівником) Обов’язково Обов’язково Не використовується Реєстрація  Можлива відправка Можлива розмітка Не використовується ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ Контроль за виконанням можливо можливо можливо Виконання документа  Обов’язково можливо Обов’язково Формування справ  Обов’язково Обов’язково Обов’язково Поточне зберігання і використання  Обов’язково Обов’язково Обов’язково Передача на архівне зберігання можливо можливо можливо Розгляд документів керівником (резолюції)  можливо Не використовується можливо Знищення документів  можливо можливо можливо

Структура й обсяг документообігу на підприємстві.

Документообіг — це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання і до завершення виконання або відправлення. До організації документообігу пред’являються такі вимоги:

• прямоплинність руху документів (документ найкоротшим шляхом потрапляє до виконавця, зворотні переміщення документів виключаються);

• розподіл документів між керівниками і спеціалістами відповідно до їх функціональних обов’язків;

• забезпечення лише необхідного руху документів, виключаючи дублювання, зайві інстанції та дії;

• одноманітність маршруту руху документів і технічних операцій (порядок проходження).

Документообіг складається з трьох документопотоків.

Документопотік — це сукупність документів, що рухаються, та їх маршрути. Раціоналізація документопотоку передбачає рух документів безперервним потоком без затримки. Документопотік характеризується місцем створення чи надходження документів, їх видом, кількістю інстанцій, їх проходженням, характером і послідовністю операцій з документами.

Документопотік вхідних документів — це рух документів, які надійшли в організацію від зовнішніх партнерів. Більшість вхідних документів зазвичай породжують відповідні вихідні, причому у чітко визначені терміни. Терміни встановлюються або нормативними актами, що визначають той або той час відповіді на відповідний вхідний документ, або терміном виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі.

Документопотік вихідних документів — рух документів, які складені в організації для використання їх іншими організаціями. Більшість вихідних документів готують на основі внутрішніх документів установи. Невелика кількість вихідних документів може потребувати надходження вхідних документів (наприклад, запити в сторонні організації типу «Прошу видати довідку щодо питання … у термін до…..»).

Документопотік внутрішніх документів — рух документів, які використовуються для організації роботи установи, підприємства. Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш значних структурних підрозділів (особливо якщо вони територіально віддалені один від одного) і накази та розпорядження керівництва підприємства. Через канцелярію проходять також і внутрішні документи, що породжують вихідні. Зокрема, відповідно до загальних правил діловодства єдиний засіб відправити запит, лист або матеріали до зовнішньої організації — направити внутрішній документ у канцелярію, де його перетворять у вихідний і відправлять у сторонню організацію.

Всі документи, що проходять через секретарську службу чи канцелярію, пов’язані між собою, оскільки у більшості з них міститься посилання на інші документи. Найбільш типовим випадком є вхідний документ, який, як правило, породжує відповідний йому вихідний. Без зв’язків як таких можуть з’являтися лише внутрішні і вхідні документи. В той же час вхідні документи можуть мати зв’язки як з вихідними, включаючи їхню появу, так і з іншими вхідними в процесі узгодження або уточнення відповіді. Всі документи пов’язані між собою як у системі управління, так і в системі виконання, певним чином дублюючи зв’язки.

Зв’язки в більшості випадків спрямовані за принципом: «керівник – підлеглий». Іноді трапляються неспрямовані зв’язки, що об’єднують подібні документи (ті, в яких розглядається одне питання).

Р ис.1. Зв’язок вхідного документа з вихідним

Р ис. 2. Підготовка вихідного документа.

Р ис. 3. Вихідний документ, що знаходиться на контролі.

Рис.4. Процес узгодження рішення або уточнення відповіді.

Обсяг документообігу – це сума вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний період часу (місяць, квартал, рік).

Річний обсяг документообігу — це вихідна величина для розрахунку чисельності співробітників служби ДЗУ, визначення ступеню завантаженості структурних підрозділів і окремих працівників, а також засіб визначення потреби в організаційній обчислювальній техніці, вибору найбільш ефективної системи реєстрації документів і допоміжного апарату (технічних працівників, кур’єрів тощо).